电子校务在地方高校考务管理中的应用现状及对策

王艳芳

(武汉理工大学 经济学院，湖北 武汉 430070)

从二十世纪九十年代以来，我国高等教育得到迅猛发展，高等教育规模不断扩大，形成了多种形式办学的新局面，高等教育进入大众化的发展阶段。高校的不断扩招为自身带来诸多新的变化，高校的教学质量也备受关注。由于高校的硬件和软件资源无法及时满足高校的快速发展，致使高校在人才培养质量上的问题越来越突出，无法满足社会用人单位的现实需求，这就要求高校要培养具备与社会需求相适应的素质与能力的人才。尽管对于人才的考核方式或标准众多，但现阶段我国高等教育的人才考核标准仍旧是以考试为主[1]。课程考试是我国高校教务管理工作中的一项重要工作，而考务管理则是保证对学生进行有效考核的基础。作为高校教务管理中的重要环节，考务管理模式将面临重大革新。

考务管理作为众多高校管理工作中重要的一项管理工作，却难以在电子校务中占据一席之地，考务管理模块只是依附在电子校务教务管理系统模块中，这是造成目前我国高校考务管理水平整体低下的重要原因之一。现今高校考试规模不断扩大，加之考务管理工作缺乏科学规划和现代化的办公手段，势必产生管理工作烦琐、效率低下且错误概率高的情况，特别是考试作弊现象的存在对考试诚信机制造成了恶劣的影响。因此，如何利用先进管理理念和信息化技术手段，完善现有考务管理工作流程，提高高校考务管理工作水平，营造考务管理工作高效、良好运行的氛围，提高高校人才培养质量成为高校急需解决的问题。

一、地方高校考务管理流程特点

地方高校考务管理流程涉及部门主要为校、院两级；考试类型主要有校内考试(正常期中、期末考试，重修考试)和社会类考试(全国大学英语四、六级考试等)；参与考务管理的相关人员主要有教务处专职负责人员、各教学单位教学秘书、教师等。地方高校在当前高等教育发展形势下，其考务工作有以下主要特点：

1.涉及考试项目繁多

目前地方高校的考试中，除有常规的每学期期中、期末考试，每学期补考、补学分考试外，还包括一些社会性考试，如全国大学英语四、六级考试(每年两次)，全国计算机等级考试。除全国计算机等级考试外，其他考试均由学校的教务处负责，二级教学院部辅助进行。

2.考试工作量大，规范性要求高

近年来，随着高校规模的不断扩招，与之呼应的是高校学生人数不断增加，这大大增加了考务工作的复杂性。考务管理工作是对考试的全过程进行组织、实施、监督的过程，主要包括考试日程的发布、监考教师的安排、巡考的安排、考卷整理、阅卷教师安排、分数发布等环节，其工作涉及流程较长，人员众多。由于考务管理是保证对学生进行有效考核的基础，是高校教务管理中的重要环节，所以对整个环节的规范性要求较高。由此可见，地方高校的考务管理工作不仅工作量大、工作繁重，且规范性要求也比较高。

3.地方高校的考试周期性强

校内的常规考试每学期设有期中、期末考试，补考时间固定为每学期初，补学分考试时间为每学期末，全国大学英语四、六级考试时间为每学期末，且各种类别的考试每学期、每年都是重复进行，周期性的考试可以为学生提供更多的机会检验自己所学知识，也为老师提供更多的教学反馈，因此周期性的考试是教学过程中不可缺少的环节。

二、考务管理流程存在的问题

1.考务管理工作流程烦琐，信息传递具有滞后性

地方高校考务管理流程涉及人员主要有教务处专职人员、院部教学秘书、任课教师、学生四个层面。由于考务管理流程缺失科学的规划和信息化办公手段，使得考务管理流程中的多数工作采用手工方式，造成办公过程更加烦琐，甚至经常产生错误。考务相关信息主要是由教务处通知院部教学秘书，再由教学秘书通知不同管理部门相关人员，由于这些人员分散在不同的管理部门，所接收的考务信息也仅仅是和自己相关，无法了解整个考务流程信息。这种层级式的通知方式会由于某个部分层级的断层而造成相关人员无法及时获取考试信息，所以，面对考试规模庞大的地方高校，在缺乏有效的信息化办公手段下，就会产生管理流程烦琐、效率低下、信息传递不及时的情况。

