提高医院档案管理工作之我见

莫艺娟

摘 要：建立健全档案工作机制，领导重视与支持是搞好医院档案管理工作的关键；提升档案管理人员素质是提高医院档案管理工作的基础。

关键词：提高；医院档案管理；见解

在医院管理体系中，档案管理工作是不容忽视的，其主要记录着医院的各项工作，是确保医院得以顺利发展必不可少的资料载体，同时在医院的学术研究、行政管理、法律纠纷和科技交流等方面发挥着比较重要的作用，因此对医院档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相应的改进方法，力求医院档案管理朝着完整化、全面化、规范化的方向发展，确保医疗工作的顺利进行。

1 医院档案管理存在的问题

1）医院领导对档案工作重视程度上的差异，导致了档案工作水平的差距。在一些领导档案意识薄弱的单位，依然没有将档案工作纳入医院发展规划，使其滞后于其他工作的发展，对档案工作所需的人、财、物不能局域保障，甚至连归档整理的时间都不能充分保证，导致档案工作无法正常开展；有的医院对档案工作人员更换频繁，且在政治上关心不够；还有的医院不按档案法执行，一些重要的业务档案，只图自己工作便利，不及时整理，归档、移交，这显然不符合档案集中统一管理要求，以至于档案丢失现象时有发生。

2）某些医院的档案库房不能满足“八防”要求，更为严重的是，少数医院综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜五花八门，比较凌乱。个别医院综合档案室设防意识不强，管理制度松弛，极大地影响到档案的安全。

3）在归档卷宗有很多文件材料不齐全，如有的缺少工作总结或工作计划；有的公文只有原稿而缺少定稿，而有的卻只有定稿；有的文件只有主件没有附件；有的文件只有请示没有批复，或有批复没有请示等等。

4）经过调查发现，有的医院档案人员对档案法规学习不深，对基本业务知识和技能掌握不牢，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。更有的档案人员因身兼数职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作；还有档案员频繁更换，造成业务素质欠缺，直接影响了档案工作的持续性和稳定性。

2 提高医院档案管理工作的措施

2.1 领导重视与支持是搞好医院档案管理工作的关键

作为一个医院领导，应该经常了解档案工作情况，把医院档案工作放到应有的位置，使档案工作科学规范起来，为医院存好史服好务。首先，医院领导要成为守法、执法的表率。《中华人民共和国档案法》明确规定，档案工作必须实行统一领导、分级管理的原则。作为一级领导必须牢固树立法治观念，统筹兼顾各项事业，把档案工作列为领导的议事日程，使档案工作适应医院发展的要求。其次，医院领导要督促建立健全档案工作机制。一是依照法律法规，结合医院工作实际，配齐工作人员，制定出既全面、又有针对性、操作性的档案工作制度，使档案工作有人抓落实，有章可循，标准统一，规范有序。二是把规章制度的执行列入岗位责任制，作为考核、评比奖励的依据，形成档案管理规范化的长效机制。三是认真研究档案管理中出现的新的情况、新问题，不断总结经验，积极探寻档案管理新方法，提高管理水平。第三，医院领导要鼓励档案人员发挥好参谋助手作用。一是档案人员要多向领导宣传、汇报做好档案工作与医院建设工作相辅相成关系，启发领导的历史责任感；二是多汇报档案利用中为医院服务的典型事例，加强领导对档案工作在医院建设发展中的地位、作用的认识；三是适时汇报档案工作长短期规划和现实状况，使领导对档案工作基本情况和实际问题有比较清晰的了解，思想上真正挂上号；四是结合档案工作实际，不断给领导提出加强档案工作的有益建议，方便领导决策；五是让档案工作作出一定成绩，有一定突破，有作为在领导心中才有位置，有位置领导自然就重视。

2.2 提升档案管理人员素质是提高医院档案管理工作的基础

医院档案工作人员的配备不同程度上受到编制定员的限制，往往只有一两个人就要负责整个单位的档案工作，并且可能还是兼职或返聘退休人员，对档案业务知识缺乏系统专业的学习，没有稳固的档案知识理论结构和丰富的工作经验，尤其现代化的档案管理应用知识匮乏，缺少适应新时期档案管理需求的专业复合型人才。档案管理处于其他工作的末端，档案管理领导层更应该重视档案工作，档案部门不应是安排“闲人”的地方，档案工作也不再仅仅是缝缝拆拆整理案卷的手工简单工作，应更加注重档案干部队伍的人才建设，要与现代社会信息化接轨，保持档案干部队伍的稳定，提高档案工作人员的综合素质。首先要提高档案管理人员的政治素质，增强其服务意识。良好的政治素质是档案工作者的内在要求。档案人员必须加强对党的路线方针、政策和科学理论的学习，使业务工作始终保持正确的政治方向。要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，爱岗敬业，具备良好的职业道德。要积极参与档案管理和利用实践活动，女里做好本职工作，全心全意为档案利用者服务。其次要加强档案管理人员业务培训，提高其素质和水平。培训内容要与实际工作相结合，因需设计。要加大计算机知识的学习，重视网络知识教育。各级业务主管部门要广泛开展多种形式的教育培训，增强灵活性、针对性与时效性。要加强档案工作者和档案管理部门之间的业务交流。通过交流，查找不足，吸收好的经验与做法。第三要培养档案管理人员的创新能力 。在档案工作中，要摒弃看摊守门、因循守旧、故步自封的传统思想，只有转变服务观念，创新方式方法，加强档案现代化管理，才能适应新形势档案事业发展的需要。例如，在如何更好地发挥档案信息作用，为科学决策、经济建设、存史资政、编史修志提供更好的服务，如何加快数字档案室建设步伐，电子文件如何归档、存储和管理等方面都需要创新思维和能力的发挥。第四要推行档案职业资格认证制度。建立完善的档案教育培训机制，实行档案职业资格认证制度，使继续教育由职后教育改为职前教育，先行培训，考试合格后再上岗。要想获得职业资格，并向更高层次发展，档案从业人员必须接受继续教育培训，促使广大档案工作人员变被动接收为主动学习。从而从源头上解决档案人员综合素质不高、知识结构不完善、服务水平较低等一系列问题。第五要建立绩效考核评价机制。档案部门要运用绩效考评机制建立档案管理经济责任制和目标管理责任制。根据考核工作目标实现情况实施奖罚，以此来激发档案人员自觉学习与工作的热情，从而促进整个档案队伍素质与工作水平的提高。

总之，医院档案工作的好坏离不开领导的重视与支持，只有领导重视了，档案管理才会进入良性循环的轨道。同时，档案管理人员也应不断提高也去水平和自身素质，只有这样，才能把医院档案管理工作提高上去。

参考文献

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[2]肖鹏，张栋.新时期档案管理工作的模式[J].中国档案，2015，50（8）.

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