建筑企业如何通过内部控制手段规避法律风险

2019-03-08张晓宇李芊

西部论丛 2019年7期

张晓宇李芊

摘要：由于建设工程合同条款较多，版本多样，仅以湖北省建设施工合同范本为例，其文本内容字数就已达到数万字。除此之外，建设工程合同另一特点是，合同环节反复，涉及当事人众多，包括设计人、发包人、委托代建方、监理公司、总承包方、专业分包方、劳务分包方、供货商、租赁商等。而且一般情况下，建设工程周期较长，通常都在12个月以上，涉及到的金额也较高，由此，建设企业面临的风险因素远高于其他行业。例如：发包人无法按照进度支付工程款，国家政策层面发生变动导致工程停工。以上任何一个环节风险管控没有做好，都会面临巨额诉讼或仲裁案件。

鉴于法律风险控制的重要性和必要性，在建筑企业的内部管理中，法律风险控制的地位就格外重要。本文作者以大型国有建筑企业WJ集团为例，通过介绍WJ集团在法律风险控制过程中的得与失，为建筑企业提供法律风险控制的相关经验。

一、重视法律事务部在风险管理中的作用

WJ集团在武汉发展多年，除在湖北省有众多工程之外，在其它省、自治区、直辖市均有其承包工程，设有项目部。针对每一个项目部而言，都需要和业主签订工程总承包合同，另外还要和分包方签署材料供应合同和劳务分包合同等。除此之外，WJ集团经营管理的各个环节还会出现繁复多样的法律問题。这些问题包括：企业对外借款、发包方拖欠工程款，个别项目部违规提供担保、劳务分包合同纠纷、劳务分包工人发生工伤索赔等等，以上这些情况无一例外都是法务部门的日常工作。另外，公司法务还委托代理各类经济纠纷的仲裁和诉讼，依法维护企业的合法权益。

然而，随着企业的不断发展壮大，年营业额日渐增加，相应地对企业管理水平也有着更高要求，法律事务部已经从公司经营后端走向前端，不再仅仅起到收拾残局的作用，而是更多地应该介入前端环节，争取做到高屋建瓴，未雨绸缪。

正如前文所述，建筑企业生产环节众多，而且存在分包和挂靠的特殊现象，这是其他行业所没有的。因为分包和挂靠，建筑企业无法掌控很多生产环节，而且这些生产环节所牵扯到的法律关系互相交叉，彼此影响，使得法律风险越发复杂难解

从建筑行业自身特点来看，施工企业存在的普遍问题是市场化程度不足，企业管理水平落后，尤其是国有建筑企业，许多企业管理的环节仍然更接近为行政命令管理而非采用现代企业管理模式。企业管理人员往往不重视规章制度，总是出现规章制度虽有，但执行不到位，有时流于人情管理，结果使得企业不仅效率差，还容易出现管理漏洞，诉讼仲裁案件的证据固定工作做得不好，结果使得企业在诉讼和仲裁案件中败北，利益受到侵害。

以上种种问题，不仅要求法律事务部门要做好法律工作，而且还要重视和其它部门的互动，互相配合，从前端开始到后端结束，针对每一步的工作做好法律服务。有时候，企业的主要业务部门的目标有时候和法务部门并不一致，业务部门的人员重视业务的促成和交易的成功，往往为促成业务，忽视了签订合同这一环节，而法务部门对于合同安全性十分重视，这就导致了部门之间可能会出现矛盾。法务部门如果想解决这一问题，需要多角度考虑问题，而不是仅仅简单对业务部门的做法做出肯定或否定的意思表示，要多提出建设性的见解。

二、通过合同管理控制风险

和“亡羊补牢”这一做法相比，企业法律顾问更要重视“曲突徙薪”的工作。作为企业法律顾问，其主要任务是降低可能发生的法律风险，保证本企业不卷入重大诉讼或者仲裁案件。对于WJ集团而言，法律风险防范最主要的工作就是做好合同管理工作。近年来，WJ集团不断完善各项合同管理制度及风控措施，在合同洽谈签约阶段重点对合同的合法性、表述严谨性、逻辑严密性进行审查，以降低合同签订风险。从程序上严格规定，凡是以公司或公司分支机构或公司项目部签订的各类经济合同，包括总承包施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料及设备采购合同、设备租赁合同等均必须由公司各个职能部门进行合同评审，未经评审，不得签订合同。同时，结合用印管理，对合同签订进行有效控制，杜绝未经合同评审随意签订合同，甚至伤害集团公司利益的情况发生。

以总承包施工合同为例，WJ集团法务部门将其分为几个阶段，在不同的阶段有不同的管理工作重点。

（一）招标文件评审阶段：发包人发出招标文件后，集团市场经营部及时召集各部门对招标文件进行仔细研究，对该工程是否值得投标作出判断。一定决定投标，则由市场经营部编制全套投标文件商务标和技术标，全程参加工程投标工作。

（二）合同谈判：发包人一旦确定集团中标并发出中标通知书后，即进入总承包合同谈判阶段。由集团法务部组织市场经营部、工程管理部、商务部、安全生产部、质量管理部、财务资金部及拟投标项目经理从各自专业角度对合同提出修改意见，法务部汇总后和发包人进行进一步协商洽谈，直至达成最终合同文本。

