浅谈旅游景区档案管理

刘舫吾

摘 要：旅游景区档案是景区旅游发展的真实记录，是旅游业管理的基础和重要手段，是衡量景区旅游发展及旅游管理水平的重要依据，是进行旅游研究、分析旅游质量、制定旅游决策的最基本、最直接的、最有效的参考资料，因而，旅游景区档案管理工作是旅游常规管理的一个重要方面。

關键词：旅游景区；档案管理；提升

1 旅游景区档案管理的特点

1.1 旅游景区档案具有开放性

旅游事业是随着历史发展而产生的一种新兴产业，它是具有经济性质的特殊经济行业，这种行业的一切活动根据特定的规律所形成的旅游档案，则必然是其活动本身的缩影，因此它不带有浓厚的政治色彩，不带有特殊的科技成分，完全可以对外开放。几乎所有的旅游景区都会把关于景区的人文、自然的内容及旅游设施、环境、交通等内容以书籍、传单、彩页、网络等传播形式极力向社会各阶层推销，让他们认识并了解该风景区的景色特点、风土人情等，因此，旅游档案本身必须是开放的，才能使旅游景区获得收益。[1]

1.2 旅游景区档案具有综合性

旅游档案具有综合性这主要表现在其形成的范围广、种类多。旅游档案作为一门专门档案，在旅游事业发展的特定环境中记录的范围也极广，涉及到经济领域和文化领域的方方面面。为了能让旅客充分了解这些信息，必须是依靠一些文书、声像及实物等旅游档案来进行展示。

1.3 旅游景区档案的周期性

旅游景区开发一般是在自然风光基础上对自然景观进行改造和利用，既有天然部分的进一步修饰，又有人工建造部分，同时涉及相关旅游基础设施、配套服务工程等，景区从动工建设到开园迎客的时间长短，视其建造规模、投资大小等因素而定。建设改造周期改变，档案周期也会相应产生变化。

1.4 旅游景区档案的指导利用性

一个旅游景区的建设，既要考虑它的现实性需要，还要考虑它的未来的拓展需要，要结合社会需求综合考虑旅游产业发展，需要不断更新或者添加新的项目和设施，不断建设、创新，保持旅游景区活力，不断提升旅游品质。在这种旅游功能完善和提升的过程中对档案资料的利用也是长期的，换而言之，完善的档案资料对景区建设和后期延续发展就具有较强的指导意义。

2 当前旅游景区档案管理存在的问题

2.1 旅游景区对档案管理的重视度不够

在景区发展过程中，管理者对档案管理的认识不足，将档案管理工作简单的定义为抄抄写写、定期检查和长期报保管信息资料的事务性工作，无法给旅游业的发展带来较好的经济效益，这种错误的认识导致当下旅游景区的档案管理工作无法适用于现代社会的管理需求。其次，旅游景区档案管理力量薄弱。大多数旅游景区的档案管理人员并没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求以及档案材料的收集、分类、装订等业务都不是很了解。[2]

2.2 旅游景区档案利用率低

景区档案不仅数量大，且种类繁杂。旅游景区不断开发建设，档案收集整理的数量与种类也在不断更新，但大部分档案却并没有得到充分利用。存在如此现象的原因有很多，如管理部门对景区档案不重视，档案建设不健全，所需要的内容未能入档；景区管理者未能意识到利用档案对景点的文化历史等内涵进行开发，可有效提高旅游景区的品质和档次。

2.3 旅游景区档案信息化水平低

旅游景区档案内容多，涉及大量文字资料、图片、影像资料，需要高度依赖计算机等现代科技手段，而目前大多数旅游景区由于重视程度不够，信息化工作能力有限，导致旅游景区档案信息化水平低，对旅游景区档案管理工作发展形成了极大制约。

3 旅游景区档案管理质量提升因素

3.1 切实提高档案管理者的素质

一是思想提高认识。要充分认识旅游景区档案管理工作的重要性，确保档案的完整性及保密性，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。二是强化培训学习。从事档案管理工作，不仅需要参加档案管理相关知识专题培训，还应参加相应的档案管理技能培训，通过档案管理专业性学习，系统地了解档案知识理论与档案管理工作要领。三是强化自我学习。要不断学习档案管理标准和规范，熟悉档案管理流程，认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，不断熟悉档案业务工作的各个环节、步骤及管理方法，夯实理论基础，努力提高自身专业知识和业务能力。

3.2 切实加快档案信息技术应用

现代化信息技术的发展，不仅使档案的存储方式得以转变，更是推动了存储手段得到多元化的发展。在档案管理的方式中加入现代化信息技术的运用，智能化的档案管理方式能够进一步规范档案的分类、分级管理，减少了漏档、错档等情况的发生，也有利于更加及时、方便、智能的查询档案，同时也能实现档案资料的信息共享，给旅游企业提供更多的发展机遇和发展空间。[3]

3.3 建立和完善档案管理制度

科学和规范的工作流程，完善的规章制度，明确的工作要求是做好景区档案管理的前提和基础；缺少科学完善的规章制度，任何工作都不可能开展好。因此，我们应制定并完善针对档案资料收集、整理、归档、利用的管理制度，同时将其真正纳入到部门、人员的绩效考核之中，做到细化流程、规范操作、定期考核、责任到人。由于景区旅游企业档案种类较多，有文书档案、电子档案、实物档案、项目档案，因此必须要建立健全档案管理制度、档案室管理制度、档案鉴定销毁制度、档案归档利用制度等。我们必须要进一步完善旅游企业档案建立、管理、利用相关的规章制度，档案管理工作人员要严格遵守相关制度，按照制度规范开展档案管理工作，做好旅游景区各类档案资料的收集、分类、归档、立卷等工作，才能对旅游景区的档案资料利用、长远规划和健康发展提供有力保障。[4]

3.4 进一步丰富景区档案内容

旅游景区具有资源、文化独特性，加之旅游景区高度依赖游客体验反馈，旅游景区档案自然应当充分体现景区特色，高度重视游客反馈，不断提高服务水平。管理部门还可以从档案中精选独具特色的内容，充分利用。例如，领导视察景区的照片、题词、名人书画等等。另外，在景区开发过程中，旅游档案所记录的关于景区建设发展及领导对景区管理工作的指导指示等，都可以纳入档案进行展示。

4 总结

在“一带一路”倡议背景下，旅游产业将迎来更广阔的发展机遇和空间，旅游产业的发展壮大将是经济社会发展的现实需要和要求。因此发展旅游业也将会有越来越多的企业参与，因而我们必须清醒的认识到景区旅游产业竞争会越来越激烈，对旅游景区各项管理和服务质量也越来越高，旅游景区必须要树立现代化管理理念，改变传统档案管理模式，努力做好旅游景区档案管理与利用工作，推动旅游景区档案信息化建设和规范化管理上台阶，不断促进旅游景区档案管理整体水平提升，确保景区旅游产业良性、健康、安全、科学发展。

参考文献

[1]马妮娜，郑超.浅析旅游档案的特点及开发利用措施[J].科协论坛（下半月），2013（3）：155-156.

[2]王丽静.我国旅游景区档案建设问题与对策分析[R].决策论坛——如何制定科学决策学术研讨会，2015.

[3]朱立军.现代信息技术对企业档案管理影响及其对策[J].管理论坛，2014.

[4]杜芳.房地产开发企业档案管理与利用浅议[J].城建档案，2015.