浅议国有企业基层办公室秘书沟通协调工作技巧

【摘 要】 随着市场经济的快速发展，很多大型国有企业基层也逐步开始设立办公室，对企业的日常运营进行统筹规划、上传下达，而基层办公室秘书直接面对一线职工，基层群众，沟通协调技能便显得尤为重要。本文结合实际，对新形势下，基层办公室秘书应具备的沟通技巧进行了简述。

【关键词】 国有企业 秘书 沟通协调 工作技巧

作为综合性服务部门，办公室在企业运营中处于核心位置，且职能相当广泛，它的工作直接影响到企业发展、规划布局、整体效率。而秘书工作者作为领导的参谋和助手，发挥着上传下达、会议会务、请示汇报、工作洽谈、调查研究、信访接待等作用，办公室秘书不仅要与上级部门做好汇报协调工作，及时领会要义，还要对下级部门做好传达沟通，与各部门之间协调配合，与外部企业做好洽谈。因此，语言表达能力的缺失，对于办公室人员来说如同“茶壶里煮饺子——有货倒不出”，沟通、参与、协调和组织作用也就无法发挥。

一、沟通协调职能

1.与上级部门的沟通协调

鉴于基层办公室工作职能的多样性，办公室秘书首先承担着与上级各部门沟通协调的功能，不仅要直接对接上级办公室，处理值班情况、会议排表、平安周报等，还要对接上级各部门，如行保、人力、财务、工会等各职能部门，办公室人员在沟通过程中要注意一下几点。

一是要明确自身定位，时刻铭记自己的助理身份，不要越权、擅自做主，在汇报工作时要以客观事实依据为基础，不要添加个人主观色彩，误导上级部门作出判断。二是要做好充分准备。汇报简明扼要，突出重点，条理清晰，在不瞒报、漏报的前提下，让上级部门能够直观、快速地了解实际情况。三是要对各部门职责分工有清晰的认识，对各部门分管工作有一定的了解，结合各部门不同的工作性质、职能、特点、一贯的处事风格进行有针对性地沟通，以提高工作效率。

2.与本级各部门之间的沟通协调

办公室作为枢纽部门，与各部门之间存在事务交叉的地方较多，如在进行值班安排、会议安排、派车、差旅、后勤等各项工作时，都要与各部门协调时间、场地、人员、内容，有些时候一项工作的完成，通常由办公室牵头，由其它部门共同配合进行，因此，与各部门之间的沟通协调是办公室日常工作中最重要的一环。

这就要求我们首先要有团队合作精神，体现企业凝聚力、向心力，把工作的圆满完成作为最终目标，避免推诿扯皮，逃避塞责。其次要有严谨务实精神，作为航天企业，我们大力提倡航天三大精神，秉承严谨务实的工作作风，在办公室工作琐碎的工作中有条不紊。最后要真诚随和，尊重同事，有效沟通，建立健全沟通机制，避免各部门之间的矛盾。

3.与下级单位的沟通

下级单位作为企业的基层，一线，岗位种类多且较为复杂，办公室人员要及时了解基层的实际情况，深入基层，既要传达企业领导层的决策，还要反映基层的呼声，将执行情况及时反馈。此外，办公室人员还应该具备较强的共情能力、换位思考能力，及时察觉基层的困难，掌握一线动态，具备一定的述情能力，注意自己的措辞，巧妙且灵活地表达上级的指示精神。

二、提高沟通协调能力的方法

1.把握规律，善于表达

切实掌握语言艺术的基本特征（语境特征、心理特征、表达特征）及语言表达的基本规律，遵从行业内表述的基本要求，在谈话、汇报、交流中运用词、句、音调、动作等方式，多用询问、征求意见的语气与人交流，使对话自然大方、真实亲切、恰到好处。

2.善于聆听，有的放矢

善于聆听，洞察他人心理，分清场合，诚心、专心，耐心、细心，倾听各种意见、要求、反映，从而准确进行上传下达。在培训、学习、实践中多锻炼，有的放矢，不断提高个人语言表达能力。

3.三思后言，得体说话

把握好说话的对象、场合、时机、心境，明确交流的对象。向领导汇报工作，就要了解领导听汇报的习惯，是要求慢慢细说，还是简要概述。面对不同的交流对象，应该在沟通方式、表达内容上都有所区别。看清说话的场合。“到什么山上唱什么歌”，秘书工作者说话时必须考虑时间、地点和气氛，语言表达应与周围环境气氛相协调。选择说话的时机。根据具体情况，哪些话能讲，哪些话不能讲，哪些话什么时候讲，要看当时说者的感觉和经验而定。注意听者的心境。秘书工作者说话时，应把对方当时的心境作为一个基本前提加以考虑。善于察言观色，注意方式方法。

【参考文献】

[1] 陈春梅.秘书协调工作的沟通技巧[J].办公室业务，2011（7）.

[2] 李姝.浅谈企业秘书工作中的沟通技巧[J].办公室业务，2011（6）：321-322.

[3] 曹艺鸣.浅析秘书沟通工作技巧与方法[J].太原大学学报，2011（9）：34.

作者簡介：郝超颖（1992年7月），女，汉，山西，工程师，硕士研究生，中国航天科技集团公司第一研究院航天幼儿园，研究方向企业管理、办公室工作。