探究电子公文档案管理系统安全机制

马晓晨

摘要：由不断发展的电子计算机技术催生出的电子公文档案深受人们的喜爱。电子公文档案已经基本被各个领域的人们应用，但是由于公文是信息资产载体的这种特殊性，电子公文档案的安全问题一直令人担忧，这也很大程度上影响了电子公文档案管理系统的发展与应用。本文主要就如何提高电子公文档案管理机制的问题进行探究，希望能对此领域的发展起到积极作用。

关键词：电子公文档案；管理系统；安全

引言

随着科技的发展，计算机网络技术被普遍应用，公文便与电子技术结合，电子公文油然而生，可是由于公文档案的安全性，人们给电子公文档案管理系统提出了更加严苛的要求。这使得专业人员在不断提高电子公文档案管理系统网络化和智能化的前提上必须要保证电子公文档案的安全。制定科学合理的管理制度，保障管理系统的安全稳定，提高客户体验，促进该系统的发展。

1灌输安全管理理念，制订安全管理制度

1.1灌输安全管理理念

所有人都知道，理念具有很好的推动作用，往往会起到事半功倍的效果。随着互联网的飞速发展，网络安全问题变得越来越不容忽视，当然，电子公文档案管理系统也很难逃出它的魔爪，导致电子公文档案无法充分发挥它应有的优势。因此，对于电子公文档案的管理人员来说，从战略高度建立起对电子公文档案管理安全的重视是非常有必要的，制定科学合理的安全管理的相关制度，安排专业领域的人员进行专业有效的管理。与此同时，加强对部门人员的培训也是不可忽视的，这不仅有利于增强他们在管理安全方面的专业知识，也有利于把电子公文管理安全理念深深印入脑海。只有做到这些，才有说自己能够确保电子公文档案安全的底气、信心，才能具备这样的能力。

1.2制定安全管理制度

《国家行政机关公文处理办法》对于纸质文档的保密工作进行了规定。电子公文档案和纸质档案的保密性质应该是一样的。而且电子公文档案可以被无限制的复制，还能进行修改，所以电子公文档案的保密工作应该更加重要，应该被给予更多的重视。

科学的安全管理制度能够为电子公文档案管理提供很好的保障。要对电子公文档案进行规范有效的管理，确保电子公文档案运行的环境规范是重要的前提。为使上述工作能够完全展开，并且能够保证工作质量，电子公文档案的管理人员需要制定科学合理的制度，并且要求所有人员完全按照制度进行，是所有的工作都处于安全管理制度的监督之下，保障工作的质量。例如，对于管理人员而言，我们必须严格限制管理人员的权限，防止出现乱登记电子公文档案管理系统的现象，避免因为人为因素而造成的损害。除此之外，还要强化硬件系统，完善身份认证系统，对进入管理系统的人员进行严格认证，避免非管理人员进入。我们还要强化物理安全，有了物理安全措施，才能为电子公文档案信息载体的安全和系统设备硬件的正常运行提供可靠的保障。如果有必要的话，还要建立专门的鉴察系统，保证安全制度的严格实施，避免安全制度名存实亡。

2完善安全管理系统、数据库

对于电子公文档案的安全管理来说，要想真正保障它的安全管理，就必须使各部门的工作人员做到完美的配合。对于某个单位来说，其电子公文档案管理系统需要由专业的管理层以及管理人员来组成，但是对于整个档案管理体系来说，我们需要保证所有参与安全管理工作的人员相互协调和配合，以免安全管理工作中出现漏洞。除此之外，我们还必须锻炼各部门之间既属于工作的协调性与配合性，避免安全处理出现“断层”的现象，出现不必要的损失，在做到这些的前提下，我们才能够充分的发挥安全管理系统的积极作用。

所谓数据库的安全就是指我们必须要保证我们数据库中的内容不会遭到非法的下载与使用，不会遭到非法入侵，不会隨便被人更改。目前国际上比较认可的较为成熟的数据库管理系统是非关系全文检索数据库Trip。它的安全机制是对于访问人的权限进行严格的控制，对权限进行分级，每一级能够访问的内容及操作有严格的划分与控制，就比如他们对访问数据库的权限分为三级：数据库级，记录级，字段级。当数据库受到非法破坏时，可以根据相关的日志文件对原因进行查找，并及时进行恢复，而且即使对漏洞进行修补。与此同时，还可以对数据库进行备份，方便相关人员对其数据的恢复。这种数据库分为四层的用户权限。第一层是用户权限最高的系统管理员。其次是文件管理员与用户管理员，文件管理员与用户管理员的生成需要经过系统管理员的首肯，只有系统管理员通过了才能对电子公文档案进行有效的管理。在没有经过系统管理员授权的情况下，任何人都不能进入电子公文档案的管理系统，只有这样，才能保障电子公文档案始终处于安全的运行环境之下。

3深化应用程序安全管理，加强数据库的安全建设

大部分人都承认电子公文档案管理系统的安全核心是应用程序。只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能从根本上解决电子公文档案管理系统的安全问题。我认为，不同的电子公文档案管理单位可使用相同的电子公文档案管理系统，这样并不会影响电子公文档案管理系统的安全性。但是我们需要注意的是不同的部门之间需要建立起独立的数据库系统，并且对数据库的使用权限进行严格控制。避免由于数据库的混乱而造成损失，为了能够保证系统的安全，我们必须要做到定期或者是不定期对数据库进行备份和归档处理。备份是为了当数据库出现不可避免的损失的时候，管理员可以方便及时对数据库里的内容进行有效的恢复。当资料被归档后它就被刻入了不可能被删除的光盘之中，光盘被放在光盘库中，与此同时，夫妻硬盘中已经归档的文件将会被全部清除。这有效地保障了资料的完整性和安全，避免了数据丢失以及泄露的风险，而且方便了管理人员日后对数据的查看。除此之外，为了对安全系统的运行提供保障，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可以自动的详细记录任何用户对系统进行的任何操作和修改，并形成日志，有利于系统的管理人员及时发现可能出现的安全隐患，并进行制止或者弥补，减少损失的可能性。

如果真正想保障电子公文档案的安全，对电子公文档案进行优秀的管理，除了完好无缺地做好日常的必须工作以外，我们还必须对安全管理内容进行拓展，从而为加强电子公文档案管理系统的安全穿上保护衣。为了更好地完成上述目标，安全管理部门必须加强硬件设施建设、软件设施建设、技术安全建设。只有做到这些，我们才能更好的保护好电子公文档案管理系统的安全。这要求各个部门相互协调，做好自己该做的事，加强沟通与交流，及时对可能出现的安全隐患进行排查，弥补及修护。尤其需要重视在数据安全管理的方面，管理者需要在优盘，光盘，云储存中同时进行备份。

结语

通过上文的介绍，我们知道了电子公文档案管理系统与纸质公文档案管理系统已经构成了我国重要的档案管理体系。为保障公文档案的安全，我们必须全方位的提高以及保障各种公文档案保存形式的安全。特别是随着技术的发展，电子公文档案的应用越来越普遍。保障电子公文档案管理系统安全的任务越来越艰巨。我们要重视并且提高电子公文档案管理技术，保障电子公文档案管理系统正常运行。

参考文献：

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