2.信息技术融入度不高，考务子系统不完善

地方高校利用信息技术支持考务管理的水平低，目前大多数地方高校均未设有独立、完善的考务管理系统，考务管理系统只是作为一个子系统依附在教务管理系统中，且一般外购的教务管理系统软件与本校的管理现状有较大差异，外购后缺少对系统软件的二次开发，使考务管理子系统不能被充分利用，除简单的系统报名外，考务管理中的排考、通知等其他相关工作都需要采用人工方式，这就造成考务管理工作流转速度慢，效率低且错误率高。

3.信息孤岛严重，数据缺乏有效利用

由于考务管理子系统不完善，数据的统计主要依靠人工方式，许多统计好的数据只能沉淀在部门甚至个人的电脑中，只有在其他部门有需求时才会共享于需求方，因此数据无法实现流通，信息无法实现共享，进而造成许多数据缺乏有效利用，没有发挥其深层价值。例如：重修、补考考试成绩主要是由教务处负责登记，由教务处专职人员负责录入系统，由于数据共享中心和信息服务平台不完善，二级教学部门的辅导员不能及时获取所有学生的考试结果信息，从而不能对学生的近期考试做出评价，不能及时发现学生问题，不能根据真实有效的数据为“师生服务”。

三、考务管理模式路径设计原则

1.以人为本原则

教育以育人为本，以学生为主体；办学以人才为本，以教师为主体。立德树人，师生为本是办好人民满意的高等教育的内在要求[2]。对于高校而言，人才培养质量是高校生存和发展的基础。所以高校的科学发展，要体现出为“师”和“生”两大主体服务，这也是地方高校赖以生存和发展的根本。

随着社会的不断进步以及高等教育体制改革的不断深入，学校的扩招使大学生在规模上不断扩大、数量上不断增加。以往以教师和学生为“被管理的角色”意识已经不能满足当下高校发展的形式[3]。要培养高质量的学生，就需要不断完善教学质量和保障体系，而教学质量和保障体系需要有完善的课程考试体系保驾护航，所以地方高校考务管理流程优化设计的目的要为了更好地以为广大师生服务为中心的原则。

2.组织结构扁平化原则

当前很多地方高校的考务管理结构主要是“金字塔”形式，这种层级式的管理会使不同层级的意见交流受阻，数据及通知的发放依次经过：教务处、院部教学秘书、院部学生科(或教师)、院部辅导员、学生，由于经过的层次太多，数据传达不到位、失真的现象比比皆是。基于目前的状况，地方高校需要做的是赋予各层用户更多的权限，根据业务流程需求，教务处部门可直接对接学生部门工作，信息由全体人员共享，减少上下级之间的沟通层级，提高信息的横向传递效率。考务管理组织结构的改变要围绕业务流程进行，各层组织最终目的是为师生服务，在执行工作过程中要以业务流程为核心。由于管理层次的减少，管理人员也相应减少，再加上计算机等网络化的数据传输，不仅会节约管理费用，而且也会提升工作效率。因此，地方高校考务管理组织结构扁平化的设计原则更利于学校的发展。

3.信息化技术融入原则

当前，云计算、大数据、物联网、移动计算机等新技术逐步广泛应用，经济社会各行业信息化步伐不断加快，社会整体信息化程度不断加深，信息技术对教育的革命性影响日趋明显。随着信息化时代网络的发展，信息化手段已逐步深入到高校管理工作中，极大提高了高校工作的效率。

考务管理流程能否融入先进的信息化技术，是考务管理流程是否能优化的关键，因为信息化技术能够大大降低烦琐复杂的人力劳动，能将学校的电脑设备、教室等硬件资源在网络平台上进行开放、共享，方便考务管理人员的协调、分配等工作。考务系统的建立能够存放师生的相关信息，减少信息采集的工作量；能将考试信息及结果以数据的形式进行存储，方便浏览、查询、分享等工作。总之，信息化技术的融入能够大幅度提升考务管理人员的工作效率，能够实现无纸化办公，节约成本。信息化技术的融入不是一蹴而就的，需要地方高校高度重视，给予支持。

