大数据背景下统计档案管理变革分析

樊艳芝

摘 要：大数据时代背景下，档案统计的工作方法是必将发生一定变革的。本文从大数据时代的背景特点出发，论述了大数据的特点，描述了当今档案统计管理的现状，以及档案统计应该如何以大数据为工具进行工作的方法，即大数据与统计档案的融合关系。

关键词：大数据；统计档案；变革

无论从事什么行业，担负什么样的职责，人们都需要按照自己工作需要对以往的工作信息以档案的形式搜集起来，以便以后的工作规划和管理。但是由于大数据时代的到来，迫使有些档案信息需要以电子的形式存在，这就对当今的统计档案管理提出了新的要求。

1 大数据的含义以及特点

1.1 大数据的含义

“大数据”的本质是一种资产，它形同巨量信息化资料，采用一定的计算机语言编程成为一定软件的形式，对大量信息进行高效、高增长率和多元化的管理和录入，同时具备索引、传播、存储的功能，对信息资产保留、统计、应用方面的数据化总称。

1.2 大数据的特点

将“大数据”应用到统计档案管理方面，主要有三个方面的特点和意义：

首先，将“大数据”科技方法应用到统计档案管理工作中，将有益于统计管理的成效的顺利实现。因为“大数据”存储软件利用的是电子通讯技术，其技术本身就是对信息进行电子化的存储和应用，所以在统计档案管理的效率上是具有必然提升功效的。其次，将“大数据”科技方法应用到统计档案管理工作中，将有利于统计档案信息数据的处理工作。档案员的职责就是对档案的完整搜集，传阅，复制和回收，而“大数据”在许多方面是智能化的，对以往的手写档案信息相比，其优势明显，能使档案在搜集、传阅、复制和回收方面得到高效的提升[1]。最后，将“大数据”科技方法应用到统计档案管理工作中，有利于统计档案管理的有效进行。档案员工作比较麻烦，有时需要在同一时间段范围内，将各种形式的档案进行整理和归纳，而档案信息有时在分类上所涉及的部门、领域和结果方面存在“边缘性”特点，模糊的分界，使得档案本身的统计管理工作更加繁冗，而由于“大数据”的模块功能，可以较好的将档案在较短的时间内进行准确的统计和应用，使档案员的工作更见简单和高效。

2 当今统计档案管理工作的现状

2.1 单纯的大数据档案信息管理

对于相当一部分企事业单位的统计档案管理工作，虽然引进了电脑，但是却没有对大数据档案信息管理进行实质大数据的应用，使得档案管理尚停留于EXCEL表格年代。将现状描述得更加具体点，许多单位的档案员不求创新，对档案管理工作不加以重视，认为纸质版的档案的搜集管理等同于“找到准确的档案”就行；单位也对档案统计管理不重视，未对档案员进行专业培训，许多企业将档案员的工资以普通工人工资为标准，大大削减了档案管理人员的积极性和主动性[2]。

2.2 对数据档案信息的维护不到位

“大数据”本身的弱点就是容易丢失文件，但是许多企事业单位又对档案信息管理不周，缺乏专业的档案人员对企事业单位的重要电子信息进行实时跟踪和维护，导致重要数据机密丢失的大有人在。大数据无法被合格的人员采用，电脑中尚未安装杀毒软件的时候，随便用带有木马病毒的优盘插入电脑，致使大数据处理系统崩溃的事件时有发生[3]。

2.3 对大数据的功能不会使用

其实“大数据的功能”有很多，但是需要根据档案统计员的单位性质和行业性质去衡量如何创新和使用。但是由于“大数据”处理信息的系统比较繁琐，许多单位和人员放弃了对信息管理的创新和使用，使得大数据的功能没有发挥出来，失去了“大数据”应用的意义。

3 大数据与统计档案的融合

3.1 统计档案实现数据电子采集

随着计算机应用的普及化，网络技术也在悄然实现其传播的使命。以往的纸质版档案收集已经无法满足当今各行各业的对效率的追求、对物质的创新以及对空间交互的诉求。各种技术档案、人事管理档案、学生档案的复杂程度、联系广度以及其档案统计时划分的边缘模糊程度加深。统计档案的管理已经不能单单停留在“档案袋”时代，而应该向“文件夹”方面发展和变革了。而档案的统计管理的第一步就是对档案的搜集，有些历史性的文件档案虽然保存意义较小，但是还是需要将其扫描成电子版进行保存，因为这样可以避免由于纸张老化带来的不易保存的弊端。及时文件也应该进行电子备份进行保存。还有一些三维数据除了刻成光碟还是需要对其进行下载备份的，以利于工作创新的需要。

3.2 统计档案实现数据处理网络化

由于当今“云数据”的发展，使得大存储量的软件具有了很大的市场发展潜力。网络化交互遥感统计档案管理已经成为了历史必然的发展趋势。而档案本身就具有“隐秘性”的特点，应该只对“正确的渠道”公开化，这就需要将文件加密特权处理，只有当此种网络化交互沟通时保证数据信息传播的安全，才能保证统计档案管理的大数据网络化处理。

3.3 统计档案实现数据信息的实时跟踪和维护

由于“大数据”软件的极速发展，它的弊病也有很多暴露出来，例如，容易受到木马病毒的危害，如果对计算机及时应用杀毒软件、防火墙处理，那么将给统计档案管理方面带来无法估量的后果，数据丢失一旦发生，其所带来的将可能是整个企事业单位运行的瘫痪。

3.4 加大资金投入到统计档案管理的“大数据”应用中

加大企事业单位对统计档案管理的重视，投入大量资金用于档案信息化大数据管理之上，将有利于企事业单位自身对其历史的回顾，行业的评估。而且对档案员的工资的提升，将从主观上增加其工作的动力、激发其兴趣对统计档案进行良好的管理和维护。除此之外，还应该对档案员的专业资格进行限定，一般情况下，档案管理员应该具有通讯专业的毕业证书，这样，能在一定程度上解决其不会使用和维护大数据的问题。

4 结束语

总大数据时代背景下，各个企事业单位应该考虑到档案统计管理的难处，结合大数据的特点对档案的管理进行高科技、智能化的运作。综上所述，可以从四个方面对大数据与统计档案管理工作进行融合，首先，实现数据电子采集；其次，实现数据处理网络化；再次，实现数据信息的实时跟踪和维护，最后，加大资金投入到统计档案管理的“大数据”应用中。

参考文献

[1]周向东.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].中国管理信息化，2018（7）：138-139.

[2]高天辰.大数据时代下统計工作研究[J].中国市场，2018（4）：240-241.

[3]杨静.大数据时代背景下的档案管理路径探究[J].中国管理信息化，2018（7）：140-141.