烟草制造企业的成本核算信息化探索
2019-03-09林云帆
【摘 要】 在我国,信息化手段与财务相结合,最早是从总账开始的。上世纪90年代初,涌现出一批财务软件,比如用友、金蝶等等,让广大财务会计工作者逐步告别了手工记账。在经历了多年的财务软件普及以后,出现了财务业务一体化的浪潮,财务人员从最初的做帐向上游延伸,转向企业资产管理的方方面面。财务业务一体化与原来的财务软件相比,不止是信息化手段运用于生产、供应链、销售等等环节,更涉及到企业管理和企业规章制度,信息化实质上是一个规范人的动作的工具。本人的研究基于制造业企业,下面,从某卷烟制造企业的成本核算信息化案例入手,探讨制造业成本核算信息化的相关问题。
【关键词】成本核算 信息化 烟草制造
相对其它行业而言,烟草行业是一个工艺清晰、流程简单的行业,因此对烟草行业,特别是卷烟制造企业来说,其原料采购、产品销售等都属于比较容易控制的环节,但对企业的生产过程控制却较为复杂,那些涉及到企业生产成本的关键点,逐渐成为了烟草制造企业成本控制的中心。以下针对某中烟的成本核算信息化的进行具体分析。
一、 信息化改造总体方案
某中烟成本核算按“品种法和分步法、分项结转”相结合的方法进行成本核算。制丝车间从仓库领出单等级烟叶、烟梗、薄片,直接归集到品牌烟丝。在生产过程中加入香精香料等,计算出对应品牌烟丝的成本。卷包车间从制丝车间领用品牌烟丝进行卷烟生产(通过自制半成品转移从制丝成本中心转移到卷包成本中心),在生产过程中,领用主要材料。在领用时,专用材料要指定到具体的产品上(成本对象),全部产品共用材料不用指定,月底通过全部产品完工产量进行分配。部份共用材料的分配通过材料消耗定额进行分配。月底时,从存货核算取相应的完工产品,同时录入相应产品的在产量。辅助生产车间的水、电、汽、空压、空调成本在成本核算中直接分配,先计算出对应辅助服务的完全成本,再进行分摊。
二、成本中心
1、成本中心的概念
对卷烟制造业来说,成本中心可以简单理解为一个工作单元,或者说一个生产工段。每个成本中心都有投入,有产出。成本计算过程中按成本中心归集投入,并将这些投入按照一定的方法分配到产出上,就得出这些产出的成本。
成本中心划分得越细致,就越能体现产品的过程成本,就越能为成本控制提供有用的数据,但相应的成本计算工作量也会增加;成本中心划分得越粗放,就越难体现产品的过程成本,成本数据对成本控制的决策支持作用越不明显,但成本计算的工作量就比较小。
2、按成本中心计量各种投入
按上述原则设置成本中心后,每个成本中心的投入都要单独计量,每種投入在发生时就应该指定到该投入由哪个成本中心承担:
1、物资领料出库时,要指定为哪个成本中心领用;
2、计提固定资产折旧时,应指定该折旧由哪个成本中心承担;
3、职工薪酬(包括工资、福利、社保、公积金、年金等全部为职工支付的费用)在发生时就需要明确哪个成本中心承担多少;
4、费用报销时,应指定该笔费用应由哪个成本中心承担;
5、每种燃料动力都要分配到各个消耗该燃料动力的成本中心,如空压要分配到成型中心消耗多少、卷接包中心消耗多少等等;
6、对于两个成本中心之间传送环节的投入,如膨胀烟丝由膨胀烟丝柜输送至品牌烟丝混合搀兑所发生的各种投入、品牌烟丝风送至卷接包成本中心所发生的各种投入等,全部作为接收成本中心的投入,不作为输出成本中心的投入。
3、多成本中心共用投入的分配
有些投入确实应该由多个成本中心共同承担,如制丝车间管理人员的薪酬、差旅费等应由叶丝、膨胀烟丝、梗丝和品牌烟丝四个成本中心共同承担,但按照上面“投入在发生时就需要按成本中心单独计量”的要求,也应该分配到共同承担该投入的几个成本中心。省公司领导要求两厂相同类型的共用投入应采用相同的分配口径,但分配比例可以根据实际情况有所差异。如两厂制丝车间管理人员的薪酬都按照叶丝、膨胀烟丝、梗丝和品牌烟丝四个成本中心的人员数量分配到这四个成本中心。
三、成本对象
1、成本对象的概念
对卷烟制造业来说,成本对象就是某个成本中心生产出来的产品(即成本中心的产出),该产品可能是有形的实物,也可能是无形的服务。
