大数据背景下高校档案管理信息化建设研究

2019-02-22

山东农业工程学院学报 2019年2期

（合肥职业技术学院安徽合肥 238000）

0.引言

随着社会经济的不断发展，信息科技的不断更新，使信息流更加的通畅与密集，信息数据的不断增长，使人们迎来了大数据时代。大数据背景下，冲击着整个世界，改变了人们原有的日常生活模式与思维方式。

大数据背景下，对高校档案管理工作产生了巨大的影响，这是对高校档案管理工作人员的管理水平与能力的考验；大数据背景下，对高校档案管理的发展与趋势进行全新的研究，这将有利于保护高校各类档案资源，挖掘档案增值信息，优化档案管理流程，构建高校网络化档案管理，从而促进高校档案管理事业的健康发展。

高校网络化档案管理构建是将高校各部门所产生的记录信息，经过计算机的编码处理，形成以电子图像、电子文本等形式的电子文件，再对其进行收集、筛选、整理、归档等处理，形成电子档案。进而运用信息科技技术平台，实现高校网络化档案管理的、数字化以及智能化的管理方式。

1.大数据背景下高校网络化档案管理建设的优势

1.1 有利于档案的存储

在以往高校纸质档案管理模式中，随着高校的不断发展，档案信息资源的不断增多，纸质档案管理存储的缺失问题就显现出来了。具体体现在占用空间过多，并且纸质档案由于物理原因，长时间的存储会使其变得潮湿、发黄、发霉，使高校档案信息变得不完整。由此可见，纸质档案不适合长期存储。[1]大数据背景下，基于纸质档案管理出现的问题，高校可以采取运用信息技术来管理档案，将以往纸质档案扫描存储到计算机硬盘中，使其能够长时间存储，相比纸质档案具有存储优势，还能够维护高校档案信息完整。

1.2 有利于查询档案信息

在以往高校纸质档案管理模式中，要想查询一份档案，需要档案管理人员在厚厚的纸质档案资料中进行找寻，通过肉眼找寻纸质档案目录信息，根据标记的符号去库房找寻档案资料，这种查询纸质档案的方法不仅费时费力，而且工作效率低下。大数据背景下，高校可以采取信息技术来管理档案，档案管理人员在查阅办公室档案时，就可以通过互联网软件，进行组合查询与模糊查询以及分类查询，进而准确的将所需档案查找出来，这样不仅能够省时省力，还能够正确、快速的查到档案信息内容。

1.3 有利于数据信息的共享

当前，高校校园的信息设备非常的发达，高校可以运用校园网将各部门的档案信息相连，将各部门的档案管理实现信息化，这样各部门的档案数据信息在互联网中可以达到共享。再者，高校还可以运用校园网络和办公系统有效相结合，使各部门工作人员可以随时随地能够查阅到档案信息内容，实现高校各部门档案管理数据资源的共享，从而使高校网络化档案管理的全方位发展。

1.4 有利于实现远程服务功能

在以往高校纸质档案管理模式中，由于采取档案物理存储管理模式，其管理与使用模式局限于固定地点与形式，这样的存储方式注定很难实现远程服务功能。大数据背景下，高校可以采取信息化档案管理模式，借助于发达的通信技术与信息技术，能够实现远程服务功能；可以将档案信息进行远程搜索，将有用的档案信息在本地进行打印，改变以往必须在固定地点使用档案信息方式。[2]远程服务功能能够为高校档案管理省时省力，使档案管理人员无论身在何处只要运用信息技术就能够方便的查阅与使用档案信息。

1.5 有利于工作效率的提升

在过去纸质形式的档案管理模式中，是以档案管理人员对档案信息进行收集、整理、保管、利用，是以办公室档案管理人员的手工劳动来完成工作，投入的人力较大，需要花费大量的物力，费时费力，档案管理工作人员的工作效率还不高。这样的纸质式档案管理形式，同信息化档案管理模式相比，弊端逐渐显露出来。[3]大数据背景下，高校应该加强网络化档案管理的构建，革新过去的手工档案管理模式，使档案管理人员运用计算机就能够快速的查询档案信息，提高他（她）的工作效率；高校也可以根据信息化档案管理的优势，合理的规划档案管理人员，从而使高校能够节省档案管理人员的费用支出。

2.大数据背景下网络化高校档案管理构建存在的问题

2.1 网络化档案管理认识不足

高校要想构建档案管理信息化，并不是一件容易的事情，这是一项复杂的系统工程，需要高校投入大量的人力与资金，才能够完成这项系统工程。基于此，部分高校还是选择运用以往纸质档案管理的模式，而将大部分资金用在了教育事业的其他方面，忽视了网络化档案管理模式的构建，以及忽视了对档案管理人员信息化的培训工作。造成这种问题主要是高校管理人员对信息化档案管理认识不足，没有意识到信息化档案管理模式的重要性，没有意识到信息化档案管理模式对高校长远发展的意义。信息化档案管理模式虽然不能够直接为高校创收经济效益，但是高校如果将档案信息合理的进行管理，就能够为高校的教育事业提供有效的支持与保障，构建信息化档案管理模式等同于间接为高校教育事业创造价值。