4.轻形式、重实效原则

考务管理模式路径的设计要从实际出发，轻形式、重实效，不能因追求表面功夫而改变，要从当前信息化时代的需求出发，从各部门管理人员、教师和学生的需求出发，设计适合本校特殊点的考务管理模式[4]。数据平台的建设要能够深化数据的深层价值，决策支持信息平台的建设要以提高地方高校的决策水平为目标，共享平台的建设要能够实现不同层次的人员需求。系统的外购或引进要符合自身考务管理需求的特点，好的系统并不意味着先进的管理思想，所以地方高校需根据现有系统的缺陷，组建专业团队对系统进行二次开发，尽量确保完善的系统软件能够为考务管理流程中的各项工作带来便利，不要盲目追求华而不实的功能，要抓住功能需求的重要方面，体现系统实用性，发挥其真实的效能，从而提升工作的效率。

四、考务管理模式路径设计内容

1.设计精细化的考务管理

精细化管理是建立在常规管理的基础之上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化的考务管理就是将信息技术融入日常考试事务的管理中，将管理责任具体化、明确化。考务管理精细化设计主要涉及考务人员这个层面。第一，完善考务管理制度，为提升考务管理的信息化水平服务。各高校在多年的考务实践中，虽然各自形成了一套考务管理制度，但在实际操作中，有些考务制度的执行也仅仅是流于形式，难以落实或执行到位；同时，有些考务制度过时，不再符合信息化时代的要求。规范管理，制度先行，要实现精细化的考务管理，保证考务管理信息传递的畅通，地方高校就首先要完善现有的制度，将每个考务人员的责任具体化、明确化。第二，调整考务管理人员结构，保证考务管理人员的相对稳定。考虑考务流程涉及人员复杂、众多，从而造成信息传递不畅，可对考务管理人员进行结构调整，实现组织结构的扁平化，教务处可不经过院部教学秘书直接和二级学院负责学生部门对接，省略不必要的中间环节。精细化的考务管理需要有标准化、规范化的考务管理运行机制，而规范、标准的考务管理机制的运行又离不开稳定的考务管理团队，因此，组建一支相对稳定的考务管理队伍对促进考务管理的信息化建设十分重要。第三，加强对考务管理人员的计算机培训。信息化的考务工作的实施，需要各部门的管理人员熟练掌握计算机的使用，考务管理人员应当率先普及，然后引导教师、学生正确使用考务管理系统，在信息化的环境下开展工作。

2.融入信息化技术，完善决策支持信息平台

为了提高地方高校考务管理的工作效率，高校需要根据自身的特点外购基于数据库管理系统、适合本校特点的信息化考务管理系统。考务流程所涉及相关人员主要包括考务管理人员、教师、学生三类用户，对外购的系统在试用后，需根据自身情况进行二次开发，比如：添加各级用户，设置用户权限，添加各种信息查询等，以便将考务管理的整体信息作为一个整体呈现给这三类用户，能够有效地对考务流程和考务对象等相关资源进行统一、高效的管理，做到管理过程的信息化、规范化、透明化。高校的服务主体是教师和学生，实现考务管理的信息化是为了更好地服务于全校的师生，所以为了实现管理者的决策支持，除了在系统上改进以外，还需要建设基于即时通信的移动信息服务，例如：QQ群、微信群、微信公众号等。

3.整合数据资源，实现数据共享

基于数据的考务管理是将数据整合、分析并共享于相关人员，信息化的考务管理应提倡各管理部门相关人员相信数据、分析数据、使用数据，让正确地使用数据成为基层考务管理人员的一种文化[5]。数据是成果体现的基础，有数据才有效果，要实现数据的价值，必须从根源上保证系统数据和其他形式数据的正确性，实现共享。系统数据要确保：(1)统一数据编码规范，确保与上级系统数据的一致性；(2)建立校内系统灵活的数据导入、导出功能；(3)充分利用上级系统的数据接口(各种数据上报系统)。其他形式的数据要确保：(1)相关数据的收集要全面；(2)数据的收集、录入要准确无误；(3)数据的收集要真实、有效。另外，为实现考务管理人员、教师和学生的数据共享，高校还需建立数据总库，存储、分析各种数据；制定数据管理的相关制度，明确产生、维护数据的相关责任人，确保数据更新及时，建立数据维护规范，确保数据的唯一性、及时性、准确性和动态性。

在现有高等教育体制下，开展电子政务背景下的高校考务管理模式优化研究对于完善高校电子校务覆盖面、提升高校考务管理水平、提高高校人才培养质量具有重要意义。虽然地方高校在信息化建设使用上取得了一定效果，但是真正实现信息化之路还任重而道远。本文通过分析地方高校电子政务的运用现状及问题，提出若干改进建议，为后续电子政务在地方高校的应用提供了有效优化的路径。