基层工会档案管理的研究探讨

摘 要：伴随社会环境不断变迁，职工在职时享受的权益内容发生了改变，职工需要更加多元化的路径来维护自身的合法权益。工会是维护职工合法权益的重要主体，能够居中协调好职工与用人单位之间的联系，也是激励职工创造社会效益和经济效益，凝聚和传承职工力量的有力抓手。工会工作是一项复杂性的系统工程，在这项工程当中，工会档案发挥着重要的作用。在信息技术时代，有必要探讨工会档案管理的新方式和新机制，提出一些符合时代特色的新观点，为创新工会档案管理机制提供指引路径。

关键词：大数据；工会；信息技术；工会档案

1 基层工会档案之意义

工会在长期发展过程中形成了一系列的信息资源，这些信息资源的集合体统称为工会档案，其是工会工作中的一部分，也是工会与单位宝贵的财富[1]。工会档案全方位的体现了某一时期工会的工作和活动，能够反映出一段时期内工会工作人员的履职成果，彰显工会的价值。在倡导“以人为本”的用人理念下，基层工会档案意义重大，体现如下：

1.1 制约与辐射

一方面，对于用人单位而言，基层工会档案中部分会议记录详细的记录了工会的会议记录以及相关提案，是对用人单位工作用人工作进行监督的纸质载体。因此，基层工会档案能够有效制约单位部分用人工作，切实体现工会职能，维护职工权益。另一方面，对于单位职工而言，基层工会档案中的工作记录以及维权记录，是工会心系职工的重要凭证。工会将部分工会档案公之于众，能够体现自身对职工的关爱，潜在的影响职工的个人行为，在单位内塑造一种公平、平等和以人为本的用工环境，进而对职工的心理和行为产生强大的号召力。

1.2 传承与凝聚

一方面，基层工会档案中是工会历年工作成果、光辉荣耀以及优秀传统的历史凭证，是单位宝贵的精神财富。工会运用现代化技术对工会档案进行保存与管理，能够延长工会档案的“寿命”，将工会档案这笔精神财富传承下去，提升工会组织形象，塑造一种体现工会价值的单位文化[2]。另一方面，工会档案最为重要的意义在于其能够凝聚职工力量，提升职工对单位的认同感和归属感，产生一种“人人为我，我为人人”的向心力，进而激励职工更好地去创新，增强单位创造经济效益和社会效益的能力。

1.3 激励与创造

工会档案中保存和记录了许多单位先进的职工事迹。这些先进事迹能够为职工指引学习的道路，充分发挥榜样的作用，将“工匠”精神传承下去。除此之外，部分单位工会档案还会记录一些单位未来发展方向的信息，对于职工树立奋斗目标，实现单位发展蓝图都具有重要的意义。综上所述，工会档案能够充分激励职工，帮助职工实现自我人身价值。同时，工会档案也能够激发职工的创造性，为单位培养出综合素质更高的员工。

2 面临的问题

2.1 信息技术运用程度较浅

现阶段，部分单位信息技术运用程度较浅，没有将信息技术深度融入到工会档案管理工作当中，档案工作成效难以提升。首先，部分单位对信息技术的运用仍然停留在简单文档处理层面，没有利用大数据技术、区块链技术、物联网技术以及云储存技术来对工会档案进行管理。其次，部分单位工作人员知识结构有待优化。工作人员虽然具有较强的管理经验，也具备良好的档案管理素养，但却缺乏对新型技术的了解和运用，影响了工会档案数字化建设的进程。最后，部分地区工作人员对信息技术存在认识误区，没有找到信息技术与工会档案管理的结合点，创新能力不强。

2.2 档案收集难度较大

工会档案涉及面和覆盖面较广，涉及到单位生产生活的多个环节和多个领域。因此，实践中工会档案资料的收集难度较大，在没有形成全员参与的机制下，工会档案管理人员的负担和工作压力增加，难以全方位收集到各项信息资源，导致工会档案中出现资料不连贯、不完整的现象，甚至有部分地区单位的工会档案存在缺失现象。在这种困境下，工会档案难以彰显主要价值，最终使得工会档案管理工作走向边缘化。

