高校固定资产管理中的信息化应用研究

2019-02-21王燕雅

山东商业职业技术学院学报 2019年4期

王燕雅

(东莞职业技术学院，广东东莞 523808)

关于固定资产的含义，一般指的是土地、房产、设备或是图书资料等具有一定价值，但是需要变现才能流通的固定附属物。而高校固定资产，主要也是以上几类，与企业相比的话，一些高端精密仪器所占比例更高一些。在高校中，固定资产的品种繁多，但有时管理十分混乱，加强高校固定资产管理是一件十分重要的事。

对于高校管理者来说，各个方面都要统筹兼顾。在高校中，实验室、宿舍或食堂等都是属于固定资产的范畴。这些设施的正常运作，也关系到高校是否能维持正常的教学活动。管理一旦出现问题，会使教学活动受到影响。在高校固定资产管理方面，必须有完善的体系，否则就会出现固定资产流失或是设备损坏等情况，不利于高校的发展。

一、计算机信息技术的含义

由于高校固定资产的数量比较多，而且涵盖不少种类，价值巨大，所以在管理过程中，已经无法使用老式记录管理方式，将计算机信息技术应用于高校固定资产管理是十分有必要的。在具体操作中，使用计算机为基本工具，进行固定资产的记录和存储，然后通过互联网将各个部门资产信息进行整合，提升资产管理的效率。可以在管理过程中，使用计算机的存储量大的特点，将多种数据进行整合，然后利用互联网实时共享的优势，将分散状的固定资产信息进行统计和整理，使信息可以快速传播和分享，不受空间和地域的限制。在固定资产管理中引入信息化技术后，不仅提升了数据的准确性，使得管理人员不用再为冗杂的数据而烦恼，也大大提高了员工的工作效率，提升了高校固定资产的利用率，增长了很多仪器仪表的使用寿命。[1]

二、高校固定资产管理中运用信息化技术的作用

在高校固定资产管理过程中，传统的管理方式已无法满足当前的需求，对管理者管理水平的要求越来越高。将网络信息化技术运用到其中，会大大提升管理水平。

(一)能够更加科学有效地进行资产管理

在当前资产管理过程中，运用互联网技术，使其中各个环节进行合理的对接，也可使固定资产的管理部门与财务管理部门进行深入合作，两部门可实现相互配合、互相监督，使固定资产管理更加有保障。通过这种方式，管理部门中各种固定资产信息，也包括财务部门中关于固定资产的财务信息，都可以通过网络进行统一管理，这样就使得资产管理更加科学化，能够使得资产管理往规范合理的方向发展。

(二)能够使资产管理更加智能化

将计算机信息技术应用到资产管理中，可以利用计算机自动化便捷性等特点，对固定资产信息进行实时的统计和监督，对物品的变化随时进行关注。通过对物品进行实时技术分析，为管理者提供更好的决策支持，有利于全面对固定资产进行整合，更好更合理地支配资源，对固定资产进行有效的智能化管理。[2]

(三)能够使得高校资产管理效率得到提高

将计算机信息技术运用到资产管理工作后，管理者将资产基本信息录入系统，然后对系统进行有效的设定。设定完成之后，就可以通过管理系统随时看到资产情况，再根据资产当前具体情况，分析资产设备使用状况、新旧程度等，通过管理系统的导入，有效提高资产管理的工作效率。

三、高校固定资产管理中的问题

在高校固定资产管理过程中，难免会出现一些问题，在一定程度上对高校资产管理有所影响。

(一)管理者缺乏资产管理的协调性

对于固定资产，一般都是由使用单位与资产管理部门共同管理，而且财务部门也会有专人负责，有时管理的部门过多，就容易导致大家都不管，各部门之间缺乏统一协调的管理，一旦有资产出现问题，各部门互相推诿，不利于进行固定资产的管理。比如说，有些资产使用部门，并不知道设备的初始价值，也不知道生产日期与预计可使用年限，往往根据自身使用经验，有可能将尚未达到使用年限的设备进行报废，造成固定资产浪费。

(二)管理工作量大，业务繁多

在传统的工作模式下，固定资产管理工作量大，信息反馈不及时，有时还会发生设备无法找到、资产权属不明晰、资产无端浪费等问题。这些问题看似不大，但是积攒到一起，必然会给管理者造成不小的麻烦。传统的资产管理方式，基本都是手工记录，固定资产信息基本都是纸质卡片，进行折旧时，基本都是手工计算折旧额，然后将所有数额进行汇总，工作量十分庞大，并且固定资产卡片多是单独跟着资产一起，很是分散，所以容易丢失，不利于保存。