通常,一个成本中心的产出是比较容易辨认、并且具有相对同质性的。但有时成本对象却不太明确,如将什么作为动力中心的产出,此时需要合理确定成本对象。
成本中心设置会对成本对象设置产生影响。比如,如果将制丝车间设置为一个成本中心,其产出的成本对象就是各种品牌的烟丝以及让售的各种烟丝(包括膨胀烟丝);如果将制丝车间拆分为叶丝、梗丝、膨胀烟丝和品牌烟丝四个成本中心,则叶丝成本中心的成本对象是各个牌号(含膨胀烟丝)的叶丝,梗丝中心的成本对象就是各规格的梗丝,膨胀烟丝成本中心的成本对象就是各规格的膨胀烟丝,而品牌烟丝成本中心的成本对象是各个牌号的烟丝。
2、按成本中心计量成本对象产出
一旦各成本中心的成本对象确定,应按照成本中心计量各种成本对象的产出量,并记录该产出量分别被其他几个成本中心消耗量:
1、按叶丝成本中心归集各种叶丝的产量,如叶丝产出多少,膨胀烟丝A叶丝产出多少,其中叶丝被品牌烟丝成本中心消耗多少,膨胀烟丝A叶丝被膨胀烟丝成本中心消耗多少,直接让售多少,等等;
2、按膨胀烟丝成本中心归集各种膨胀烟丝的产量,如膨胀烟丝A产量多少,膨胀烟丝B产量多少,其中膨胀烟丝A被品牌烟丝成本中心消耗多少,膨胀烟丝B被品牌烟丝成本中心消耗多少,等等;
3、按梗丝中心归集各种梗丝的产量,如梗丝A产量多少,梗丝B产量多少,其中梗丝A被品牌烟丝成本中心消耗多少,梗丝B被品牌烟丝中心消耗多少,等等;
4、按品牌烟丝中心归集各种品牌烟丝的产量,如烟丝产量多少,其中烟丝被卷接包成本中心消耗多少,被卷接包成本中心消耗多少,直接销售多少,等等;
5、按成型成本中心归集各种咀棒产量,如380吸阻*120mm咀棒产量多少,400吸阻*144mm咀棒产量多少,其中380吸阻*120mm咀棒被卷接包成本中心消耗多少,400吸阻*144mm咀棒被卷接包成本中心消耗多少;
6、按卷接包成本中心归集各种卷烟的产量,如某卷烟产量多少,,其中已正式入库多少,尚未入库多少;
7、按动力成本中心归集各种动力产出,如水产出多少,电产出多少,蒸汽产出多少,空压产出多少,空调产出多少,其中水被叶丝成本中心消耗多少,被梗丝成本中心消耗多少,被膨胀烟丝中心消耗多少,等等。
四、成本计量
1、直接投入和间接投入
1)直接投入:指某个成本中心投入中能直接指定由某个成本对象承担的投入,结合目前两厂实际,这些都是原料和主要材料。例如,叶丝成本中心根据技术中心的配方投入生产的片烟、薄片能对应到相应的叶丝上,卷接包成本中心某个机台领用的材料能对应到该机台当时生产的卷烟上。
2)间接投入:指某个成本中心投入中在投入发生时无法直接指定由特定的成本对象承担的投入,结合目前两厂实际,这些包括报销的费用(如修理费)、员工薪酬和折旧(按月计量投入)、燃料动力消耗(按月计量)等以及生产车间领用的部分材料(如备品备件、办公用品、胶水等)。
2、投入计量
在计量某个成本中心投入时,需要区分直接投入和间接投入:直接投入在投入发生时就一定要指定承担该投入的成本对象;间接投入在投入發生时可不指定成本对象。
3、成本对象产出计量
在计量某个成本中心产出时,需要注意三个问题:
1)该成本中心是否存在尚未完工的成本对象,如果有,则需要确定其产量是多少,完工比例是多少。
2)需要区分该成本对象产出有多少已经转移到下一成本中心,还有多少留在该成本中心而没有被下一成本中心耗用;
3)已经转移到下一成本中心的产出,就成为下一成本中心的投入,此时需要区分这些投入在下一成本中心是直接投入,还是间接投入,如果是直接投入,不仅要指定这些投入转移到哪个下一成本中心,还要指定到该成本中心中具体的成本对象。
4、间接投入分配到成本对象
做完上述投入计量和成本对象产出计量,则每个成本中心的投入都已经很清楚了,接下来是要将每个成本中心的投入分配到其成本对象产出上,计算出每个成本对象的成本。
由于直接投入在投入发生时已经指定到对应的成本对象,就不需要再分配了,这个环境需要分配的就是间接投入。间接投入分配有如下两种情况:
1)如果该成本中心的成本对象具有相同的计量单位,如叶丝成本中心的产出都以“公斤(kg)”为计量单位,卷接包成本中心的成本对象都以“万支”为计量单位,则可直接根据该成本中心各成本对象的产出量分配间接投入;
2)如果该成本中心的成本对象计量单位不同,目前仅动力成本中心存在这种情况,就需要设定一个分配标准,将动力中心的间接投入分配到动力中心的各成本对象上。
在实际操作中,可以将所有类型的间接费用都按照一个固定的标准分配到动力中心的成本对象上,也可以针对每个不同类型的间接费用分别设置不同的分配标准。
5、成本在在产品和完成产品间分配
通过前面的处理,各成本中心每个成本对象的成本都已经计算出来。但每个成本对象的成本都可能存在没有完工的产品,我们需要将每个成本对象的成本在完工产品和在产品直接分配。
在NC5.02中,只要前述按成本中心计量各种成本对象产出的数据收集和录入工作顺利完成且核对无误,这一步工作将由系统自动完成。
6、成本结转
由于一个成本中心的成本对象会按照生产工序转移至下一成本中心,作为下一成本中心的投入,因而该成本对象的成本也需要转移到下一成本中心,这个过程就是成本结转。
成本结转需要按照实际的生产流程逐步分项进行,直到最终产品入库。
在NC5.02系统中,只要前面的数据收集和录入工作顺利完成且核对无误,成本核算岗位只需要点击一个操作按钮,系统将自动完成这一步工作。
7、方案的难点
1)在按成本中心计量各种投入时,几个成本中心的共用投入需要分配到各个成本中心。具体的分配方法需要人工确定,这就有必要进行讨论,统一两厂的分配口径。
2)目前两厂动力能源消耗计量的细度与成本中心设置的细度间存在一定差异,无法准确计量每个成本中心的动力能源消耗。这就有必要进行详细讨论,研究如何利用现有的动力能源消耗数据确定各成本中心的动力能源消耗。
3)动力成本中心的成本对象产出没有相同的计量单位,致使这些产出无法直接汇总求和,需要讨论如何将动力中心的间接投入分配到动力成本中心的各成本对象上。
8、对某中烟成本核算信息化的评价
1、 目标明确
随着NC成本核算系统的统一运行,某中烟的成本核算管理取得了较大的进步,配合新的成本核算办法,结合了当前行业的管理体制和公司管理模式的重大变化,完成了以下几方面的主要目标:
4.1.1 力求成本核算精细化
通过对NC成本核算系统的深入应用,使得某中烟的核算内容更加精细化,对重点内容、重点环节的核算方法更加细致,利用系统充分实现了以公司科学化、精细化管理的要求,如直接在系统中明确了烟叶采购成本的构成,重新界定了烟叶费用的核算内容,使烟叶成本核算更清晰、更明确,同时对烟叶精选加工、烟叶复烤委托加工、烟叶自加工、进口原料、外购烟丝、非生产领用原料、梗丝、让售烟丝成本核算等内容进行了进一步的细化和增加,从而使成本核算内容更加全面。
4.1.2 促进全面预算管理的有效性
采购计划的重要性不言而喻,它是采购成本核算的重要基础。成本核算系统上线以后,公司能够依托基于成本核算的采购管理模块进行原材料采购、调运等计划的编制,同时可以自动调用生产计划数据和产品结构数据(配方数据、辅料消耗定额数据等),自动进行各种原材料需用量(毛需求)的计算并查找库存数据,进而计算出净需求,并可以人机交互的方式确定最终的采购计划,该系统为采购计划管理水平的提高创造了条件。
4.1.3 逐步推进资金流、物流、信息流形成价值链
在某中烟,涉及到成本核算方面,无论是物流、资金流还是业务流都无法脱离信息流,信息流始终伴随着它们的运动,而信息流的管理模式和水平决定了物流、资金和业务的管理水平,公司进行成本信息化建设的重要目标就是要使企业有关成本的信息流更加畅通、快捷,使之能够更有效地支持其它三流的活动,信息流畅通是企业快速反应的必要条件。
2、 效果明显
成本核算信息化建设实施工作,不仅是对核算系统的统一,同时也是对会计核算内容的统一,是将烟草工业经营全过程纳入会计核算体系,实现部门归口、业务数据共享、环节管理,进而规范会计核算行为,解决数据可比性、实效性、准确性等问题。达到的效果如下:
