公路档案的信息化建设有效管理的探讨

杨晶晶

摘要：随着科技的发展，公路档案管理的信息化程度越来越高，其有助于保护档案的完整性，有利于优化公路档案管理内容，实行高效且便捷的工作方式，从而提升公路档案管理效率，推动了公路企业的稳健运营。本文从公路档案管理信息化建设的重要性出发，分析了目前公路档案管理信息化建设的现状，提出了公路档案的信息化建设有效管理的对策，以便提高公路企业档案管理水平。

关键词：公路档案   信息化   管理   对策

随着科技的发展，各行各业纷纷借助信息技术完成了转型升级;其中公路档案管理方式也在不断创新，传统的纸质化档案管理的方式已经不能适应高速发展的社会需求。公路单位借助科技的力量使得档案管理的信息化水平越来越高，档案的安全性更高，档案管理人员的工作效率得以提升。但是在目前的公路档案信息化建设中仍然存在一些问题，需要公路企业解决。

一、公路档案管理信息化建设的重要性

在科技的推动下，我国的各行各业纷纷完成了转型升级，实现了现代化发展，在日益激烈的市场竞争中，公路档案管理也应该顺应时代发展的趋势，加快信息化建设，提高为社会服务的水平。无纸化办公以及OA 办公自动化系统已经是成为很多企业选择的新型办公方式，这种便捷又高效的办公模式，运用于公路档案管理的过程中，利用信息技术将电子档案传输到电子文件上，既节约了档案的存储空间，同时借助保密锁以及权限功能，提高了档案的保密性。同时公路企业可以根据自己企业发展的实际情况，开发出适合公路档案管理的软件，借助软件的汇总与查询功能，可以对档案进行有效分类，方便查询。

公路档案信息化管理主要是对公路档案中的文书档案、财务档案以及技术档案等建立相应的数据库，使得公路企业的档案信息得以共享。通过对信息技术的合理利用，极大的弥补了传统档案管理中的不足，对公路企业实现转型升级具有重要的推动作用。

二、目前公路档案管理信息化建设的现状

（一）公路档案管理制度不完善

制度是保证政策落实的基础，公路档案管理信息化建设必须要有完善的制度作为保障，这样才能让档案管理人员做到有法可依。但是目前，部分公路企业档案管理的信息化程度并不高，基础业务能力不强，部分公路档案管理的质量不高，此外，在不同时期以及不同类型的公路档案难以实现相融。同时公路管理过程中缺乏明确的目标，有些公路档案管理在信息化建设的过程中缺乏统一的标准以及流程，使得公路档案信息化建设收到了极大的阻碍。虽然有些公路企业使用了信息化档案管理方式，但是由于缺乏相应的制度保障，因此对传统的模式依赖程度较大，并没有实现完全的信息化。

（二）缺乏专业的信息化管理人员

公路档案管理人员的专业水平以及职业道德素质会直接影响信息化建设的进程。档案信息化建设需要有专业的档案管理人员以及具备创新的思维，并在工作中及时探索与改进档案管理形式，以便能够在实践中提升信息化水平。但是，目前有部分公路管理单位的档案管理人员缺少专业知识，对信息化管理的认识不够深刻，对信息化管理的利用程度不高。同时公路单位在引进人才时，没有制定严格的审核计划，往往是对档案管理人员基础知识的考查，对档案管理人员的综合素质没有进行详细的了解，因此，具备较强应变能力以及创新能力的档案管理人员较少。

（三）公路档案管理缺乏统一的管理方式

由于公路单位的部门比较多，涉及的人员数量比较大，需要处理的档案较为繁杂，因此公路档案管理部门以及所属的各分局之间都会存在相应的差别。在传统的纸质化档案管理过程中部分公路档案管理部门已经形成了不同的管理习惯，使得在信息化建设的过程中档案的分类、整理以及标注方式都存在一定的差異性，这就使得公路档案管理标准难以统一。此外，由于管理方式的差异性，加上部分公路档案管理部门没有根据自己部门的实际情况制定相应的档案管理系统，因此在使用其他公路企业的档案管理系统时就会出现一定的难度，这不利于公路档案管理的信息化建设。

