大数据时代高校学生档案管理存在的问题及对策

段建敏

摘 要：随着大数据技术的不断发展，档案管理对于大数据的应用在目前已经比较普遍，近年来很多高校纷纷利用大数据技术建立了学生电子档案，并实现了信息化的学生档案管理。然而在对学生电子档案的应用过程中，当前高校学生档案管理的很多问题也随之暴露了出来，为此，本文对大数据时代下的高校学生档案管理问题进行了分析，并针对这些问题提出了一些较为可行的解决策略。

关键词：大数据；高校；档案管理

高校学生档案管理是学生管理工作的重要内容，能够明确学生的基本信息与学习状况，从而为学生管理决策提供重要依据，而电子档案的出现不仅能够让学生档案管理的工作效率与服务质量得到提升，避免学生档案的损坏或遗失，同时也可以从心理、生活等多方面对学生信息进行收集与深入分析，具有着很高的应用价值。因此，高校学生档案管理对于电子档案的应用是非常必要的。

1 大数据时代下高校学生档案管理存在的问题

1.1 工作效率比较低下

近年来，受我国高校扩招等教育政策改革的影响，高校学生数量迅速增多，而学生档案管理的工作量也大大提升，单纯依靠人工进行学生档案管理已经比较困难，因而很多学校都开始利用电子档案进行学生档案管理，以提高工作效率，满足工作需求。然而从实际上来看，由于电子档案管理的相关工作制度与标准并未建立起来，而各方面的电子档案也尚未形成系统，因而在具体执行过程中仍然比较混乱，经常会出现重复保存、查找困难的情况，而这也极大的影响了学生档案管理的工作效率[1]。

1.2 档案内容过于局限

在大数据时代下，数据的价值大大提升，而对于数据的收集与分析也成为了各个领域对大数据技术应用的必然趋势，从高校学生档案管理的角度来看，大数据、云计算不仅能够突破传统档案管理工作在档案信息上的局限，对学生生活中的各方面信息进行收集，同时也可以通过云平台对这些档案信息进行整合、分析与挖掘，从中提取出更多有价值的信息，从而为学生管理工作提供更大的帮助。然而目前的高校学生档案管理虽然在软硬件设施方面已经进行了完善，但在技术水平上仍然是比较低的，学生信息收集、数据挖掘等功能根本无法实现，这对于高校学生档案管理发展的限制是比较大的。

1.3 管理人员素质不足

大数据时代下高校学生档案管理开始向电子档案的方向发展，学生档案管理的工作内容与工作要求也随之发生了变化，而高校档案管理人员在专业素质方面的问题自然也就显现了出来。电子档案管理虽然难度并不大，但对于专业性的要求是非常高的，必须要掌握一定的计算机、软件操作能力以及网络信息知识，然而目前高校档案管理人员在年龄结构普遍较大，对于计算机、电子档案的接触与了解较少，对新事物的接受能力与学习能力也比较差，因而在短期内很难适应全新的工作需求，而学生电子档案管理的质量也因此受到了影响。

1.4 档案安全缺乏保障

在大数据时代下，电子档案所面临的安全威胁使非常大的。首先，高校学生电子档案通常都会直接存储在计算机之中，一旦出现硬件设备损坏、计算机更新换代等情况，就很容易造成学生档案信息的遗失。其次，受技术水平限制，高校的学生档案管理系统的安全防护等级一般都比较低，甚至完全未进行安全防护，一旦有步伐分子对系统进行攻击，同样会造成档案信息的泄露或丢失。

2 大数据时代下高校学生档案管理问题的解决对策

2.1 重视档案管理人员培养

针对学生档案管理人员的素质问题，高校需要充分认识到大数据时代下电子档案管理在专业性方面的变化，积极引进专业的电子档案管理人才来负责学生档案的管理工作，保证学生档案管理的专业性，并推动学生档案管理队伍的年轻化，以更好的适应新时期档案管理领域飞速的技术发展与变革。同时，也要对档案管理人员进行专业培训，除了要培养其对于计算机、软件系统的操作能力以及信息技术素养，还要结合实际工作内容，对学生档案管理的工作标准与相关制度进行明确，从而保证档案管理的规范性。

2.2 加快学生分析工具开发

在档案管理领域，基于大数据、云计算的数据收集与分析通常是通过相关的分析软件工具来实现的，而在对于不同的需求与分析目的，其使用的分析软件往往也是完全不同的。由于目前国内对于这方面的软件工具开发基本处于空白状态，因而各高校未来应积极与相关科研机构或是掌握先进技术的企业进行合作，结合学校实际情况与工作需求，从学生奖学金申请、住宿管理等多方面入手进行学生分析软件工具的开发，为未来的高校学生档案管理的进一步发展提供基础支持[2]。

2.3 全面整合学生档案信息

大数据时代下的档案管理是更加高效、更加智能、更加多样化的，要想真正提高学生档案管理的工作效率，高校必须要对当前的学生档案进行全面整合，同时建立专门的学生档案数据库与档案管理系统，对学生档案进行统一管理与存储[3]。从具体上来看，无论是心理健康中心的信息系统还是学校食堂、宿舍的管理信息，都需要纳入到档案管理系统中来，进行统一的整合，这样不仅能够丰富学生档案的内容，同时统一的管理也能够让学生档案管理工作更加高效。

2.4 加强电子档案安全防护

对于高校学生档案的信息安全问题，从现阶段的技术水平与条件上来看是很难完全杜绝的，但学校可以基于学生档案数据库，做好学生档案的备份存储，以防止档案信息的丢失。同时，也可以利用防火墙技术、信息人证、权限分配等网络安全防护手段对学生档案管理系统进行全面的安全防护，提高安全防护等级，从而防止而已的网络攻击。此外，学校还需要提高档案管理人员的安全防护意识，从工作细节入手降低信息安全事故的发生几率。

3 结束语

总之，大数据技术的发展为高校学生档案管理的发展提供了契机，但同时也让高校学生档案管理工作体现出了很多的問题，未来各高校必须要明确当前实际问题，并在档案安全、管理人员培养等方面采取合适的应对策略，才能够让高校学生档案管理得到更好的发展。

参考文献

[1]王泓.大数据时代对高校档案管理的影响[J].城建档案，2018（08）：65-66.

[2]王学娟，杨阳，闫桂莲.浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策[J].承德医学院学报，2016，33（06）：537-539.

[3]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015（02）：21-22.