企业数字档案资源建设的问题与对策探析

摘 要：文章阐述了企业数字档案资源建设存在的主要问题：传统载体档案数字化工作兼具“滞后性”与“盲目性”、原生电子文件未得到妥善收集或收集渠道不畅通、缺乏对网络信息资源的采集与捕获、缺乏适用的标准规范、缺乏深度开发与利用等，针对这些问题，提出相应的对策。

关键词：企业档案；数字档案；档案资源建设

所谓信息资源建设，就是人类对处于无序状态的各种媒介信息进行选择、采集、组织和开发等活动，使之形成可利用的信息资源体系的全过程。[1]数字档案资源是指办公自动化条件下形成的电子文件归档后形成的数字档案资源和档案馆（室）藏传统载体档案数字化后形成的数字档案资源。[2]对企业来说，开展数字档案资源建设，使馆藏档案资源突破时空限制，变“被动提供”为“主动挖掘”，并通过网络进行传输和共享，对满足企业的信息利用需求、提高企业经济效益和增强企业竞争力具有十分重要的意义。

1 企业数字档案资源建设存在的主要问题

1.1 传统载体档案数字化工作兼具“滞后性”与“盲目性”

当前，很多企业对传统载体档案的数字化工作存在两种极端态度。一种认为档案数字化要投入高额的成本却不能直接产生经济效益，是“不划算”的，因此他们会把大部分资金投入到经营生产、科技研发等领域，而不愿过多投入在档案数字化上，这导致档案数字化工作存在“滞后性”；另一种虽然认识到档案数字化的重要性，但缺少数字化的策略与目标，片面追求数字化的速度与数量，导致档案数字化工作存在“盲目性”。这两种都不利于档案数字化工作的开展，是不可取的。

1.2 原生电子文件未得到妥善收集或收集渠道不畅通

随着企业信息化的发展，各种信息管理系统在企业广泛应用，随之产生大量电子文件。这些分散在不同系统、不同业务环节中的原生电子文件具有很高的利用价值，是企业数字档案资源的重要来源。然而，很多企业在数字档案资源建设过程中忽视对实时形成的原生电子文件的收集与管理，造成了资源的大量流失。

1.3 缺乏对网络信息资源的采集与捕获

随着互联网新媒体的发展，各单位纷纷建立企业微博、微信、APP等新媒体平台，作为展示企业形象、宣传企业品牌工程和服务客户的重要手段。其中会产生大量有价值的文字、图片和音视频资料，这些资料对记录企业发展、展示企业员工的精神风貌具有重要的作用，但是却往往被企业档案部门所忽视而没有进行及时的采集与捕获。

1.4 企业数字档案资源建设缺乏适用的标准规范

国家相关部门及档案行业陆续出台了一些国家标准和行业标准，然而，这些标准往往形成于不同的年代，适用于不同性质的机构，很多企业并不完全适用。并且，新旧标准、不同机构颁布的标准混杂使用，导致相互之间不协调、不配套，同一项内容，在不同的标准中有不同的规定，导致企业基层档案人员无所适从。

1.5 企业数字档案资源建设缺乏深度开发与利用

目前，很多企业对数字档案信息的利用仍以目录检索形式为主，无法根据利用权限查看全文数字信息，未真正发挥数字档案资源的价值；此外，企業档案部门相较于情报部门、知识中心、信息中心等其他信息管理部门更偏向于传统纸质档案的管理，导致对数字档案信息资源开发利用程度不够深，不能满足企业人员的档案利用需求。

2 企业数字档案资源建设的对策探析

2.1 制定方案，稳步推进档案数字化工作

首先，档案数字化应秉持“利用优先”原则，在数字化过程中，应征求并重视各部门的意见，在满足各部门需求的基础上，从企业全局出发，开展数字化工作。第二，档案数字化要由近及远，向前推进。企业利用率较高的档案往往是企业近年来所形成的档案，因此，应优先数字化近年来所形成的档案，再逐步向前推进。第三，档案数字化工作要重点关注反映企业发展变迁的珍贵历史档案。历史档案原件一般以脆弱的纸张为载体，以孤本居多，过度使用会损害档案原件的质量，甚至造成不可挽回的损失，因此，珍贵历史档案应当作为企业档案数字化的重点。总之，开展档案数字化工作要避免盲目、重复，而应有重点、分批分期地进行。

2.2 前端控制，打通电子文件的收集渠道

一方面，应提前建立电子文件的归档制度，明确电子文件的归档范围、归档方式、归档要求，并严格执行，确保电子文件归档能够“有章可循”。另一方面，档案部门应参与业务信息系统的需求分析、设计、实施，与电子文件形成部门、计算机信息管理部门共同规划、统筹本单位档案管理，提前介入电子文件及其元数据的捕获、归档等工作，打通电子文件的归档渠道。

2.3 扩大范围，确保数字档案资源“应收尽收”

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“档案资源多样化”的发展目标，即依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收；档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。可见，档案的收集范围应当根据实际工作需要而扩大，不仅收集传统的纸质、声像、实物等类型的档案，还应从长远发展的角度，将企业门户网站、微博、微信、APP等新媒体平台上有价值的信息进行收集，不断丰富和优化馆藏数字档案资源。

2.4 加强数字档案资源标准化建设

首先，国家或地方在颁布一个新的标准规范时，除了传达到每个政府档案机构，还应覆盖到相关的企业档案部门，并积极开展新标准的宣传贯彻培训，鼓励各企业参加；其次，在今后制定数字档案的相关标准时，应多关注企业的需求，结合我国企业档案工作的实际进行制定，必要时，应颁布专门针对企业的标准规范，以指导企业数字档案资源建设工作的开展。在企业层面，一方面应积极主动地学习、贯彻执行国际、国内有关数字档案资源建设的新标准、新规范；另一方面，应在遵守国际、国内标准规范的基础上，按照先进性、完整性和可调整性的原则，结合企业档案工作实际和信息化管理水平，建立健全企业自身的数字档案资源标准体系。

2.5 深化数字档案资源的开发利用

第一，建立数字档案全文数据库，并做好利用权限的配置工作。全文数字档案信息对企业人员有着直接的利用价值，企业应在档案数字化和电子文件归档工作的基础上，不断完善档案全文数据库建设。第二，积极引入现代化信息技术，对数字档案信息进行描述、标引，建立个性化标签，从而为用户提供基于语义挖掘与理解的深度检索条件，深度开发数字档案信息资源；第三，开展数字档案编研工作，编制满足用户需求的高质量、多类型且易于呈现和传播的档案编研成果，建立数字档案专题数据库，全面、系统、多元化地向用户展示档案信息。

3 结语

在信息化时代，每个企业都拥有丰富的数字信息资源，它们像一粒粒珍珠分散于企业的每个角落。企业档案部门的工作就是将它们拾起、串联并展现它们的光芒。企业数字档案资源建设是一项长期、系统、基础的工作，我们应着眼于现实，从战略的高度自觉加强数字档案资源建设，充分发挥其在企业经营生产、各项管理和科学研究中的巨大潜能，实现企业又好又快发展。

参考文献

[1]肖希明.信息资源建设的变革与发展[M].北京：国家图书馆出版社，2010：161-162.

[2]李明华.中国的数字档案资源建设[J].中国档案，2016（10）：14-15.

作者简介

路江曼（1990-），女，河南安阳，武汉大学，档案学，硕士，助理馆员，研究方向：档案信息化、档案编研。