国土调查中档案管理的重要性分析

包金柱

乌兰浩特市土地勘测规划院 内蒙古 乌兰浩特 137400

一、新形势下国土资源档案管理中存在的问题

在国土资源档案管理工作中，拥有完善的基础设施是非常重要的。而我国对于此项工作并没有引起足够的重视，因而在经费的投入上并不十分充足，使得档案室无法引进先进的设备，大部分单位并没有设置专门的档案管理库房，直接将其和办公室混在一起，致使很多工作无法正常开展，尤其是梅雨季节，加上高温，在办公室降温除湿工作不到位，导致大量的档案发霉甚至被腐蚀，为档案管理工作带来严重不利影响。另外，许多单位没有计算机管理室，这就对档案的查找和使用带来很大的困难，现代化的技术管理设备缺乏，给工作造成很大的不便。

管理过程中，制度不够规范，容易导致工作的疏漏，国土资源档案流失的现象时有发生。在具有较强业务性和流动性的工作中，工作人员对于工作的业务水平和质量过于重视，造成对于国土单位工作计划的忽视，没有将工作中的计划内容认真落实。另外，由于我国国土单位有太多的档案，积压的时间也非常久远，管理时没有做好细致的摆放和分类，后期需要查找利用时就十分困难，很容易导致档案流失的现象发生。对于国土资源档案的利用不够充分。管理单位缺乏先进的技术设备，仍旧采用传统的手工管理模式，这种管理模式的效率是可想而知的，由此带来较低的国土资源档案管理利用率。单位工作人员对其工作的重要性没有明确的认识，对自身价值缺乏认识，不但造成了资源浪费，还使得国土资源档案的利用效率大大降低。

二、对新形势下国土资源档案管理的思考

（一）理论研究具有多元使命，但以下两点是其核心

第一，对当前实践的指导，用以解决现实存在的问题；第二，对未来需要解决的问题进行探索和发现，并指明其发展方向。在档案学理论的发展过程中，虽然人们作了很多探索，但截至目前，我们看到不论是生命周期理论（或者文件连续体理论）、来源原则或全宗理论、档案鉴定理论，其基本点都在于：第一，基于传统文件与档案关系的区别，或者是电子文件与电子档案关系的区别；第二，基本是在纸质文件/档案阶段确定的理论；第三，基于文书档案管理实践为主的理论研究；第四，主要是站在后端探讨（尤其是档案馆角度）档案管理。

对于国土资源档案以及相关概念，并没有被纳入档案学术语体系中做出积极探讨，造成管理部门中几个维度的概念如文件、数据、档案等并用，这并不适应传统档案学的术语体系。这种现象不只存在于国土资源管理部门，在其他部门的档案管理中同样存在。

（二）如何完善档案管理体系机制的问题

在《疆土资源部关于进一步加强和做好疆土资源档案作业的告诉》（下称《告诉》）中提到，疆土资源档案，“依托中国地质调查局开展研究中心（全国地质资料馆）和部信息中心构建习惯新形势新要求的档案作业机制。”部机关、督察局、部直属单位档案作业的管理、辅导、监督、查看由疆土资源部办公厅负责，同时还要求其辅导各省级疆土资源档案组织的事务档案作业；全国地质资料馆受部托付负责部机关档案及直属单位重要事务档案的接纳、保管和使用等作业，对相应的管理制度进行拟定；部机关档案的收集、整理、归档和档案管理信息体系的建设管理工作由部信息中心负责，并对相应的管理制度进行拟定。

从上述体系机制的规则上，我们可以发现：

第一，专业化的管理仍然是疆土资源档案管理的主线，存在显著的条块分割现象，简单来说，并没有明显加强和各级档案行政管理机关的联系。第二，数据和档案管理没有实现一体化。所以管理中存在着管理机制与作业体系的双重问题：一方面条块分割对立，疆土资源档案管理孤岛化；另一方面前后端非一体化，在管理体系内部，存在前端的数据管理和后端的档案管理脱节的现象。

（三）如何让疆土资源档案管理人员适应新的管理实践的问题

面对新渠道、新技能的疆土资源档案管理实践，对于管理人员也提出了更高的专业要求。例如根据一张图的疆土资源档案管理渠道，包括疆土资源各项作业构成的数据，特别是地质、疆土、测绘档案空间数据库，具有较大的数据和较强的动态性，渠道上完成了“空间、目录、图文”三者相关查询、定位、阅读功能，需要结合各项事务范畴内的常识；根据数字结构的疆土资源档案效劳渠道对于很多技能也有所涉及。所以如果专业知识和技能不足，对相关规范不了解，几乎很难进行下去。

总之，现代化国土资源档案管理工作对我国土地管理的很多信息都有所涉及，要想促使土地管理效率不断提高，规范化和系统化的管理非常重要，同时要注意培养具有较高水平和素质的管理人才，能够充分利用现代信息技术，使国土资源档案管理的水平和质量不断提升。