2.2 档案管理信息设备的损坏

大数据背景下，高校磁性载体电子档案管理是继图文档案管理与纸质档案管理之后的又一档案管理对象。高校通过构建的校园网，实现了运用信息技术为学生进行授课，学生能够运用信息技术查询图文并茂的教学资源，这是高校教育中的一大进步。同时，运用校园网进行档案管理，是校园网构建中的另一大优势，并在此基础上取得了很大的档案管理成效。然而，在信息化档案管理过程中，常见的载体是磁带、光盘、胶片、硬盘等，这些载体会因各种因素而发生破损，如：害虫侵害、使用过程中磨损、自然老化等，这些因素都能够影响信息化档案管理的使用，甚至还会导致信息系统运行不当，使一些档案信息丢失。[4]因此，高校构建的信息化档案管理模式时，要防止档案载体的被破损，在选取载体时，应该注重其材质，还应定期找专业人员进行维护与检测，避免载体出现问题，影响高校档案管理工作。

2.3 标准化档案管理建立不完善

高校构建的网络化档案管理是实体的档案管理向信息化管理转变的过程，这应该具有相关的标准与规划，并进行有效的指导。信息化档案管理是一个较为严密的系统，高校各部门的相关信息为数据处理的及时与准确提供了保障。然而，随着高校构建的信息化档案管理模式的形成，高校档案管理信息化为高校提供的数据计算的标准却难以满足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、数据交换、教育程序标准等都应该进一步的完善。否则会失去高校信息化档案管理的根本价值，还会使高校的档案管理体系出现混乱，甚至会影响高校工作的正常运转。

3.大数据背景下高校档案管理信息化建设的研究策略

3.1 构建有效的档案管理信息系统

大数据背景下，高校要想构建档案管理信息化，就应该创设计算机档案管理信息系统，基于此，高校档案管理部门应该做好以下几方面工作。首先，高校档案管理人员应该有效改进与规范当前的计算机档案管理流程，使当前的档案管理能够更好的适应档案管理信息化的要求，从而构建有效的档案管理信息化系统；其次，高校档案管理人员应该依照档案信息处理程序，实行信息化档案管理软件功能设计，将原有档案信息有效整合，编入到计算机程序中，从而构建有效的档案管理信息化系统；再次，为了能够使档案管理信息化安全，高校档案管理人员应该在档案信息系统中构建完善的内部控制制度，从而确保高校档案信息的安全。

3.2 加强档案管理人员的专业素养

无论什么事物都需要人的操作，高校构建的档案管理信息化模式也是同样如此，需要档案管理人员的规范操作，才能够发挥其根本作用。高校档案管理人员应该具备高水准的信息使用能力与档案管理专业知识，使信息技术使用与档案管理知识成为高校档案管理人员必备的要素。基于此，高校应该构建一支优秀的现代化档案管理团队，档案管理团队人员应该具备以下几方面要素。首先，高校档案管理人员应该具备丰富的知识，并在工作中不断的学习与掌握现代化管理能力、专业理论知识以及相关的管理专业知识，特别是计算机与数学方面的知识，这对高校信息化档案管理具有重要的作用；其次，高校档案管理人员应该了解目录学、档案学、管理学、文书学、档案自动化管理学等相关的档案管理知识，具备档案复制、检索、编研、修裱、著录、标引等相关的档案管理技能；再次，从当前高校网络化档案管理发展形式看，网络化档案管理人员应该具备档案管理分析与研究能力、提供高层次档案管理服务与咨询能力以及档案管理的使用能力。

3.3 提升网络化档案管理人员的安全素养

在大数据背景下，对于高校档案管理信息化人员，信息安全素养是在互联网平台中保护与管理电子档案的信息安全的意识与能力。信息化档案安全管理，对于高校来说是非常重要的，这是高校当前档案管理工作中的重中之重。因此，研究高校档案管理人员的安全素养是很有必要的，这将有助于开展档案管理研究，以及拓展高校档案管理保护领域，对高校网络化档案管理具有保护意义。健全高校档案安全管理制度，推进高校档案管理事业与网络化建设的健康发展，对高校整体的管理制度具有促进作用。大数据背景下，新领域、新载体档案的不断涌现，在素质教育中对高校网络化档案管理人员提出素质要求；此外，高校网络化档案管理是一项重要的工作任务。[5]基于此，高校应该加强对档案管理人员的安全素养培养，应将眼光放远一些，为档案管理人员树立以服务促进管理模式，更新他（她）们的思想意识，深化他（她）们的保护信息安全意识。

3.4 强化领导者对信息化档案的认识

构建档案管理信息化需要高校投入大量的资金与人力，基于此，高校领导者应该提高对网络化档案管理的认识度，明确网络化档案管理对高校发展的重要意义，为构建信息化档案管理模式投入一定的资金。[6]大数据背景下，高校领导者应该与时俱进，开拓创新，努力在师生员工中宣传档案管理信息化的重要性，提高师生员工对信息化档案管理的认识，让他（她）们了解到信息化档案管理的优势与作用，并得到他(她)们的支持与关注，从而使高校能够顺利的构建档案管理信息化模式。