(三)管理者业务水平不高

固定资产管理工作，看似简单，就处理这么一些设备，但是在具体操作过程中，这看似技术含量比较低的工作，却着实不好处理，想要把这项工作做好，不仅需要管理和财务方面的知识，还要深入研究网络信息技术知识。如今高校固定资产管理人员水平差异很大，有些管理人员基础知识薄弱，缺乏财务与管理方面知识，并且工作后并不认真学习理论知识，所以在工作中难当重任。这些管理人员经常会录入错误的信息，使信息的准确性难以得到保证，给固定资产管理带来了很多困扰。

(三)固定资产管理信息化水平低

在当前环境下，大部分高校都在固定资产管理过程中运用了信息化技术，但是信息化技术水平不高。大部分的信息操作系统，都并不是很完善，这些操作系统基本都只能独立运行，除了资产管理部门，其他部门无法及时对资产进行有效监督，造成资产设备损耗严重，无法进行有效修复。不仅如此，这种操作系统只能称为半自动化，在数据录入等方面，很多操作还是必须由人来手动完成，所以导致效率低下。由于有些数据需要人来输入，这也导致错误率的上升。[3]

四、高校固定资产信息化实施过程

(一)固定资产实施信息化的主要依据

固定资产信息化需要多方面共同配合。

1.完善的资源是实施信息化管理的重要保障

在固定资产信息化管理建设过程中，电脑、信息设备和软件等硬件设备是必不可少的，还需要进行完善的网络设施建设。不仅是网络设备，管理者同样可以选择高质量的管理软件，便于各个部门之间互通有无，降低成本。对这些资源的有效利用，对固定资产信息化建设起到了重要的作用。

2.实施信息化管理必须有完善的制度保障

在高校固定资产管理工作中，要建立完善的管理体系，拥有一个完善的规章制度是必不可少的。管理者要确保资产信息真实有效，通过完善的管理制度的建立，能够使信息更加准确。对于日产固定资产的采购、维修、保管或淘汰等工作，虽然要提高效率，避免工作繁琐，但是一定要做到准确真实，有章可依。

3.有效的监督是完善固定资产信息化管理的重要要求

对于高校固定资产来说，虽然数量庞大，但是归根到底主要都是用于教学服务的资产，还有一小部分是用于经营的部分固定资产。不论是非经营用固定资产，还是经营用固定资产，都要明确其权属，进行有效监督，全部纳入财务部门监管，提高资产管理效率。不仅如此，完善的监督体系，不仅能够使资产管理更加有序，还对于固定资产流失有着积极防范作用。[4]

(二)固定资产信息化管理的实施方式

对固定资产进行信息化管理，要依托完善财务信息化系统，在建设过程中协同合作，共同完善固定资产信息化管理建设。

1.运用大容量存储设备，保存时间长

传统的固定资产管理方式，基本上就是制作固定资产卡片，但是卡片冗杂，所记载内容繁多，不仅容易丢失，也容易使信息混淆，记错数据。使用大容量存储设备，可以将所有信息进行统一存储，在存储过程中进行自动分类，使固定资产信息都有完善的记录，使得管理更加便利。

2.将互联网信息技术运用其中，可以解决共享问题

在高校管理中，财务部门是比较重要的部门，办公系统都是独立运行，不会跟外界相连接，这就导致高校固定资产信息化管理只能在内部进行，无法与其他部门互通有无，降低了工作效率。所以在管理过程中，高校可以根据互联网发展详情，通过校内网络，将各个管理部门之间系统连接。为了防止信息数据外泄，可以对用户设定权限，对每一等级用户开放不同权限，保证各个部门互相合作管理。但是，在具体过程中也有不同权属界线。

3.利用信息技术，实现盘点自动化

高校固定资产种类繁多，数量大，所以导致盘点工作进程艰难，工作量巨大，而且盘点时间间隔较长，经常导致账实不符，出现固定资产流失情况，无法查明原因。进行信息化管理，可以使用条形码进行分类管理，将条形码贴于资产上，扫描后上传系统，资产情况就一目了然，这样有利于对数据进行统计整理，方便盘点。