浅谈检察机关的档案文书管理与使用分析

林玉娟

摘 要：检察机关内部档案文书管理的主要目的是服务于检察事业，通过加强档案文件有效管理来提高其利用率。本文先对检察机关档案文书管理过程中存在的问题进行分析，并在此基础上就档案文书管理措施及其有效利用思路，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：档案文书；检察机关；管理措施；使用思路；研究

近年来，随着中国司法体制以及检察制度改革的不断深化，虽然检察机关整体管理水平有所提升，但是档案文书管理工作中依然存在着一些问题与弊端。在当前的形势下，检察机关应当来自实际，加强档案文书管理工作以及利用途径创新，通过加强检察档案文书管理来促进检察机关的发展。

1 现阶段检察机关档案文书管理工作中的主要问题分析

1.1 档案文书管理协作意识差

近年来国内检察机关在司法改革过程中的任务不断加重，而且办案量也逐年增加，在这样的大时代背景下，司法改革以及案件办理无疑成为工作的重中之重，对于档案文书的管理工作缺乏重视。检察机关的档案文书管理工作是办公室工作的重要内容，因没有将其与办案工作一起纳入到绩效考核体系之中而影响了档案文书管理工作改进。比如，虽然检察机关档案文书逐渐向电子化方向发展，但是该项工作并非一蹴而就的，部分检察机关并未将其作为一项长期而又重要的项目来改革推进。实践中可以看到，检察机关档案文书管理员与办案检察官、书记员之间缺乏必要的沟通交流，加之办案检察官和书记员缺乏档案文书管理意识和技巧，因分工不同而导致对档案文书重视性存在较大差距；由于办案过程中对案卷规范以及归档缺乏重视，因此后续归档效率受到影响。比如，书记员因工作太忙而忘记将一些案卷材料在档案文书管理人员未扫描的情况下就直接装订成册，档案文书管理员后续归档工作因此而受到影响，被迫用照相机补拍上述为扫描的案卷材料，费工费时。

1.2 检察机关档案文书管理工作粗放，有待进一步细化

检察机关尤其是基层检察机关档案文书管理制度需进一步健全完善，管理工作规则需要细化。虽然最高检察院和省级检察机关对档案文书管理工作，尤其是诉讼案件的档案文书归档非常重视，但是实际操作过程中的流程细节仍需检察机关立足实际进行细化。比如，归档卷宗不规范、材料不齐全，甚至存在着遗漏移交档案现象，加之档案文书移交时经手人员混乱、责任划分不清等，需制定针对性制度对档案文书管理工作予以规范，以免影响档案文书管理工作的改革推进。

2 检察机关加强档案文书管理的有效措施

2.1 优化档案文书管理架构，提高服务效率

检察机关的档案文书管理工作的终极目标在于提高服务水平，实践中需基于管理系统、机关内部统一利用系统来有效优化档案文书管理架构。档案文书的有效利用是检察机关档案管理的核心，同时也是提高档案文书利用实效性的有效途径和手段。为此，应当做好三个方面的工作：第一，利用现有系统平台进一步拓展案件文书资料的查询手段、强化档案文书的检索功能，提高在线查阅以及借阅模式的有效利用转变效率。第二，各部门间应当加强协作，紧密联系在一起，档案文书需要者应当熟练掌握平台系统的使用规范，档案文书以及诉讼案卷资料等进行在线归档，提高档案文书的归档效率。第三，实践中对于非核心业务，可适当采用服务外包的模式进行档案文书管理，使得档案文书管理人员有更多的时间和精力进行深度编研，提高办案服务效率。

2.2 加强思想重视，提高档案文书管理员的素养

在当前形势下，檢察机关的办案数量不断增加，而且复杂度也在不断的提高，这对档案文书管理人员提出了更高的要求。检察机关档案文书管理过程中，管理员应当具备扎实的档案文书管理知识，具备相应的法律业务素养和技能。实践中应当参加一些含金量较高的档案文书管理技能培训活动以及专题讲座等，工作中的问题应当及时向上级请示、与同级多沟通，以确保问题能够及时得以解决。同时，还要定期与档案文书管理工作先进检察院、单位等进行沟通交流，组织观摩和技能比武，以此来增强档案文书管理人员的素养和技能，提高管理水平和服务质量。