3 创新路径

3.1 利用大数据技术，深度挖掘工会档案资源

工会档案涉及的内容和范围较广，与单位其他工作密切相关。因此，从节约各项资源、提升工会档案管理效率的角度出发，有必要利用大数据技术，深度挖掘工会档案资源。首先，工会档案管理人员可以利用大数据技术对不同类别的工会档案进行分类和著录，提升档案管理成效。大数据技术在信息检索和信息分类上优势明显，可以实现信息检索和信息分类的高速化和科学化。档案管理人员将大数据技术融入到工会档案管理工作中后，可以为档案需求主体提供更为便捷的服务，加快档案检索速度。其次，工会档案管理人员可以利用大数据技术搭建档案云共享机制。搭建档案云共享机制是解决工会档案资料收集难问题的有力抓手。工会档案管理人员以互联网技术、云端储存技术和大数据技术为依托，可以搭建一个档案共享平台。在这个平台上，单位其他部门负责人员可以在平台上自由的进行档案传输和档案利用，更深层次地开发档案信息资源，形成一种全员参与的工会档案管理机制。最后，工会档案管理人员可以利用大数据技术中的点对点传输技术、加密算法技术和分布式数据储存技术来实现对涉密档案的安全管理。这些技术可以将数字档案资源与档案管理系统相隔离，防止因档案管理系统被病毒入侵而发生档案泄密事件。

3.2 紧跟时代步伐，加快数字档案开发工作

伴随办公自动化时代的到来，大多数信息资源都以数字化的形式呈现，给传统的工会档案管理工作带来了挑战。譬如，如何有效对音频资源、图像照片资源以及视频资源进行规范化管理，是工作人员需要思考并重视的问题。在数字化、智能化和信息化時代背景下，单位应当紧跟时代步伐，在数字档案领域投入更多的资源，搭建统一的信息管理系统，采用科学化的档案应用软件，使工会档案更好地为职工服务，为单位服务。除此之外，未来人工智能技术和区块链技术的进一步发展，势必会进一步推动档案事业改革。单位加强工会档案信息化建设，能够增强单位的环境应变能力，提高核心竞争力。

3.3 搭建工会档案掌上云平台

智能终端技术的发展使得社会个体在进行上网冲浪时不在局限于计算机这一终端，而是可以利用智能手机以及其他智能化设备进行上网冲浪。因此，工会档案管理人员可以利用微信公众号平台或者APP平台来搭建工会档案掌上云平台。所谓掌上云平台，就是指在智能终端上为单位职工提供档案服务，提升职工对工会档案管理工作的认同感和满足感。工会档案管理人员可以在APP平台或者微信公众号平台上开通档案检索、档案借阅等档案服务功能，打破档案服务的时间界限和空间界限。

4 结束语

在数字化、智能化和信息化时代背景下，基层工会档案管理工作需要进一步丰富管理内涵和服务内涵，合理配置工会档案管理工作的各项资源。社会在不断进步，信息技术在不断发展，基层工会档案管理人员必须充分发挥主观能动性，充分发挥工会档案的作用，彰显工会档案的价值。工会档案管理不仅需要从理论上加以探讨，更需要从档案管理实践工作中发现问题并解决问题，推动工会档案管理工作转型升级。相信在各个主体的努力下，基层工会档案管理模式会有所创新，管理工作也会呈现出崭新的面貌。

参考文献

[1]赵倩.工会档案在工会工作中的运用探究[J].中外企业家，2018（05）：107-108.

[2]饶火英.强化工会档案管理工作的服务功能研究[J].农家参谋，2018（01）：249.

作者简介

黄春凤（1988-），女，福建泉州，本科，毕业于江西东华理工大学，助理馆员。