三、公路档案的信息化建设有效管理的对策

（一）建立健全信息化管理机制

公路档案的信息化建设需要完善的制度以及规章进行管理，由于公路档案涉及的信息量比较大，部分档案的更新速度较快，因此在档案的搜集以及真理方面具有一定的难度。这就需要公路档案管理部门根据本单位的发展情况，制定出适合公路档案信息化发展的管理体制，以便确保档案信息化建设的规范化以及制度化。让档案管理人员做到有法可依，推进信息化建设的进程，提高档案管理人员的工作效率。比如：档案管理单位应该成立数字档案馆，对档案进行数字化管理，以便能够对已经公开的公路档案内容实现共享，从而满足社会对公路档案的使用需求。同时档案部门可以借助互联网的优势，搭建信息共享平台，拓宽信息渠道，让社会各界了解公路的建设以及发展，针对社会各界提出的意见，及时寻求解决方案，提升公路档案管理信息化水平。此外，在信息化体制的建设过程中，管理层应该制定相关的岗位职责，明确档案管理工作人员的工作责任，尤其是对特定档案资料的安全性以及保密性方面，应该设定专门的管理人员，防止档案丢失，确保档案的安全。

（二）加强专业化、创新型档案人才队伍建设

人才是公路企业发展的推动力，创新型、专业型的人才队伍能够为企业的转型升级注入活力，促进企业的现代化进程。因此，公路档案信息化建设的过程中，应该加强人才队伍建设，提升档案管理人员的专业水平，促进公路档案管理信息化发展。人才队伍的建设需要从两方面进行：

首先，在人才引进上，公路主管部门应该制定明确的招聘计划，在人才的选择上不仅要考核应聘人员的专业知识，还应该对应聘人员的综合素质进行测评，公路档案管理要使实现信息化建设不仅需要专业能力强的人员，还需要具备一定的创新性以及探究性，这样在档案管理的过程中，就能够得心应手，利用新技术开发档案管理新途径。

其次，对于公路档案管理内容的工作人员来讲，公路主管部门应该定期组织信息化档案管理培训会议，让档案工作人员充分了解信息化档案管理的重要性。同时让档案管理人员树立无纸化办公的理念，学习信息化档案管理的技术技巧等。公路主管部门还应该聘请高校的专家以及教授等来单位指导工作，帮助档案管理人员解决信息化建设过程中出现的具体问题，优化档案管理内容。此外，公路主管部门还可以派档案管理人员到国内外档案管理信息化程度较高的企业学习先进的管理经验，并根据本单位的发展情况，制定出详细的档案信息化管理措施。

（三）建立标准化、统一化的管理方式，实现信息共享

公路档案信息化建设需要完善的管理方式，从上到下都应该具有统一、规范的管理模式，否则在信息化建设的过程中就会由于方式不一致或者工作模式不统一，而阻碍信息化进程。首先，公路主管部门应该建立信息化档案管理的框架，然后各级档案管理部门根据本单位的发展情况将档案管理工作进行细化形成合适的信息化档案管理系统。

目前，数字化改革已经成为公路档案管理信息化建设的基础，除了要将纸质档案转变为电子档案以外，还要完善公路档案信息库，这样就可以解决纸质档案难保存，所占空间大，查询不方便等问题。同时还可以有效满足社会各界对公路建设信息的需求。但是，信息库建立之后，需要档案管理工作人员及时补充资料，根据公路的建设以及发展等相关动态，实时更新和完善资料库，这样就能信息库中档案的有效性以及全面性。公路档案管理部门应该充分借助互联网平台，建立资源信息共享系统，实现公路信息資源共享。比如：对于一些文书档案，可以借助共享平台进行公开，让民众有效了解我国公路建设的进程。对于一些可开放的技术档案，也可以进行共享，从而突破公路建设中的技术难题。对于一些财务档案也可以利用共享平台进行公开，从而加强对公路建设过程中资金利用率的有效监督。这样就可以极大的拓宽信息来源，同时通过共享平台，社会各界可以具体了解到公路工程建设方面的信息。通过对公路信息的查询与监督，提高了公路建设效率。

此外，公路档案信息时电子政务管理中的重要信息来源，因此，公路档案信息化发展的过程中应该有效的结合电子政务，充分发挥公路档案的作用，统一规划，加强对信息化档案管理的领导，从而促进公路档案信息化建设的稳健运营。

三、结语

综上所述，随着经济的发展，公路档案工作面临很大的挑战与机遇，新形势下，公路档案管理部门应该加强信息化建设，提高公路档案管理的信息化水平，提升档案管理工作效率。档案管理部门要从思想上重视档案馆信息化建设，建立健全信息化管理的体制机制。其次，加强专业化、创新型人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质。此外，公路档案管理部门应该建立标准化、统一化的管理方式，实现信息共享，进一步提升信息的利用率，从而促进公路企业稳健运营。

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（作者单位：甘肃省定西公路局）