浅谈事业单位档案管理存在的问题及改进策略

赵红梅

在我国事业单位发展过程中，档案的收集和整理工作是单位顺利发展的一项重要基础，尤其是在记载单位的发展历程、领导决策以及人事变动等方面具有十分重要的参考价值。因此，提高一个单位的档案工作水平是十分必要的，然而目前的事业单位档案工作中却存在着诸多问题亟待解决。

一、事业单位档案管理工作的作用

从工作性质方面来分析，档案的收集和管理工作对政策性和保密性要求较高，是一项高度专业化的工作，因此管理部门应当重视档案工作方面的内容。档案文件资料是我国事业单位内部信息的重要载体和主要的信息源。档案收集管理工作的顺利开展影响到单位资源是否能够有效开发，尤其是当今社会高速发展，顺应社会发展趋势，工作部门建立系统、民主、科学的管理制度，对单位的生存和发展都有着十分重要的作用。在我国事业单位中，档案管理工作无疑已经成为了保证单位能够协调有序并且高效运行一项工作。

二、我国事业单位中档案管理工作现状分析

1. 事业单位对推动我国社会经济发展、促进社会主义现代化建设方面起着十分重要的作用，近几年随着事业单位的不断改革，通过不断的探索和实践，在档案管理方面的工作也取得了十分喜人的成果，然而就目前调查的结果显示，仍然有一部分事业单位的档案管理制度依然有待完善，由于档案收集和整理工作制度的不健全导致内部重要文件遗失的事情也时有发生，这种不完善的工作制度既不利于单位发展，同时也会由于制度的欠缺而对其他部门工作造成意想不到的损失。由此可见，建立一套完善的档案管理工作制度是档案管理工作中亟待解决的工作重点。据调查结果显示，档案工作之所以不被重视，主要原因是单位人员在对档案工作的认识方面存在着一些误区。档案的收集和管理工作并不是简单的抄写记录，虽然档案的收集管理工作不能为单位创造经济收益，但是档案工作依然是事业单位的一项重要工作。

2.档案的收集整理工作是一项十分繁琐但是连续性极强的工作，因此在人员的投入方面有一定的需求，如果没有足够的人力支撑，在进行档案的收集和管理工作过程中必然会出现各种问题。但是目前我国事业单位在人员的编制方面对人员数量具有一定的限制，在为数不多的人员中分配到档案部门的人更是进一步的减少，这样一来就造成了档案管理工作人手不够，不能满足档案收集管理工作的正常开展，所以很多事业单位的档案管理方面的工作就由其他部门人员兼职处理。这种情况的处理虽然在人力利用率方面实现了最大化，但是由于档案整理人员的非专业性，在档案整理工作时常会出现偏差，经常造成本应归档的材料不能及时归档，甚至有一些重要的资料丢失的情况也时有发生。同时随着我国事业单位聘用制的实行，工作人員流动性增大，造成档案管理部门的人员调动更加频繁，十分不利于档案工作的顺利开展。

三、我国事业单位档案工作提升策略

1.加强对档案管理的重视程度，提升投入力度

要想改变我国事业单位档案工作的现状，首先就要让工作人员在思想上对档案收集管理工作有一个正确的认识，适时的进行档案重要性的普及宣传工作，以期达到培养全体工作人员对档案管理重视的目的。只有对档案工作有了足够的重视，才能（下转47页）（上接55页）调动部门工作人员的积极性，只有长期进行普及工作，才能让全体工作人员对档案的重要性有深刻的理解和认识。其次，就是要加强我国事业单位工作人员对档案工作有一个整体的科学性的认识，在进行档案收集工作时要采取科学合理的方法来管理，能够保证在完成工作量的同时保持工作质量，提升工作效率。

2.提高从事档案工作人员的专业技能

由于档案收集管理工作对政策性和专业技能要求较高，因此从事档案管理方面的工作人员应当具备较高的综合素质。档案管理部门可以建设一支具有专业知识的档案管理队伍，以此来提高档案部门的工作效率。同时可以合理利用部门资源，对档案管理队伍的组成人员进行相关的专业培训，在提高其专业技能的同时，也对其个人素质的提高具有一定的帮助。除此之外，从事档案管理方面工作的人员也需要在实践工作中，通过不断的积累总结经验，合理利用自身专业知识技能优势，对档案管理工作进行改进和完善。

3.善用信息化手段，改进档案管理功能

随着我国社会的发展，如今信息化已经成为一种潮流，无纸化办公已然成为单位办公未来发展的方向。信息化的普及对档案的收集和管理工作提供新的工作思路，在为工作提供便利的同时，也对工作人员的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技来提高档案管理工作的工作质量，同时提高工作效率成为档案管理工作人员需要探索的新思路。

（作者单位：河北省科学院）