地方本科院校大学生档案意识现状及对策研究

谭春锦

本文以河池学院在校大学生为调查对象，对生活中常见的档案问题进行调研，了解大学生档案意识现状，根据调研结果，结合地方本科院校的特点提出相关建议。

一、河池学院在校大学生档案意识现状

本次问卷以问卷星的形式展开调查，随机给校内学生通过扫描问卷二维码进行填写，共有358位学生参与调查。此次调查设置了与学生利益密切相关的13个问题，包括档案基本常识、档案的转递及查询方式、档案知识获取途径、档案知识需求方面。问题及学生答题情况如下：

档案的基本常识部分有四个问题（见表一），均为最常见、与学生关系最为密切的内容。调查显示，学生具有一定的档案意识，知道档案具有凭证与参考作用，知道在办理诸多重要事情时需要用到档案。但是他们对学生档案内容的认识严重不足，有67.32%的学生不知道大学生档案内容有哪些。

档案的转递及查询方式（见表二）是与学生关系最为密切的部分，关系到学生毕业后是否知道自己档案去向，万一遗失或需要补办相关证件该如何快速解决问题。调查结果显示，63.41%的学生知道一般情况下，毕业后档案会转到自己工作单位。但如果毕业后进入不具备人事档案管理权限的民营企业时，只有21.23%的人知道要放在人才交流中心，差不多30%的人不知道该放哪里。最后两个问题与学生关系紧密，但大部分學生不太了解如果遇到这些问题该如何处理。

档案知识的获取途径有3个问题（见表三），调查结果显示，学生获取相关知识的途径主要来源于老师及网络。笔者所在部门曾在学校做过档案意识及档案相关法律的宣传展板，持续时间为一个月，调查结果显示，仅有21.79%的学生看过，可以看出展板宣传效果甚微。学生更乐意接受的宣传方式是微电影、戏剧、关注公众号等，公选课及讲座也是学生呼声较高的方式。

档案知识需求部分有3个问题（见表四），调查结果显示，学生还是有强烈档案知识需求，95.53%的学生认为大学生在校期间应该接受档案知识的培训。如果学校开设与档案相关的公选课，76.54%的学生会选修。最后一题是问答题，大学生对增强档案意识提出建议，大部分同学还是希望加强宣传力度，但是要改变宣传方式，视觉宣传更容易被接受，其次是开设公选课、讲座、参观实践等。

二、提升大学生档案意识的对策

档案意识是对档案的含义和重要性有所认识。笔者认为档案意识不仅是对档案含义和重要性的认识，还包括对档案信息获取途径的认识。

调查结果显示，目前大学生已有一定的档案意识，了解档案的基本常识并知道档案的重要性。但是对于自己档案的内容及如何获取自己所需档案或相关信息并不熟悉，这就需要各个学校根据自身的特点来制定相应的对策。以笔者所在学校为例，本校在校生1.3万余人，设有综合档案室，配备2名专职档案管理员，每年经费投入2万元。面对这种情况，学校没有足够的人力、财力去进行档案意识的宣传及教育工作。笔者根据调查结果，并结合地方本科院校的特点，总结出以下措施提升大学生的档案意识。

1.领导重视

在地方本科院校，由于人力、物力、财力有限，档案部门一般配备2-3个专职档案管理员，档案工作人员工作任务重，工作量大，无暇顾及档案的宣传教育工作。如果学校领导足够重视档案工作，重视对学生档案意识的培养，在学校领导的关心下，各部门相关人员就会努力去解决这个问题。以笔者所在学校为例，学校重视对学生信息素养的教育，每到开学的时候都会带新生到图书馆参观，介绍图书馆的相关知识，并且学生学习完之后进行考试，考试合格者才给开通借书证。 这样做可以让学生对图书馆有所了解，便于以后能更好地利用图书馆的信息资源。同理，领导如果能重视对学生档案意识的培养，那么档案室也可以采取类似的措施，在新生开学时做介绍并考核，这将有利于增强学生的档案意识，便于日后对档案的利用。

