浅谈目前建筑施工企业文书档案管理工作现状与对策

唐欢欢

摘 要：企业的档案可分为科技档案、人事档案和文书档案，企业的档案信息不仅能够为企业调整自身产业结构和组织、清算资产、对外经济扩张等提供依据信息，也能够为企业进入市场成为具有独立法人权利竞争者提供依据。目前，档案管理工作虽然已经受到了我国建筑施工企业的重视，但在文书档案的管理方面，仍存在着企业员工认识不到位、档案管理制度不健全等问题。因此，难以真正发挥档案管理工作在企业中的作用。

关键词：建筑施工企业；文书档案管理工作；现状和对策

引言：

文书档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。然而，由于各种因素的影响，当前企业在文书档案管理中还存在很多问题，导致文书档案管理水平低下，甚至给企业的发展带来了阻碍。

1当前企业文书档案管理中存在的问题

1.1对文书档案管理工作不重视

当前的市场经济环境给企业带了更多的机遇和挑战。与此同时，也加剧了企业之间的竞争力。为了应对激烈的竞争，企业往往更重视产生的直接经济效益。久而久之，日益忽略了文书档案管理的重要性。除此之外，在新的发展形势下，企业纷纷建立了现代管理制度，以此来提高内部管理的水平。此时，企业职工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的冲击，进而忽略了提供历史经验的文书档案管理工作。

1.2传统文书档案与电子版公文制作管理工作脱节

公文制作是文书档案管理的基础。然而，在传统办公手段向电子化无纸化办公转化阶段，产生公文制作与档案管理脱节现象。由于电子化办公公文制作、发行无纸化，以网络传递方式进行，单位内部实行OA网无纸化办公发文，文字版公文不再出现，档案室又暂不具备电子储存设备与功能，造成应归档文件不能及时归挡，文书制作部门又没有档案保存职责，电子版文书随时有丢失的可能，造成企业办公文书保存不全或遗失。

1.3文书与档案之间联系不紧密

在企业实际管理工作中，文书和档案实行分块管理，一般文书由文秘进行处理，一年甚至几年不交档案室，使得文书和档案完全分离，一定程度上造成文书管理人员对档案管理工作意识薄弱，而档案管理人员只关注档案，对文书工作缺乏考虑，对文书内容不熟悉等，导致文书与档案脱节。

2加强企业文书档案管理中的措施

可以看出，当前企业在文书档案管理中还存在很多弊端。因此，企业必须引起重视。本文在分析上述问题的基础上，结合实际的工作经验，提出解决的具体办法和措施。包括以下几个方面。

2.1提高对文书档案管理工作的重视度

企业领导层应该从长远的发展角度出发，改变以往片面追求经济利益的观念，本着溪流长流的原则，提高对文书档案管理工作的重视度，以此推动企业的可持续发展。，具体来讲，可以从这几个方面着受手：①加大资金的投入，补充足够的工作人员，不断完善管理设备。同时，制订有效的考核机制，对文书档案管理人员进行严格的考核，充分发挥文书档案管理工作在企业中的价值。②整理企业在生存、发展、改革中形成的系列文件，在此基础上，总结经验与教训，然后将其运用到今后的工作当中，以此提高工作效率。③借鉴以往经验，对企业未来的发展作出详细的规划，根据其发展的实际情况，对当前的经济结构作出合理的调整，促进企业的深化改革。在此基础上，为企业的发展增加更多的动力支持。只有这样，才能充分发挥文书、档案在企业发展中的重要作用和价值。

2.2依靠制度化，实现档案管理规范化、标准化

制度化是实现规范化和标准化的前提，用制度规范企业的档案制作、传递、归挡、保管、调阅等行为，用制度实现档案管理的安全、保质、保密等标准。建立健全包括文书制作、送交、归档一体化制度、归档判定制度、安全保管制度、档案保密制度、档案借阅制度、档案管理人员工作责任制等。企业档案管理列入企业现代化管理范疇，制定科学严谨的考核办法，把它列入企业领导业绩考核范围，工作职责落实到人，与管理人员的工资奖金发放结合起来，做到有制度、有落实、有检查、有考核、有奖惩，确保各项工作制度和工作标准的落实达标。按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求制定文书档案管理标准，投资配置专业保存工具，做到防磁化、防强光、防腐蚀、防格式化等，确实做到保质保量，随时调用，方便快捷，以此促进文书档案管理规范化、标准化的实现。

2.3做好文书和档案之间的联系

文件是档案的前身，档案是文件的归宿，两者之间相辅相成，相互独立又相互依存，要想做好文书档案管理工作，必须将两者进行统一，做到分工不分家。在文书档案管理工作中，要对文书材料及时进行整理立卷，做好归档工作，提升文书档案管理工作质量。

2.4引进现代电子技术，实现文书档案管理的现代化

企业要增加投入，为档案室配备先进计算机办公设备和网络传输设备。实现文书档案管理现代化，一是利用电子网络系统联通企业各部门办公系统，实现文件及时传输，快速收集、快速借阅。二是利用计算机存储容量大的优势，将纸质档案的目录、编号输入计算机，形成纸质档案编辑系统；将电子档案、数字音像档案内容输入数据库，建立文书档案数据库，增大文书档案储存量。三是利用计算机办公系统检索速度快、传送便利、查询快捷的特性，实现各种档案的快速准确查找、调阅、传输。四是在档案库房安装电子安全、控制室温、防范火险监控设备，实现档案室安防自动管理。

3加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

3.1把握现代化管理技能，提高综合素质

自动化办公在文书档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节和自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要档案管理工作者去把握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，也要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

3.2明确在职教育的原则，选择课程内容

相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。

结束语：

档案管理是一项利国利民、具有历史意义的工作，具有严密的科学性和专业性，以上是本人对企业文书档案管理工作的一些粗浅认识以及在工作中的一点体会，只是冰山一角，作为引玉之石，希望各位同行给予批评指正，以求探索出进一步做好企业文书档案管理工作的新思路，共同为提高我国企业文书档案管理工作水平做出应有贡献。

参考文献：

[1]吕慧灵.如何加强施工企业文书档案管理工作[J].科学家.2016（09）

[2]赵娜.煤矿企业文书档案管理的建设思路分析[J].内蒙古煤炭经济.2018（10）

[3]王珍.浅析如何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].才智.2018（27）