煤炭企业档案信息化建设的现状和对策

王虹

摘 要：煤炭企业的档案管理模式正以档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。因此，加强现代档案信息化建设和管理的研究对煤炭企业发展具有重要的现实意义。

关键词：数字化；信息化；管理系统

一、网络环境下档案信息化建设的内涵

与传统的纸质载体档案管理相比，信息化档案中电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多、关联度高等特点，因此，网络环境下档案信息化建设和管理对档案工作人员提出了更高的要求。结合电子档案管理的特点，档案信息化建设主要是指企业依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文体、档案等信息进行发掘 、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务。

二、煤炭企业发展档案信息化建设的现实意义

（一）档案管理信息化建设能够有效解决煤炭企业档案管理长期存在的诸多问题

长期以来困扰着煤炭企业档案工作的一些因素，如企业档案的及时收集归档，企业档案各级管理部门的业务协调、企业档案行政执法监督工作的开展、企业档案工作人员的业务培训等工作，都可以在一個有组织的企业档案信息网络中得到解决和改善。

（二）企业档案信息化可将煤炭企业各级档案业务部门纳入到管理系统中

在许多大中型企业中，在相应的管理层次，分别设有不同形式的企业档案管理部门，例如，在集团公司等设有档案处（档案馆）等档案管理部门，又在矿、厂、处设立相应的档案科、档案室或专（兼）职档案管理员等。通过组织企业档案信息化网络，可以对下一级的企业档案管理进行有效的业务指导和行政监督。煤炭企业档案管理信息化网络的主要成员应当容纳企业档案的主管领导和主管部门、企业各级档案管理部门和企业中直接参与企业档案管理活动的各级相关职能部门。

（三）企业档案信息化促进煤炭企业信息的交流，提高档案管理部门的服务职能

档案管理信息化网络，形成信息动力，使煤炭企业走出封闭与被动，开展横向和纵向联合。与图书、情报、资料等信息相互补充，充分发挥整体优势，联合开发信息资源。与社会建立联通窗口，加强联系，宣传并实现快速传递。同时，可以开创档案管理信息化服务市场，了解潜在的服务要求，吸引利用流量，进行社会调研，拓展档案管理的社会功能和服务职能。

三、加强煤炭企业档案信息化建设和管理的对策研究

（一）强化现代化的档案管理意识，积极推动煤炭企业网络化归档工作

一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形、图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题号、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。三是档案管理部门应定期组织会议，普及档案信息化的档案意识，让企业各部门了解信息化档案的重要性，便于配合。同时煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份立卷清单即可。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。

（二）建立健全煤炭企业档案信息化工作制度和标准规范体系

档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题，这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范，主要包括电子文件归档和电子档案的管理，以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。

（三）将档案管理信息化工作目标和日常活动纳入煤炭企业档案整体工作规划中

煤炭企业档案工作一定要把档案工作人员对网络的业务培训、工作考核纳入企业档案工作人员的整体管理中，这是目前煤炭企业档案工作中最易疏忽的方面。同时还应注意将档案管理信息化网络与煤矿技术资料（包括图纸和标准化资料）信息网络相区别，企业技术资料信息网络是为了服务企业的技术管理、协调企业技术、工艺的部门图纸、标准化资料管理的一种工作组织，两者在职能、工作范围、管理形式等方面都有所不同。

（四）煤炭企业档案管理信息化网络的各成员单位

档案管理信息化网络的成员单位应当是企业内和企业档案的形成、管理、利用密切联系的单位，主要包括那些每年或间隔一个阶段就要形成归档文件并且数量较大、形成一个或多个企业档案大类的单位。组织企业档案信息网络，就是为了能够更好地体现对企业档案的统一领导、分级管理，使得档案管理能形成一个有机的整体。

（五）不断提升煤炭企业档案管理的服务职能

一是运用信息化手段对档案进行编研，加强档案资源数字化建设。二是对各项荣誉（奖牌、奖状）采用数码相机进行数字化采集。将其进行刻录为光盘长期保存，利用计算机编制检索目录提供利用，使可以公开的档案信息资源实现了真正的共享。三是创新档案编研体裁，进行档案信息深加工。切实加强煤炭企业档案信息资源的开发利用，积极探索企业档案信息服务模式，更好地为企业服务。

总之，煤炭企业档案工作的信息化建设，要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高，为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料，积极推动企业的又好又快发展。

参考文献：

[1]编委会.最新档案整理、检索、编研、利用与网络信息化技术实用手册.北京：中国知识出版社，2008.

[2]杜亚军，门陆斌.档案信息化管理实现要件浅析.黑龙江档案，2009（5）.

[3]杨公之.档案信息化建设实务.北京：中国档案出版社，2003.

[4]赵屹.档案信息网络化建设.北京：北京图书馆出版社，2003.