2.逐级培训

笔者的调查显示，63.32%的学生获取档案相关信息主要来源于自己的老师。并且根据笔者在档案室工作的经验，大部分毕业生因档案遗失或缺漏来学校补齐相关材料，首先找当年的班主任或任课教师，有些班主任或任课教师不太了解情况，介绍他们到学工处或教务处进行咨询，再通过学工处或者教务处找到档案室，学生为此奔波不已。

学生获取档案相关信息主要来源于老师，但老师的档案意识也不高，会给学生指错方向。学校可通过逐级培训的方式进行教育。首先由学校档案室的老师对各学院的辅导员进行培训，辅导员再对班主任进行培训，班主任通过开主题班会的形式让学生了解档案，提高档案意识，便于以后利用，不用奔波于多个部门之间。

3.创新宣传方式

一是微信公众号的信息推送方式。微信是学生经常使用的社交软件，大部分学生也会关（下转22页）（上接34页）注学校的微信公众号。微信公众号推送的信息语言通俗易懂，图文并茂，是学生易于接受的一种信息传递方式。档案宣传应以与学生关系最为密切的内容为主，例如学生档案的内容，档案的转递，学生档案的管理，遗失相关证件如何处理等。信息推送时间重点放在每年新生开学、国际档案日、毕业生就业季。微信公众号受众面广，大学四年，如果每年都有接收档案宣传的相关信息，在潜移默化中就能提高学生的档案意识。

二是微电影、戏剧、宣传片等的新型宣传方式。相对于传统的静态宣传方式，现在学生更易于接受动态的视觉宣传方式。单纯宣传档案的相关知识比较枯燥，缺乏趣味性。例如广西师范大学以学校的历史为主线，以学生为主人公，拍摄了微电影“时光.独秀”，13分钟的微电影，给人们展示了学校的历史及现状，让人们在短时间内对学校印象深刻。除此之外，还以广西省立师范专科学校首任校长杨东莼为主人公，创作了大型校史话剧《杨东莼》，新型的校史宣传方式受到了广大师生的喜爱。档案与历史紧密相连，把档案知识融入到学校的历史中，通过新型的方式向学生宣传学校历史及档案知识。

三是举办与档案相关的比赛。大学生课业没有高中时候繁忙，参加丰富多彩的活动是学生提升自我的良好选择。学校可以举办与档案相关的比赛，寓教于乐。例如广西师大举办的校史故事动漫、平面作品创作大赛、校史（院史）题材话剧剧本创作比赛等。把档案相关知识融入到学校其他相关比赛活动中，比如秘书职业技能大赛。

4.结合地方特色开展档案教育

档案与历史密不可分，地方本科院校可结合地方历史特色开展档案教育。档案教育包括课堂教育与实践教育。课堂教育内容以档案基本常识及与学生利益密切相关的信息为主，课程应注重知识性和趣味性相结合，以案例教育为主，激发学生的学习热情。除了课堂教育，教师还可以带学生走出课堂，到地方具有特色的历史景观、纪念馆、档案馆的爱国主义教育基地进行参观学习。每个地方都有自己特色的景观或者纪念馆，例如百色的“百色起义纪念馆”，桂林兴安的“湘江战役纪念馆”及秦朝时候建立的灵渠，桂平的“金田起义纪念馆”等。在参观的过程中，老师要结合档案课程进行讲解，例如什么是档案，档案与文物的区别，档案的种类，纸质档案的保护技术，保管条件等等。地方本科院校的优势就是可以以就近为原则，依托地方特色资源，通过参观学习，激发学生学习的兴趣，能更深刻地理解课程内容，知道档案的重要性，进一步提高档案意识。

注：河池学院2018年校级课题。课题名称：地方本科院校大学生档案意识现状及对策研究。课题编号：2018XJJQN003

（作者单位：河池学院）