新时期构建高校档案工作新模式探析

王雪芹

宿州学院办公室，安徽宿州,234000

近年来，伴随我国高等教育的迅速发展，作为高校管理工作重要内容的档案管理工作，也得到逐步发展和完善，并在“推动学校发展规划的制定、加强思想政治教育、强化对外宣传和进行学科评估等方面发挥了重要作用”[1]。然而，总体来看，高校档案工作与时代的前进步伐、与现代技术的更新步伐相比，仍存在不少差距[2]，进一步来说相对于我国高等教育的快速发展，在档案价值诉求和职能发挥等方面还存在诸多急需解决的问题。信息时代，高校档案工作亟待构建和完善科学高效的工作模式。

1 高校档案工作存在的主要问题

1.1 档案管理机制急需完善

从某种意义而言，高校档案管理是一项极其复杂的系统工程，其规范化、科学化和系统化程度，在很大程度上取决于档案管理制度的支撑和规制。不可否认，目前供国内各级各类高校档案管理的宏观制度已经初步具备，尤其是伴随着《档案法》和《高等学校档案管理办法》的颁布实施，国内高校逐步规范了档案管理机制和方法。然而，总体来看，目前国内各级各类高校似乎还没有形成富有各自特色、支撑学校改革发展的档案管理制度体系和管理机制，严重影响和制约了档案管理的作用和职能的发挥。例如，一些县级市的普通民办高校，由于缺乏对档案工作的高度重视，甚至为了节约办学资金，可能还会削减档案管理的经费，导致档案管理十分松散，档案收缴的范围和内容也很模糊，根本达不到《档案法》和《高等学校档案管理办法》的基本要求，更没有形成自己的档案管理制度和运行机制。

还有一些高校，尤其是地方非名牌高校，没有独立设置档案管理部门，甚至将档案管理等同于一般的物资管理和仓储管理，将档案管理的职能分解到总务部门或者后勤部门，缺乏对档案管理的深刻性和系统性认识。在实践中，还有一些高校由于缺乏制度保障，导致档案管理边缘化，缺乏足够的场地和空间，这里的空间既包括物理空间，也包括网络虚拟空间，致使很多有价值的影像资料和图片资料得不到及时的采集、编辑、保存和后期资源的共享。与医疗、交通、网购等行业的快速、便捷的信息化发展相比，高校的档案管理严重落后。作为关系国家发展、民族教育水平的高校，不能仅仅关注教学、科研等，档案管理部门作为大学管理的一个重要组成部分,不应该被边缘化，一定要在国家的信息化发展趋势下，抓住机遇，完善档案管理，提升高校的整体综合实力。

1.2 档案管理人员严重匮乏

在现代信息时代和网络时代，高校档案管理也要与时俱进，无论是管理机制建设还是运行模式维护，均离不开高素质的专业技术人员，否则网络化、信息化的档案管理将会成为无源之水、无本之木。长期以来，我国高校尤其是公办高校在办学中由于缺乏对档案管理的深刻认知，看不到档案管理的战略价值和作用，于是在潜移默化之中把档案管理视为教学科研的附属物或者教辅工作，最终导致档案管理人员要么是身体上的“老弱病残”，要么是技术上的“老弱病残”，从而使档案管理陷入恶性循环之中，最终导致缺乏足够的人才支撑和人力资源保障。一种普遍现象就是很多高校在引进各类高素质、高学历和领军人才时，往往配套解决拟引进人才的子女、配偶或者家属等工作，且绝大部分在图书馆、后勤和档案管理中进行安置。另外，作为事业单位，我国高校每年要义务接收一些转业军人和残障人士进行就业，实际上这些就业、再就业人员绝大多数被分配到图书馆和档案管理部门。由于年龄、学历和从业经验等多方面限制，导致我国高校档案管理人员长期以来在低效状态下运行，与现代网络化、信息化、电子化、虚拟化相适应的高素质档案管理和工作人员严重缺失，严重制约着档案管理的价值发挥和作用凸显，最终将档案管理机构沦为了高校的附属甚至附庸部门。

