医院档案数字化管理及质量控制的思考

李艳辉

摘 要：医院档案包含着医护人员和患者的档案，也包含着医院的重要研究成果，医院档案通过使用数字化管理的管理模式，促进了医院档案管理水平的提高。但是数字化档案管理在应用时，还存在一些问题。本文对医院档案数字化管理及质量控制进行分析，以供参考。

关键词：医院档案管理；数字化管理；质量控制

随着社会科技的不断进步，信息化、数字化时代的到来为人们的生活和工作带来了很多方便，人们通过信息数字技术，简化了工作中的一些操作，也提高而生活的质量，医院利用数字化的技术管理档案，很大程度上提高了医院档案的真实性和安全性。

1 数字化管理

1.1 数字化管理的含义

数字化管理是通过信息技术，将文字、图片、语音等文件以数据的形式录入，然后统一的管理。数字化管理包括对生产、销售、服务等方面进行管理，企业应用数字化管理，能够有效的提高工作效率、节约经营成本，提高效益。

1.2 数字化管理的优点

数字化管理是现代非常常用的一种信息管理方法。通过使用计算机和通讯网络技术就能够实现数字化管理，所以，数字化管理的第一个优点就是简单，科技的不断提升，计算机的普及，使人们对计算机的熟悉程度非常高，数字化就是将信息在计算机上进行录入形成的数据，就是数字化结果，这种信息模式非常易于管理。第二个优点是速度快，数字化的信息不仅是录入速度快，形成速度和传递速度也非常快，在实际工作中，能够有效的提高工作效率。第三个优点是客观，利用数字化管理，将信息进行管理，能够更大程度的保证信息的客观性和公正性，提高信息的质量。第四个优点是判断，利用数字化管理将信息统计在一起，然后将信息的内容进行分析和研究，为决策提供有效的信息依据，提高决策的准确性。

2 数字化管理在医院档案管理时存在的问题

2.1 管理制度不完善

数字化管理的应用时间尚短，管理制度还不够完善，档案管理人员工作态度松散，导致数字化管理很难落实到实处，很多档案信息没有正确的整理和归档，导致档案信息不够准确，档案信息不具备参考价值，没有发挥出数字化档案客观性的优势。

2.2 数字化技术不高

医院档案中存在很多重要和机密的文件，因此数字化档案管理，需要对这些重要的文件进行保护和管理，但是医院对数字化的档案管理模式不够了解，因此对档案进行防护加密的意识淡薄，导致了数字化档案只具备数字化和平台自带的简单防护功能，对恶意的系统攻击没有高级别防护技术的支持，会给数字化档案的安全带来威胁，因此，数字化技术不高是数字化档案管理中十分重要的问题。

3 控制医院档案管理质量的方法

3.1 完善制度化管理

医院病案档案管理部门为提高档案管理质量，应完善各项管理制度、建立科学的工作流程，对档案实行全面质量控制。并将病案档案管理部门和管理人员的制度执行情况作为工作绩效纳入考核范围，在管理体制上为病案档案质量管理提供可靠保障，保证病案档案具有完整性和查询的准确。

注重电子档案质量管理与归档“双轨制”。所谓电子档案，指得是在医院社会活动当中形成的可通过电子信息系统进行传输与应用的文字、符号、图表和影像等信息的总和。电子病档案作为医疗信息管理的发展方向，以其独特的管理方式和动作模式对传统档案管理模式提出了挑战。进行电子档案的录入依据的原则是：客观性、真实性、准确性、及时性、完整性；通过电子档案系统，可实现档案质量管理与监控、提供医疗服务所需的信息，进行相关数据统计和分析。

3.2 强化数字化管理意识

档案的管理人员在从事电子档案管理时应树立起“前端控制”意识，在电子病案的形成、传输、归档、分类、统计和应用过程是提前介入，进行全程控制。管理人员要对医院内部信息管理系统中的电子病案资料建立起科学的索引，便于快速准确检索及进行统计分析。保证电子病案的质量可为医院保存必要的法律凭证，提高归档管理水平可提升电子病案的利用效率，实现资源共享。

3.3 建立数字化管理系统

数字化管理系统是一个数字化管理平台，将整个医院的视为一个整体，建立一个适合医院的系统平台，是每一位医院的工作人员都能使用的平台，能够保证档案信息的真实性，提高档案信息的时效性。例如，当患者来到医院就诊时，需要化验来判断患者生病的原因，当患者进行化验或者其他检查时，会得到一份化验检查报告，这份检查报告病人拿在手里的是纸质的，但是利用数字化管理，患者的化验结果已经上传到了管理平台上，为患者建立了一个电子医疗档案，当患者需要进一步治疗时，这份电子档案就会传送到住院处，方便住院部医生的查看和研究，为患者提供更好的治疗方案。

3.4 提高档案管理人员专业水平和职业素养

提高档案管理人员的专业水平是保证数字化档案质量的关键，医院的重要研究成果的录入，需要档案管理人员进行录入，这是因为为了保护医院档案的安全性，在开放使用权限时，一些重要的文件只有档案管理人员才拥有比较高的权限，因此，科研成果的录入离不开档案管理人员，专业的档案管理水平会将信息整理的清晰明了，实物档案的归档工作做的井井有条。同时，重要文件的录入，还需要档案管理人员高水准的职业素养，将档案文件的内容要严格保密，这是对医院非常重要的，保护着研究成果的同时，也保护了医院的利益。

3.5 加强监督检查工作

数字化的档案管理，需要经常将档案信息进行完善，档案信息录入或者传送的不及时，影响非常大，因此，周期性的对数字化档案管理工作进行监督检查是十分必要的，将检查结果与档案管理人员的绩效考核相关联，不仅能够促进档案信息的录入，还能提高档案信息的质量。

3.6 提高防护加密技术

在数字化档案管理中加入高级别的防护加密技术，能够有效的提高数字化档案的安全，加密技术的应用，在重要信息进行上传时，可以对信息内容进行加密保护，防止重要内容的外泄，造成医院的损失，保证了数字化档案管理的高效性和安全性。

4 結语

医院数字化档案管理在应用中，不断的完善数字化管理制度、加强档案管理人员的意识、专业技能和职业素质的管理、加强监督管理工作的力度、提高数字化安全防护的技术，都能够有效的控制医院数字化档案管理的质量。对医院数字化档案管理的可持续发展起到了促进的作用。

参考文献

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