档案信息化管理的优势及安全问题研究

程丹

摘 要：近年来，伴随着科学技术的不断发展与进步，档案管理融入了新的元素，包括云计算、大数据等，为档案信息化奠定了基础，也带来了促进作用。但是，从另一个角度分析，其中存在安全问题。为从本质上提高档案信息化管理的有效性，本文着重分析了档案信息化管理的优势，并对安全问题展开讨论与分析。

关键词：档案信息化；优势；安全

档案信息化管理是社會不断进步所带动的趋势，是时代发展的产物，主要表现在将传统档案的管理模式转变为电子化管理模式，无论是信息的输出还是管理转移都具有重大推动性。然而，在档案信息化管理过程中却存在许多安全隐患，需对其加以研究，并针对性地提出解决对策。

1、档案信息化管理的优势

回顾传统档案管理过程，无论是信息的输入还是查询等多以纸质作为载体，新时代信息化的有效融入打破了传统档案管理的模式，使得归档方式多样化，档案种类也更丰富了。除了实物可以作为档案归档，一些电子化的数据，如视频、音频等也可纳入归档范围，提高了档案的准确性与有效性。

1.1 提升档案信息利用率

传统档案管理方式中，档案信息多数被记录在纸质载体上，如果需要借阅或者利用，大多数情况下离不开复印，如此一来，不仅操作复杂，工作效率也不高。在社会的不断发展下，无纸化办公被大力倡导，信息化的应用能够有效解决纸质记载的局限，突破信息传递的速度，而且减少储存空间的压力，大大提升了档案信息的整体利用率。

1.2 提高档案检索的效率

传统的档案检索方式多以查阅纸质目录为主，检索效率低，人工投入大，在检索的数据量较大，翻阅的材料较多的时候，就需要多名档案人员逐一查看，而且还不能很好地避免失误现象。采用档案信息化管理可有效解决这方面的不足，在档案被数字化处理之后，档案管理人员只需要检索关键词或者时间节点等相关信息便可以查到所需的内容，不仅提高了查询效率，也降低了误差率，提升工作质量。

1.3 实现远程服务

对实体档案进行物理管理是传统档案管理的一种表现形式，借阅的常用方式就是亲自到档案储存地点申请查阅、借用，这种方式对异地有借阅需求的人带来了难题。在科学不断进步的今天，越来越多的档案已被数字化处理，档案信息的传递可以突破空间的约束，对于可被公开的档案，在网络技术的帮助下便可实行远程检索，并且还可以进一步实现档案信息的空间转移，在网络上对档案进行复制，下载或者打印，为更多不便到现场借阅的人们提供了便捷的服务，更大程度地实现档案服务于社会的基本价值。

2、档案信息化管理所存在的安全问题

档案信息化管理需要借助计算机作为管理的主要工具，而网络技术的高速发展却影响着计算机这种管理工具的应用。档案信息化管理过程中最大的威胁就是网络技术对计算机内储存信息的冲击，这种冲击将引发信息安全问题。笔者经过归纳，将所存在的安全问题概述如下：

2.1 无法明确电子档案的真实

在传统的档案管理模式中，以文书档案为例，查看实物便可直观地看到文件当中的签名、盖章等情况，虽然实物查看的流程相对繁琐，但从严格上分析，其档案信息的真实性可靠程度高，而经过档案信息化管理的文件，借阅者从电脑屏幕进行查看，就无法辨别文件的真实性和准确性。从另外一个角度分析，电子档案可进行复制和修改，一些不法分子通过网络技术对计算机中的档案信息进行窃取和不法利用，这样一来无法从本质上保障档案信息的准确性和合法性，这一系列的安全问题会对档案信息化管理造成制约与影响。

2.2 保存中存在安全问题

对档案进行保存是十分重要的一个环节，与纸质档案相比较，电子档案保存时间更长，而且不用担心虫咬，光照等问题的影响。但不可否认的是档案信息保存过程中同样存在特殊情况，比如因为档案管理人员自身原因导致档案没有保存，或者因为计算机死机、遭受电脑病毒等因素，也会导致电子档案保存受到影响，因此，需要做好保存工作，多方面分析与研究，采取相应的措施加以处理与解决。

3、档案信息化管理问题的解决对策

为从根本上发挥出信息化的作用与价值，需要对其问题展开讨论，并针对性地提出可行性建议与对策，最终真正实现档案信息化管理的效率与质量。

3.1 提高档案管理人员的综合素质

在档案信息化管理过程中档案管理人员的专业程度对档案管理效果起着关键性的作用，其中因为档案管理人员自身因素所导致的各类安全问题层出不穷，这需要被引起重视，改善人为因素所导致的各类现象。笔者认为档案管理人员需要针对档案信息进行保密性的学习，了解法律法规，并且还需要从现实出发树立忧患意识，对国家所更新的规章制度进行了解，并做好防止档案信息被窃取的措施，真正实现档案信息化管理的可行性。除此之外，新时期的档案管理人员还需要明确当前管理工作中所存在的安全问题，树立保密意识，在日常工作中严格遵循相应的规章制度，减少不安全因素所带来的影响。同时，根据情况，对档案管理人员进行培训与教育，其培训内容不仅在于提高档案管理人员的专业技能与水平，还需要将档案信息的安全忧患意识深入每位档案管理人员的心中，及时对曾经出现的安全问题进行分析，得出解决措施，避免日后的管理中问题再现。从不断的学习与实践当中总结经验，提高档案信息化管理的可靠性。

3.2 构建档案信息安全保障体系

要想真正提高档案信息化管理的安全性，需要构建档案信息安全保障体系，这是实现档案信息化管理的重要内容，也是保证其安全性的关键所在。不管是原始档案还是被数字化处理的档案均需要得到规章制度的保护，这样才能从本质上保障档案信息化管理的可行性。第一是积极贯彻落实档案信息化管理制度，从现实出发，明确各项责任，并将责任精确到个人，这样在发生问题的时候可以减少互相推诿现象的发生；第二是要做好计算机的日常管理工作，比如杀毒工作，要选择正版的杀毒软件，避免计算机的运行受到影响；第三是要优化档案信息化管理的工作流程，招聘优秀的人才做好程序的管理，提高其安全性；第四是需要在做好电子档案管理工作的同是也要注重纸质档案管理，在现有的技术条件下，电子档案无法全面取代纸质档案，纸质档案的自身优势依然存在，因此不能忽视这方面的管理，要做到两手抓。

3.3 在技术层面上做好安全工作

第一是需要对使用权限加以验证，这样可以降低不法分子窃取信息的现象；第二是要对档案采取加密处理，即便不法分子盗取了档案信息，也无法打开；第三是要对档案文件采取禁止编辑设置，与传统纸质档案相比较，电子档案更易被修改，禁止编辑功能，只开放查询与查看功能，这样不仅可以提高档案信息的安全性，并且也能够提高其可靠性；第四是要做好网络监督与控制的工作，外部网络与内部网络之间需要进行有效的隔离，要对档案信息的输入以及输出加以监控，并做好记录保存，保证其安全性；第五是可以应用签署技术，主要包括两种，分别是手写式与电子证书式等，前者是指管理人员在输入板上签名，并通过技术转化的方式保存，后者则是对文件的管理者采取加密处理，在使用文件的时候需要按照解密算法进行解密，通过将管理过程进行留痕与特殊处理，也能提高档案信息化管理的可靠性。

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