提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

张翔

摘 要：在事业单位的档案管理过程中，传统的档案管理方式具有较强的局限性，对人力资源的需求也比较大，在一定程度上影响了事业单位档案管理的水平。通过将信息化建设方法合理的应用到事业单位档案管理过程中，创新档案管理方式，降低人工劳动强度，有效提升事业单位档案管理的信息化建设水平。本文通过具体论述事业单位档案管理信息化建设的优点，并根据实际情况提出事业单位档案管理信息化建设策略，旨在增强事业单位档案管理的实效性。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

档案管理是事业单位各项工作开展的重要基础，与单位的服务、政治之间存在着密切的关系。尤其是在社会经济快速发展的背景下，使得事业单位的档案总量也有了明显的在增加，

增加了事业单位档案管理人员的工作负担。因此，为了更好的满足信息化时代对事业单位档案管理的需求，应不断强化档案管理的信息化建设，促使单位的档案管理工作逐步朝着信息化以及技术化的方向发展，有效提升事业单位档案管理的信息化水平，从而为事业单位后续工作的开展提供有利的支撑。

1 事业单位档案管理信息化建设的优点

档案管理是事业单位内部管理工作中较为基础性的内容，而基于信息技术的支撑，不仅有助于提升单位的档案管理信息化水平，而且还能够有效降低档案管理人员的工作强度，有效提升事业单位档案管理的水平，为推动事业单位更好的发展提供准确可靠的数据依据。通过以信息化的手段及方式来开展企业的档案管理工作，对维护单位运行的协调与高效性具有良好的促进作用。因此，在事业单位的档案管理过程中强化信息化建设具有非常重要的现实意义。

1.1 有利于永久保存档案信息

事业单位在传统的档案管理过程中，其资料主要是以纸质的媒介为主，而此种类型的档案不仅会受到天气因素的影响，且也不便后续的信息查询。同时，由于环境本身较为潮湿，则纸质档案还容易出现发霉以致重要的档案信息丢失，这对企业的影响非常大。因此，通过利用信息化技术来辅助事业单位档案管理，能够有效规避事业单位档案管理过程中的风险，确保档案资料能够永久保存。

1.2 有利于更便捷地查找档案信息

纸质的档案信息，因其是以纸为载体，故不仅不便携带也不利传递。而实现档案管理信息化，则信息资源将不再受到载体形式的限制，从而为档案信息的传递和使用提供了较大的便利。

2 事业单位档案管理信息化建设策略

2.1 加强档案管理制度化建设

依照我国所指定的与档案管理相关的，诸如《档案保管制度》、《档案利用制度》《立卷归档制度》《档案保密制度》《档案员岗位责任制》等制度及法令，则事业单位的档案管理信息化建设需务必基于自身实际来对原本的档案室予以合理归正，并设置专门的档案管理人员来负责单位单位的手机、整理以及查阅等工作。不仅如此，即便是基于信息化的辅助而设立了电子档案，也并非意味着传统纸质档案便不再重要。相反，当代事业单位需务必对纸质与电子档案这两種不同载体的档案给予同样重视，继而同时做好以上两方面工作，如此方有助于提高单位档案的保管质量及利用效率。而在做好档案的整理工作后，接下来的重点事项便是要做好档案信息的信息化平台传递工作，以方便使用者查询与研究，如此方能确保事业单位档案作用的最大限度发挥。

2.2 完善档案信息化安全监督制度

有关行政事业单位档案管理的信息化建设工作开展，在档案信息的安全无疑是其中最主要的问题之一。针对单位档案管理的安全问题，需制定严格的监管与监督机制，其具体的操作步骤是：首先，单位可在访问档案方面设立权限，并将事业单位全体工作人员的身份信息录入其中，拦截不属于单位内部人员的一切访问；其次，针对单位内部人员的监督，需详细记录下每一名访问者的身份、时间以及读取了那些档案等信息，以免单位领导或其他有限权的工作人员借职务之便而随意篡改他人的档案信息。最后，要让相关管理人员时刻处于有利的监督下，这样能够保证档案信息化系统更加高效稳定的运行，有效提升事业单位的档案管理水平。

2.3 优化单位档案服务

在事业档案档案的信息化建设过程中，可充分利用网络的虚拟性特征扩大存储空间，更好的满足事业单位的档案管理需求。其中，通过充分利用信息技术辅助档案管理，有利于提升档案资料的利用效率，扩大档案资源的服务对象，为单位的工作提供有利的支撑，充分突出单位服务的个性化和专业性，最大限度提升事业单位的信息化服务水平。

2.4 建立科学化档案人才结构

随着时代的不断发展，因社会对单位的档案管理工作所提出的要求，故也相应的拔高了单位档案管理工作对相关案管理人员的要求。然而目前，国内大多数事业单位的档案管理人员，其文化程度与专业素质并不满足时代发展的要求，加之大部分的档案管理人员并未认识到自身乃是联系单位内部不同部门人员的纽带与桥梁，因而在实际的工作过程中，也未能起到有效的牵引作用。甚至有部分档案管理人员，其在信息化与科学化全面普及的今天，仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑知识。此外，国内针对档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的档案管理工作质量始终难以得到有效提升。对此，为切实改善这样的管理现状，作为单位领导，应首先建立起运用信息化技术的意识，并将之渗透至单位各部门，而哟管企业档案的管理，单位更应让每一名工作人员均意识到档案管理信息化建设的重要性，以增强单位文书档案管理人员的工作责任心。其次则是针对事业单位的文书档案管理人员，应务必提高其对现代信息技术的运用能力，如此方有利于事业单位档案管理工作的不断创新，进而积极发挥档案资源的优势来推动事业单位的有效发展。

2.5 整合档案信息资源，完善基础设施建设

为了推动单位档案的信息化发展，则离不开基础设施的建设。因此，事业单位在强化自身档案信息化建设的过程中，应该充分重视档案管理队伍的建设，并根据档案管理的实际情况选择合理的档案管理方式，切实增强档案管理的可操作性，以便能够真正实现档案信息资源的有效整合。

3 结语

总之，当代行政事业单位的档案管理工作，其唯有朝着信息化的方向发展，方能切实抵御信息化发展浪潮对单位档案管理工作的影响，继而在提高档案的安全系数同时提升档案资源信息的利用效率，如此方能为单位制定各项发展决策提供依据，并维护单位的有效发展。

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