1、构建完成了统一财务制度规范、统一基础数据的财务集中管控平台,实现财务业务一体化,满足集团财务管理要求。
在成本核算信息化建设前,各单位财务系统基本都脱离其他业务系统独立运行。财务人员不仅需要重复录入大量业务数据,而且当财务数据和业务数据不一致时,查错相当困难。
成本核算信息化建设完成后:1)构建统一财务制度规范、统一基础数据的财务集中管控平台。从系统上,机制上保障整个公司内控制度的贯彻执行。2)实现了各子公司多点在线做账,公司实时、动态对各子公司进行财务监管。3)实现了财务业务一体化的目标,减轻了财务人员的工作量,使得“数出一门,实时財务”成为现实,更为重要的是使财务人员从繁杂的数据录入中解放出来,使得财务人员有更多精力关注企业生产经营,能促使财务人员从核算角色向管理角色转型 。4)构建完整的报表应用体系,实现统一会计报表,提高报表编制效率和编报质量,在统一编码、统一科目和统一核算的基础上,各单位每月可自动生成所需的工业企业量本利报表、三项费用表等,提高了财务报表的准确定,及时性。
2、建立了基础数据代码标准化体系。
在成本核算信息化建设实施前,省公司乃至下属子公司没有一套统一的基础数据标准库,导致各种基础数据规范林立,数出多门,极大影响了全省信息资源整合的过程。
成本核算信息化建设完成后:1)建立全省统一的基础数据管理平台和数据交换服务平台,并在两子公司同步部署,实现全省基础数据标准化共享;2)制定全集团统一的数据交换服务标准。
3、打破信息壁垒,实现各单位间协同运作及集团信息全面共享。
成本核算信息化建设实施前,各单位管理信息系统之间并不能实现协同运作。成本核算信息化建设完成后,实现了省公司与下属各单位之间、下属各单位之间协同运作,不仅大大提高了工作效率,也密切了各单位之间的关系,加强了日常生产经营的协调性
4、实现管理精细化,流程化,促进集团管理向纵深发展。
成本核算信息化建设实施后,通过系统固化,规范了管理流程,使得管理进一步向纵深延展,更好地满足了管理精细化的要求。许多原来没纳入系统管理的业务,被纳入系统管理的范畴。当然,管理精细化是无止境的,随着管理水平的提升,管理对信息系统的需求必将更高,本系统必将结合某中烟管理要求,不断完善改进。
9、 问题与分析
尽管某中烟的成本核算信息化取得了一定的成功,但是随着使用的深入以及需求的不断变化,该成本核算系统也逐渐显示出其不足的一些方面,现将成本核算信息化存在的问题分析如下。
1) 生产成本核算需要进一步细化
在烟草制造企业,其生产过程是一个较为复杂的过程,特别是在卷烟制造工艺过程中,如制丝工艺,这个过程是工序最多,工艺流程最长,装备种类最复杂的一个过程,在该过程开展自动化和信息化应用对于提高制丝生产水平有十分重要的意义。但是目前的成本核算信息系统还没有在这方面进行非常精细的划分,生产方面的系统主要依赖于制丝线管控系统、能源动力中心监控系统以及烟叶料场大屏幕显示系统等,这些系统的集成,只是在一定程度上按照生产组织需要集成在一起,还没有形成完善的生产执行系统。
2) 成本核算与业务流程尚未达到完美契合
业务流程是集团为实现既定的经营或财务目标而进行的一系列活动,是连接业务和管理的纽带,在业务流程的活动过程中,包含有许多数据的收集、存储、汇总和输出。因此,在相应的成本核算流程设计的合理性、正确性、完善性以及有效性,都将直接关系到公司的经营活动质量。在某中烟的NC系统实施的过程中,针对成本核算模块的全新理念,公司也积极地对传统的成本核算方式和流程进行了一定的改善与优化,但是,在最近的成本活动中,仍然发现了成本核算系统中的流程与实际业务流程存在有一定程度的不契合,两者经常产生矛盾,影响了成本核算的持续进行。
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作者简介:姓名:林云帆(出生年份—1982年),性别:男,民族:汉,籍贯:福建莆田。职务:科长/职称:会计师,学历:大学本科,研究方向:财务管理,单位:福建中烟工业有限责任公司,所在省:福建省、厦门市、邮编:361012。