浅议新时期档案管理工作的重要性

何海

档案工作是维护历史真实面貌，功在当代、利在千秋的重要事业。它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类生活动的方方面面。

档案工作从狭议上讲，就是档案业务工作，它是档案和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

1 档案管理的作用

档案具有特殊功能，主要是指档案有人位社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作。

1.1 凭证作用

档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。历史研究是通过对特定的时间、地点、发生的历史事件进行分析和综合，以揭示和总结历史发展的客观规律，推动社会发展，可以提供历史研究作为证据的主要是档案史料。档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所民具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。史书和地方志是一个政党、一个国家进行政治斗争不可缺少的材料，编史修志是我们科党文化事业的重要组成部分，而编史修志最可靠的材料也是档案，所以说档案是进行历史研究和编史修志的第一手史料。

有的历史学家指出，我国的历史著作一向以史料丰富著称，运用档案史料也最早。在国外，近百年来历史著作的取材，也从文学性的回忆录、书札等，转到了文件性的档案史料，这是一个进步。现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家。明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的领国划分边界提供了大量可靠的依据。一些帝国主义分子和霸权主义者歪曲历史，制造谎言妄图侵占我国领土和海岛，但谎言代替不了事实，我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土的极好材料。

档案不仅是国家进行经济、文化建设的可靠依据，同时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表明，档案史料所反映的事实并对作品的取材、情节构思起过重要的启迪甚至是凭证作用。比如中国作家姚雪垠写的《李自成》时，也是阅读了大量的档案材料的。

1.2 参考作用

档案作为一所历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实记录和反映了人类社会实践活动的浓度，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

档案的参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。档案是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿、照片、录音带、录像带等。我国进行大规模经济建设中，如治理黃河、长江、海河等河流历史上最大的洪水流量和最小的枯水量，成为设计三间贱人峡水库、长江三峡水利枢纽工程的重要依据。在发展农业中也大量利用档案中晴阴录等材料。从而掌握了近百年来气候变化规律和水旱灾害情况，为制定我国农业发展规划提供了有益的资料。我国是世界上四大文明古国之一，文化古迹遍及全国，成为中外游客观光浏览的胜地，而这些古迹每届修缮和陈列展览，也都要利用大量历史档案。

2 档案管理的现状

2.1 管理机构不健全

档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，机关档案室一般挂靠在党政办公室，加之这党政办公室由乡镇党委、政府领导都分管领导，但分而不管或管而不紧的工作状况。乡镇工作的考核一般是对税收、统计指标、农业农村特色工作等综合考评排名次，档案工作不纳入考核范围，不是年终考核的硬性指标，这就导致了党政领导对这块工作疏于管理，更不用提及长远规划和推进档案现代化管理水平上去考虑加以谋划了。

2.2 基础建设滞后

乡镇的财力比较匮乏，办公经费一般用于重要所、站、办的办公设备维护及更新，缺经费，缺库房，缺设备导致档案的保管条件简单，严重影响着档案安全。并且室藏档案贫乏，翻阅历年档案资料，发现只是对上级红头文件、本级发文进行收集，缺乏反映本乡镇的工作活动、大事、要事专项档案影像资料、尤其缺少图片、光盘等影像资料和在科技比较发达的今天应该普遍常见的电子档案等。

2.3 制度不健全，管理不规范

乡镇的档案工作基本处于松驰状态，虽然也按照规定建立了档案室、制定了档案管理制度，但工作流于形式，缺乏有效的管理机制，管理不规范，不严格，职责不明确，任务不落实，人员不到位。档案员多是由党政办工作人员兼任，一般还会负责其他工作，往往是工作量多而无暇顾及档案工作； 档案工作人员变动也比较频繁，在人事调整时，党政领导意识里将档案岗位作为身体多病、待退休、待生小孩人员等“特殊人”的交接频繁，导致档案管理不严，措施不当，搁置混乱，在查阅档案中，发现对档案疏于整理，存在残缺断页、丢失损毁现象。

3 加强新时期档案管理途径

档案管理的重要目的在于档案的利用，档案运用的合理有效是经济社会发展又快又好的一项基础工作，对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。

1）档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外，应着重做好档案的编目、档索等工作。要加强对档案备有的微缩和制作，以代替档案原件提供利用。同时加强档案室的设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。

2）实现档案管理同现代技术有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，利用计算机等现代化手整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作的中影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。

科学规范的档案管理可以不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1]刘静.新时期企事业单位档案管理创新探究[J].管理科学，2009（9）：31-32.