（三）合同签订阶段：经发包人和承包人反复磋商就合同条款达成一致意见后，双方正式盖章签约，合同文本原件由承包人妥善保管。

（四）合同交底阶段：发包人和承包人签订总承包合同后，由集团公司发文组建项目经理部，并任命工程项目经理。在工程开工前，由法务部组织各职能部门对项目经理部全体人员进行合同交底，就合同履行过程中可能发生的法律风险以及注意事项进行事先告知，最后形成书面合同交底记录。

（五）合同履行监控阶段：工程开工后，由法务部及时对项目经理部施工期间是否严格遵循合同约定进行检查，重点从用印登记、资料管理、签证管理、各类函件报送、工程索赔、会议纪要签订等方面进行检查并提出整改意见。

（六）合同终结评价阶段：工程竣工验收合格且结算手续办理完毕后，由集团各职能部门对项目经理部履行施工合同的情况进行终结考核，具体对工期、质量、安全、收款、结算、风险控制等事项进行评分，以此作为项目考核兑现的依据。

对于信息化问题，WJ集团斥资开发了OA自动化办公系统，将各个部门分散的工作流程整合在一个系统之内，大大提高了合同管理效率，节省了大量时间。同时，对于项目本身工期的节省和成本的降低也有正面作用。信息化管理能够帮助集团有效扩大信息量，对项目全过程实施有效监控，对项目建设过程中产生的情况及时收集，解决，增强了公司的监管和决策能力，有效提高了公司的管理水平。

三、加强合同资料管理，树立履约意识

WJ集团作为大型施工企业，应以工程项目管理为核心，以严格履行合同为主线，由此全面提升管理水平。集团全体员工都应该认真阅读施工合同条款，增强法律意识和风险防范意识，同时进一步强化对各类分包分供合同的签订和管理。

此外，施工合同并非只有那一本纸质盖章的合同文本，根据建设工程施工合同示范文本约定，协议书、中标通知书、招标函及附录、专用条款、通用条款、技术标准和规范、图纸、已标价工程量清单、往来函件、补充协议、会议纪要都是合同的组成文件，都是合同不可分割的一部分。因此，文档资料的整理和归类是建筑企业需重视的重要问题。因为文本资料不齐全而导致建筑企业败诉的案例不胜枚举。由于建设项目的建设周期通常比较长，一般在一年半以上，通常还涉及到地基基础、主体结构、室内装修装潢等相应工程，情况特别复杂，在经历一个长期建设过程之后，相关文本资料缺失严重，证据不齐全，无法在索赔案中获得有力证据，因此，必须高度重视资料归档工作，解决好这个问题。及时应用先进管理手段，改善合同管理条件，不断提高管理水平。在建设工程进行过程中，应该重点关注以下问题：

（一）凡是发生工程变更，均应由发包人或监理单位下达书面通知，项目经理部方可组织实施。

（二）项目经理部应当按照施工合同约定的时间，及时向发包人或监理单位提交已完工程量报告并要求其签收。

（三）如果发生了合同约定的工期顺延情形，应由项目经理部向发包人或监理单位书面提出具体要求顺延的天数。

（四）发生合同价款调整的情形，应由项目经理部及时向发包人或监理单位发函。

（五）工程完工后，项目经理部应及时根据施工合同约定向发包人或监理单位提交竣工验收报告，并要求其书面签收。

（六）工程竣工后，项目经理部应及时向发包人提交竣工结算报告，发包人拒绝签收的，应采取公证送达的方式提交。

（七）在施工过程中，公司应慎重订立补充协议或会议纪要，并严格履行用印审批手续。

（八）及时行使法律所赋予的建设工程价款优先受偿权，不得轻易放弃。

四、项目后期法律风险控制

（一）建立诉讼及仲裁处理制度。

发生经济纠纷对企业而言是正常现象，但无论是作为案件原告或是被告，法律事务部都应该做好应诉的万全准备。这就要求法务部应该对自身工作高标准要求，按照律师的从业准则及时提供各个环节的全过程法律服务。唯有在主营业务合同履行过程中严格按照既定程序履约，将项目现场管理的重要性放在所有工作的第一位，做好工程签证及索赔工作，才能达到维护公司合法权益的目的。

（二）平日做好证据固定工作

WJ集团法务部门要求其它各部门做到工作留痕，在合同管理和日常企業管理工作中，做到固定所有证据，收集相关文档资料，一旦WJ集团面临诉讼或仲裁事件，涉及到每个工程项目的合同资料、现场签证单、付款凭证等应该及时收集整理。具体做法有：

1. 固定相关证据。和工期延误有关的证据主要包括：发包人单方变更设计，导致工作量相应增加，工期应予以顺延的证据；发包人推翻原施工合同中约定的质量标准，提出新的质量标准，导致工期延长的证据；施工图纸没有提交给施工方，导致施工方无法正常施工的证据；以及应发包人要求延迟开工的证据等等。

2. 在签证单和相关联系函中，要明确工期顺延的具体天数。

3 保管好财务凭证，尤其是我方向分包方付款的相关凭证。

4. 工作联系函、承诺函、确认函、签证单等函件要保管好。

结论

建筑企业内部法律控制是一个极其复杂的过程，牵涉到企业管理的方方面面，总体来说，建筑企业想要尽量降低法律风险，就要以合同管理为主线，辅以人员管理和日常行政管理，实现规避法律风险的目标。

参考文献

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[2] 王宏，试论建筑企业法律风险防范体系创建[J]，商场现代化，2010年4月，107

[3] 杨晟，企业合同管理法律风险识别与防范[J]，时代金融，2015年12月，122-124