2.3 健全和完善档案文书工作网上管理机制，加强数字化信息化建设

检察机关在更新档案文书管理系统以及诉讼案卷扫描图像过程中，应当确保图像与案卷对应起来，采用多种检索手段和规范对档案文书实施数字化检索与查询。同时，还要构建现代网络化档案文书管理体系，积极开发在线借阅以及归档功能；健全检察机关档案文书和卷宗资料的安防体系，对档案文书进行数字化管理，提高档案文书资料的有效利用率及其安全可靠性。基于检察机关的大数据利用开发契机，全面提高检察机关档案电子化建设与利用率。根据本院情况，细化网上档案文书管理措施，明确划分责任，对各环节严格把关，并且针对档案文书的借阅以及复印环节进行网上审批、登记，然后系统自动生成借阅与归还记录信息，这有利于提高监督管理效率和确保档案文书的安全性。

3 检察机关档案文书有效利用策略

3.1 利用档案文书的证明力服务办案

检察机关诉讼档案文书在追诉累犯以及遗漏罪行方面可以提供证据效力，在审查批捕以及起诉阶段通常会发现犯罪嫌疑人漏罪以及构成累犯的情况，如果公安机关提供的案卷缺乏证明材料，则无法对此犯罪嫌疑人的其他罪刑进行审查。此时，检察机关的档案文书就起到了重要的作用，通过调取证据材料，可确认嫌疑人是否存在着漏罪问题或者构成累犯，为打击犯罪以及维护法律权威性提供了重要的依据。同时，检察机关诉讼档案文书，可为案件复查提供服务。实践中，控申部门可以针对举报、申诉反映以及控告等问题，对诉讼案件的事实以及证据予以复查，然后答复信访群众。在此过程中，需查阅诉讼档案，并且核实案件事实以及诉讼证据，这体现了档案文书的控申服务功能。此外，档案文书还可以为疑难案件的办理提供参考，因为档案文书全面记录了长期以来的办案具体情况，案件处理后的归档文书凝聚了办案人员的经验，同时也经受了检验，所以在办理类似疑难案件时可提供参考依据。在此过程中，办案人员可根据“先例”以及案件的情况触类旁通，从而使办案效果与社会效果之间有机统一起来。

3.2 利用档案文书的真实案例来预防职务犯罪

职务犯罪依然屡见不鲜，检察机关的一项重要工作就是预防和打击职务犯罪，而职务犯罪的预防不能只是法律条文层面的说教，应当结合具体案例进行剖析，这样才能有效提高宣传预防的作用。检察机关档案文书中的相关案例，通过编整可以形成生动形象的教育材料，寓法于事，预防职务犯罪。同时，还可以利用本院档案文书开展院史教育活动，自新中国成立至今将近70年，中国的检察制度先后经历了创建、撤销以及恢复和快发展等多个阶段，各级检察院的发展历程也是曲折的；检察机关新进工作人员对本单位的了解可谓一知半解，多从老同志那里得知一些信息，或者通过少数资料记录获得信息。这种途径往往是片段性的，不能对本院发展历程形成完整的印象与认知。为此，我们可以利用检察机关的档案文书开展形式多样的院史教育，使检察人员能够更好、更清楚地了解本院发展历程。通过这种方式，不仅可以有效增强检察机关档案文书的有效利用率，而且也有益于工作人员对本院的归属感增强，对于职务犯罪的预防也具有显著的作用。值得一提的是，检察调研既是本单位工作方式方法，也是检察工作的一项重要内容。调研过程中应当本着实事求是的原则，立足于本院实际情况，即客观记录在档案文书中的实情。同时，根据档案文书提供的法律信息以及证据资料，服务研究人员对本院案件升降以及发展规律的分析研究，从而为领导科学、高效地指导检察工作提供高效的服务。

4 结束语

综上所述，检察机关的档案文书是记录本单位法律监督职能履行以及监察工作完成情况的记录留存，其中涵盖了基建档案、诉讼文书、设备档案以及声像档案和电子档案等，对检察工作各方面都进行了记录。检察档案文书管理工作系统性很强，既要管理者辛勤工作，又要各业务部门加强协作。虽然现阶段检察机关档案文书管理工作取得些许的成效，但是依然有很多的问题需要解决和改革推进。为此，我们应当不忘初心，牢记我们的责任和使命，加强档案文书管理，凝聚力量，将档案文书资料管理好，利用好。

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