浅议纸质档案管理与电子档案管理的融合

杨沫

摘 要：在当今社会逐渐发展的现在，各种信息化软件逐渐被开发出来，信息变得更加快距离运输。在信息传送的现代化社会中，基本是以两种形式来进行信息统计。一种是纸质档案管理，另一种是电子档案管理。这两种信息管理都可以真实的反映出信息的记录。两者都有自己独自的优势，在当前社会信息不断发展的今天，更多的人会将纸质档案管理和电子档案管理相融合来对信息进行处理，从而为企业或者单位进行相关的信息记录。

关键词：纸质档案；电子档案；档案管理；融合

改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。

1 纸质档案管理概况

1.1 档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求

纸质档案具有唯一性特点，这一特點能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

1.2 纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单

纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

2 电子档案管理概述

2.1 电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大

电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.2 电子档案管理可以多样化进行管理

多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3 纸质档案管理与电子档案管理的融合

3.1 纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

3.2 纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1）针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

2）建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。

3.3 实行档案部门集中管理电子档案

电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化，由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用。因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。

3.4 建立相互配合的档案管理制度

由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展。

在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用纸质档案与电子档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作。

3.5 提高档案管理人员的综合素质

电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。

4 结束语

档案事业的发展离不开档案室的工作质量提高，档案事业才能提高。新时期档案事业只有适应变革才能有所发展。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。数字时代电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会发挥其巨大的作用。

参考文献

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