运用信息技术提高医院档案信息资源共享水平

文·朱立香

随着对档案工作认识的深入、技术的发展和法规标准的完善，数字档案离我们越来越近，这顺应了时代发展的潮流。在互联网不断发展的形势下，档案数字化改革呼声也越来越高，只有在产生、归档和管理等各个环节规范化的共同作用下，才可以配合其他的条件推进。目前电子文件存在着来源广泛、业务伴生、三元合一、依赖系统以及形式多样等问题，现有的档案信息管理系统功能已不能满足各部门的多样化需求。怎样提高档案信息资源的共享程度，高效率的帮助用户解决问题就显得极为迫切。通过医院档案管理工作实践调研和日常工作经验，发现目前医院档案管理工作存在的问题，主要表现在档案查阅流程复杂、速度缓慢、查阅难度高、查阅效率低及档案信息管理系统功能模块有限、权限设置清晰度不够等，导致医院档案查询不能精确高效，降低了工作效率。

一、利用质量管理工具PDCA循环归纳

PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即计划、执行、检查、处理。在质量管理活动中，要求把各项工作做出计划、实施计划、检查效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。本文主要是在初步确定影响医院档案管理工作的问题是医院档案信息资源共享效率低下的前提下，对其进行归纳分析，发现这些问题主要表现在医院档案信息资源、系统内部动能、档案工作流程、档案机构、档案安全、档案工作制度六个方面（见图一）。

二、影响医院档案信息资源共享效率的主要原因分析

（一）档案信息资源

档案信息资源是开展档案管理工作的基础，也是见证医院可持续发展的宝贵财富。目前医院档案信息资源主要包括文书档案、实物档案、科研档案、设备档案、基建档案等，档案数量甚多。由于档案信息来源广泛，分类不到位的情况多见，并且档案数字化程度有限，这一定程度上限制了档案共享效率。另外，档案室内的纸质档案目录数据、电子文件移交数据目录以及档案缩微目录信息都是由多人进行录制的，由于人和人的认识理解不同，录入信息的标准会出现差异，也会阻碍档案信息资源的共享。

（二）系统内部动能

系统内部动能是从档案工作根源出发，借助外部技术条件改善档案机构基础设施，提升档案管理能力。系统内部动能主要表现在系统软件接口的衔接、系统功能模块的多样性和系统权限设置几个方面。系统软件接口是档案科室内部与外部的重要纽带，可以帮助档案管理者简单便捷地将内网文件（OA）进行在线归档，实现档案信息资源共享，提升档案工作效率。系统权限设置中用户模式主要包括维护类用户、查询类用户以及管理类用户，用户权限设置不清晰会导致档案管理工作顺序紊乱，用户查阅档案体验感差，影响档案服务质量，从而降低档案管理工作水平。

（三）档案管理工作流程

档案管理工作主要包括档案接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务，这些环节是依据社会实践需要而定制的。档案利用服务是档案价值实现的途径；档案借阅流程的顺畅性和档案检索途径的多样性会提升用户满意度和体验感；编辑研究会为用户提供集中的、系统的的档案资料，满足用户个性化的需要；档案查阅结果的反馈意见可以用于研究档案利用趋势，提高档案服务质量。这些环节环环相扣、紧密相连，其中任何一个环节出现问题，都不利于档案信息资源的共享。

（四）档案机构人员

档案机构的基础建设设施、内部可操控技术以及档案管理人员是档案管理工作开展的坚实保障。档案基础设施主要包括管理环境、标准规范、网络环境、档案信息资源、资金筹措、人力资源等。信息技术作为进行档案现代化管理的核心要务，由于技术要求高、资金投入高，一定程度上也会抑制档案机构信息资源共享水平。另外，具有高级信息素养的档案管理者是档案信息化建设和发展的关键，而建设一支高层次复合型人才队伍，使之具备档案信息的评估能力、组织能力以及档案真实性、完整性、安全性和可读性的维护能力，以目前医院的条件和实力非常困难，这也是医院档案信息资源共享的不利因素。

（五）档案安全

影响档案安全因素主要包括档案物理安全、档案信息安全以及档案环境安全。档案物理安全是实现档案信息资源共享的基础，一旦档案出现丢失或损毁现象，会使信息共享沦为空中楼阁。档案信息安全是保证档案信息资源原始凭证价值的屏障，网络层、数据层和应用层若出现漏洞，会使档案的真实性受到质疑，影响人们对档案的认可度。档案环境安全主要包含软硬件环境和系统应用环境，没有良好的档案环境安全，档案信息管理系统的正常运行无法保证，也会影响档案信息资源共享水平。

（六）档案工作制度

档案工作制度是开展档案工作的风向标，只有依据档案法规政策修改完善适用于本医院的档案工作制度，才能保证档案工作正常运行。档案工作制度缺失，会造成档案工作流程秩序紊乱，为档案信息安全带来风险；档案工作制度不规范，无法确保档案信息资源的完整性、系统性、标准性，不能让医院所有的档案信息资源都有迹可循，也不能最大限度地满足用户对档案各种需要，自然也会阻碍档案信息资源的共享。

三、解决问题的建议和措施

（一）加快信息化建设，完成档案综合管理系统与OA等相关系统的接入，深度挖掘档案管理系统的其他功能，巩固信息技术管理系统平台的建设成果。要根据维护类用户、查询类用户以及管理类用户对系统权限进行更新设置，充分发挥各类数据用户的作用。通过利用档案综合管理系统与OA等其他系统的接入，更好地实现在线归档、实施归档、全流程系统管理以及档案信息资源共享。要加强内部工作流程控制，理顺部门内部的业务活动单元及其之间的信息流关系，实现部门内部档案信息和工作流程信息的集成与共享，便以于部门领导和医院领导全面掌握档案工作流程的情况和信息，如工作计划、工作质量、存在问题以及馆藏状况、档案利用情况现状等，为领导决策提供依据。

（二）依据相关的法规标准，修订医院档案管理工作制度，明确档案的收集范围、整理规范、保管措施、移交期限，简化档案利用手续，为档案信息资源共享夯实基础，促进医院档案工作可持续发展。另外，认真贯彻领会《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18891-2016）要义， 掌握电子文件管理的理论技术方法，加速推进档案管理方式的转型升级，为档案信息资源共享提供物质平台和技术支撑。

（三）构建三防三备安全保障体系。档案安全是档案管理工作的重要组成部分，保证档案安全不仅仅是信息技术安全，还要从档案安全管理制度、方法以及执行力度几个方面着手。要建立安全防范机制，配备必要的安全设施设备，保证档案实现异地备份、容灾备份以及异体备份的存储环境。要制定保障档案信息安全的管理制度，从管理理念和增强工作人员安全意识方面，实现物防、技防和人防三位一体，保证档案信息安全。

（四）顶层设计是一种充分体现全局性、发展性、长效性的总体管理思路。在成本投入有限的情况下，利用顶层设计方法，会对数字档案室的有效建设与持续发展有保障作用。它可以对管理体制、功能模型、数据结构组织变革等进行统筹规划，确定数字档案室建设的国家战略和顶层框架，打破当前自上而下的基层推动模式，树立整体观念和全局意识，避免“档案信息孤岛”出现，避免低水平的重复建设，最大限度地提升人力、物力和财力的使用效率。