简述环保档案现代化建设的问题及数字化管理

摘 要：随着我国环保事业的发展和壮大，环保档案的信息量也与日俱增。环保档案的承载载体随着时间的发展，其形式十分丰富多样。目前来看，电子档案已经成为环保档案的普遍存载方式，对其进行现代化建设以及数字化管理变得十分必要。然而在传统环保档案的发展中存在信息量大而混乱等不少问题，本文以此为切入点，分析环保档案现代化建设中的问题，以及对其进行数字化管理的应对策略，以供有关部门和人员进行后续参考。

关键词：环保档案；现代化建设；数字化管理

随着我国现代化建设的不断发展，对环保档案的管理也有了高标准、严要求。庞大的信息，海量的数据注定了传统环保档案管理方法的失效。顺应时代发展，环保档案的数字化管理是“以数据库、数据压缩及数字扫描等技术，把纸质、声像等文件组织成信息资源库”[1]。同时，做到环保档案的管理服务、智能等方面的数字化，进而使环保档案发挥其应有的作用。

1 环保档案现代化建设中存在的问题分析

1.1 环保档案收集整理缺乏统一管理

由于我国环保工作起步较晚，对于环保档案的收集与整理还处在起步阶段。随着对环保事业研究的不断深入，相关环境问题的资料数量也在不断增多。这些文献的内容、类型、载体都呈现出丰富化的特点，对这些资料的归档整理成为建立环保档案的重要难点。环保档案的资料增长率已经超过了管理人员现有的处理能力，很多有价值的环保资料没有及时建立档案，存在文献资料流失的现象。

1.2 环保档案查阅平台缺乏完善的使用

随着环保档案文献资料的增加，其复杂性和多样性既是我国环保档案的宝贵资料库，同时也给科研人员的查阅和使用带来很大困难。在环保档案查阅平台中，各环保档案管理系统分散，未能实现真正意义的流通、共享，从而降低了环保档案的效益发挥，不利于环保档案现代化建设的发展道路。

1.3 环保档案管理统筹规划有待提高

受场地、资金、人员等因素的限制，环保档案管理统筹制度缺乏统一规划。环保档案数据没有及时收集与整理，没有统一的平台以供科研人员二次参考和使用，这些归根到底都是由于环保档案缺乏统一管理统筹规划导致的，如何提高环保档案管理统筹规划，仍是亟待解决的热点问题。

2 当代环保档案的数字化管理策略分析

2.1 完善环保档案归档的数字化

环保档案以数字化为载体进行收集与整理，以责任制、会签制、移交制为准则，确保档案收集工作有效进行。对于环保重要文件进行特殊标记、保存和识读工作，把不合格的电子信息进行及时删除，保证档案归档的统一性和完整性。做好环保档案的数据保密工作，根据我国《电子签名法》的相关规定，“电子档案可以作为原始凭证”[2]我们也做了一系列的保密措施。因此加强重要环保档案文件的保密工作十分重要。避免档案数据丢失，防止档案信息在传输中被破坏，做好“签署技术与隐形条形码的输入，以此和伪造、复制区别开来，实现原始电子档案的安全”。

2.2 建立健全环保档案的数据库

对环保档案目录、全文、媒体资料等内容建立统一的数据存储库。全文数据库的重点不单是对档案全文的录入和扫描，更要注重对环保工作的认识和实际调研数据的归档。随着我国对环保工作的逐渐重视，实际工作开展中产生了大量的环保数据，在符合我国国家与行业数据化建设标准的基础下，做好数据的采集、整理，建立数据化管理库，以统一的数据模板对环保档案进行集中化管理，通过标准化建设，保持数据格式的兼容性，使其发挥出应有的参考价值和利用价值。此外，由于数据库存储的自身问题，一定要对环保档案做好安全备份工作。通过对备份过程、备份数据的严格记录与监管，防止出现由于系统瘫痪或硬件设备损坏而造成的数据库被损毁的问题。

2.3 搭建统一的数字化管理平台

环保档案是对环境问题进行长期性、广泛性收集和整理，因此搭建统一的数字化管理平台对环境监测、调查，以及后期信息资源的共享有着重要的意义。在选择环保软件平台时，也应该注重软件的代表性、标准性和兼容性，我局已开发出《海口市污染源动态管理系统》和《海口市环保督察案件管理系统》等软件。这样既避免了软件平台的重复性开发工作，又能够很好的与国家资源实现连接和共享。环保档案数字化管理平台的搭建在保证信息标准化和安全化的基础上，一定要注重对信息内容兼容性的考虑。这样才能优化平台建设成本，实现绿色健康的数字化平台运营。

2.4 加强管理人员的数字化培训

环保档案的管理人员应该加强对档案管理的数字化服务意识。无论是领导还是员工都应该通过相关数字化档案理论知识培训，学习先进的数字化管理操作技能，努力成为精通计算机技术和档案管理的综合性人才。同时，高度的责任感，强烈的保密意识等职业操守都是环保档案数字化管理人员应该具备的优良品质。此外，还应该加大对微机等设备的投入使用，让环保档案的数字化管理顺利落实。作为环保档案数字化管理的分析者和传播者，管理人员的数字化服务意识和管理方法是其具体落实的重要人为因素。提高管理人员业务水平，完善相关考核制度，最终实现环保档案的数字化管理。

2.5 制定档案数字化管理的标准

环保档案的数字化意味着对档案管理走向标准化和计算机化，通过计算机技术，实现环保档案内容、范围、类型等的合理分类，这种管理离不开具体的标准约束。有关部门和人员通过分析环保档案实际管理中问题，依此有针对性的提出管理标准，有助于提高环保档案的查阅率，以及对环保数据的分析总结，进而实现环保档案的充分利用。

3 结语

综上所述，随着我国环保事业的不断发展，环保档案在具体实践中出现收集整理缺乏统一管理，查阅使用平台缺乏进一步完善，管理统筹规划有待提高的现实问题。伴随着计算机技术的日臻成熟，环保档案的数字化管理成为档案行业发展的潮流趋势。从环保档案归档的数字化，到建立健全相关数据库，这是环保档案数字化的基础。从平台建设来看，统一的数字化管理平台，能有效确保数据的兼容性和标准性。从数字化管理，环保档案相关从业人员综合素质的提升，以及相关管理标准的建立完善，是实现环保档案充分发挥作用的重要因素。

參考文献

[1]陈静.环保档案现代化建设存在的问题与数字化管理的探讨[J].城建档案.2015（05）：55-56.

[2]宋依丽.环保档案现代化的问题与数字化管理[J].科技资讯.2016（07）：248-250.

作者简介

唐牧（1973-），女，汉，海南省海口市，大学专科，助理馆员，档案管理，研究方向：档案管理及档案信息数字化。