如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性

陈洲

海口市城建档案馆 海南 海口 570208

基建工程档案即以各种各样形式保存的关于工程项目各个环节的文件资料，是工程建设中一项必不可少的工作。工程档案具有真实性、客观性，涉及工程的各个方面，是整体工程活动的直接反映。完整规范的工程档案是提升工程质量的直接实现途径，有利于促进企业的稳定发展。但在一些具体的工程项目中，企业往往会忽视工程档案的重要性，而注重工程切实实施进度，从而导致工程档案归档工作的滞后。

1 基建工程档案的完整性

1.1 成立专业基建工程档案材料部门

要提高工程档案的完整性，首先要设立专业的档案材料收集部门。档案材料收集部门通常在工程项目申报初始阶段成立，为申报工程项目等后续工作做准备。成立专业档案材料收集部门，招收专业工作人员为部门支柱力量，同时制定相关的部门管理机制与员工激励制度，从而为部门工作提供制度保障。在基建工程项目申报至完工过程中，部门对工程有效材料进行跟踪收集，统一进行整理归类，不断完善工程档案系统，为工程档案归档提供材料。

档案工作人员是档案建设工作的核心灵魂，对档案建设工作具有重要影响。因而在成立专业档案材料收集部门时，应严格筛选部门工作人员，进行择优录用。工程项目从申报至完工，整个过程环环相扣， 信息复杂多样，因此工作人员的能力素养在很大程度上决定了材料的质量。非专业工作人员在档案材料的收集与整理方面能力欠缺，不仅会导致材料整理不当，还会造成档案建设工作效率低下。档案材料涉及工程项目的方方面面，是由多个部门信息整合而成，不仅在设计部门有材料，在管理部门也有材料，因此基建工程档案材料具有分散性、复杂性，这也是档案建设工作内容繁多的原因之一。因此要确保档案材料的完整性，成立专业的档案材料收集部门是必不可少的。

1.2 建立完备的档案分发监管机制

工程项目正式进入施工环节后，由于工程建设过程复杂，相关管理部门职能任务繁重，日常需要处理很多工程事项。工程管理部门既要关注施工过程的各个重点环节，又要兼任材料的分发任务，因而任务繁多，当各项任务集合在一起时容易导致工作失误的可能性升高。根据施工实际情况，在管理部门进行材料分发时，应建立相应的监管机制，通过监控系统对分发过程进行有效监督以防出现工作差错，从而提升档案材料的完整性。

1.3 提高施工人员的归档意识

工程项目的每一个体对档案归档的完整性都具有直接影响作用，因此提高施工人员的归档意识对档案建设工作有极大的促进作用。在选用档案建设工作人员时，应选用专业性的素质人才，从而从源头确保建设工作人员团体的工作能力。除此之外，在正式启动实施工程项目之前，应对施工人员进行专门培训，通过活动、讲座等形式为施工人员宣传归档建设工作的必要性，在宣传过程中提高施工人员的归档意识，培养每个人的归档责任感。而有些单位却忽视了正式施工前培训活动的重要性，这对保障档案的完整性是不利的。

2 基建工程档案的规范性

2.1 工程档案的规范性对工程建设的作用性

除了档案的完整性，还有规范性也对工程建设有重要作用。在工程完工后的运行与维护过程中，规范性的地位逐渐凸显并成为重要影响因素。工程档案是否规范决定着档案资源的质量，档案资源为后续工程投入运行与维护提供数据参考，有利于提高后续工程运行与维护的工作效率，促进工程利用资源优化。因而在工程档案归档工作中，建立相应的管理与监督机制，对工作人员与工作过程进行有效监管，辅之以激励制度，提高工作人员的归档责任意识，以负责热情的态度投入归档工作，从而提高工程档案建设工作的规范性。

2.2 提高档案资料的有效性措施

首先对档案建设工作进行全面规划，对档案材料的采集、整理、归档制定时间计划安排表，根据计划表严格开展归档工作，以确保工作效率。在采集、整理、归档的各个环节进行细分，一步一步落实每一个过程。最后归档时，对档案材料进行分门别类、组装成卷，并且通过电子标签进行基本信息标注，以便于后续工作的查找与翻阅。纸质存档的同时进行电子存档，确保双重保障，对档案进行有效保护，防止档案丢失。除此之外，在档案借用方面也要严格把关，对借用人员信息、借用时间、借用档案进行明确记录，从而达到提高档案规范性的效果。

3 开展基建档案工作的基本要求

在档案建设工作中，需要把握工作重点，遵循步步落实的原则。其中有效提高与保障档案的完整性与有效性是重中之重，对于促进档案建设工作以及工程建设有重要意义。

3.1 严格遵循档案建设工作基本原则

工程项目主体应严格遵循档案建设工作的基本原则，首先要建立健全的档案建设管理与监督机制，为工作的顺利展开提供制度依据与保障，在档案建设工作中发挥监督执行力。实行确切的奖惩制度，对出现失误的对象进行惩罚，对积极认真的对象进行奖励，通过奖惩有效激励工作人员的积极性与务实性。其次应与实际情况相结合，做到实事求是以确保档案资料的真实性、客观性，严厉禁止虚报行为。在施工人员当中宣传归档责任精神，人人树立良好的归档意识，激励大家共同参与为归档工作献出自己的力量。施工操作人员对每天的数据与资料进行及时记录后上报管理部门，档案建设部门及时收集，在整理环节时仔细检查并且查缺补漏，确保档案资料的完整性。另外，应选用专业人才为归档工作提供基础动力，归档工作人员应具备过硬的自身条件与良好的思想认识，在工程档案建设工作中秉持认真负责的归档职业精神。

结 语：

档案建设对于基建工程具有重要作用，有利于促进基建工程发展的稳定性，也为后续评估提供了数据基础。而档案建设工作的重点在于有效把握归档资料的完整性与规范性，工程主体应严格遵循归档原则，通过建立管理与监督机制、提高施工人员的归档意识等措施有效提高归档资料完整性与规范性。