1.3 档案管理的信息化滞后

北京大学信息资源管理研究专家洪启兵在研究中指出：“在信息时代高校档案管理的模式在发生悄然变化，逐步从以往的手工管理向现代智能管理转型升级，从而催生了高校档案管理的信息化建设。”[3]高校档案管理的信息化，不仅包括硬件建设，也包括软件建设，更包括人才建设，因此需要足够的、坚实的财力支撑和经费保障。目前，总体来看，我国高校尤其是一些民办高校和地方高校，由于认识上的不重视，加上财务资金压力等多方面的限制，导致高校的档案信息化建设和数字化建设出现资金紧张状况，使得档案管理的信息化配置跟不上时代的发展要求。在实践中，一些高校通过引进社会资本或者校企合作模式进行档案管理的信息化建设，由于缺乏系统规划，导致信息化建设达不到预期目标。另外，在我国一些高校甚至是公办高校，手工管理档案、人工检索档案的现象和行为还普遍存在，这与我国飞速发展的信息化和网络化格格不入。尤其在互联网大数据时代，高效、便捷已成为各行各业达成的共识。唯独高校师生需要档案资料服务时，仿佛瞬间回到几十年前，低效、烦琐、费时费力已引起师生的不满，档案管理的信息化滞后问题必须扭转。另外，在配置档案管理的应用系统方面，部分高校要么简单引进OA系统，要么没有做到与供应商的无缝对接，导致档案管理的个性化、便利化和定制化价值与作用得不到真正的发挥。

2 构建高校档案工作新模式路径

2.1 完善制度，规范档案管理

新时期，我国高校应完善制度，规范档案管理与工作模式，要牢牢把握档案管理的重要内容，比如干部人事档案、国有资产档案、教育教学档案、招生就业档案，按照档案管理场所、人员配置、管理种类、管理模式、管理程序和管理机制等进行制度设计，切实做好高校档案管理的制度建设，引领新时代高校档案管理制度化、规范化、常态化。第一，要把握重点领域和关键环节，比如高职院校要集中围绕服务地方经济社会发展、办学条件改善、职业教育素质提升等方面收缴相应的文字资料和图片资料乃至影像资料。第二，要重点围绕档案信息的收集、档案文件的分类整理、档案文件的分区管理与存取等环节进行制度建设，切实提高档案管理的质量和效率。第三，要坚持以人才制度建设为引领，紧紧围绕档案管理的人才引进、培训、教育和管理等环节，健全档案管理的人力资源管理体系建设，为档案管理提供源源不断的活力和支撑。第四，要强化流程创新和机制创新，切实做好机要档案的领取、查阅、回收以及归档工作，预防各种不必要的隐患和危机。

2.2 强化人才建设，提供人力资源保障

新时期，构建高校档案管理工作新模式，对档案专业人才的需求十分迫切，可以说“人才是档案管理工作的主体，档案工作人员的素质直接影响到档案管理工作的实际成败。”[4]随着我国各领域信息化、网络化和智慧化的发展，高校必须以提高档案管理的信息化程度为引领，加快档案管理的人力资源建设，重点培养、引进和挖掘大批政治过硬、业务精湛、富于创新的高素质档案管理人员和工作人员，并以此为动力规范档案管理程序和流程，提高档案管理质量。首先，要从战略高度认识到档案管理的重要地位和作用，从而将档案管理人员配置放在应有的战略地位，并将其视为高校人才战略的重要组成部分，切实提升档案管理人员的质量和素质。其次，要在征集档案管理部门人员需求的基础上，通过外部调研、专家访谈和第三方外包等途径，向社会招聘专业化、高素质的档案管理人员，并注重引进人员的综合素质和专业素养的提高，而不是单纯的信息管理或者资源管理专业的学生。目前北京大学、中国人民大学、厦门大学等30多所高校已经开设了档案专业，这些经过专业化、系统化学习的档案专业学生，素质较高。高校理应引进这些档案专门人才，以推进学校档案的信息化发展。再次，要注重对档案管理人员的诉求回应和职业发展，通过电大、网络教育、开放教育以及远程教育甚至脱产教育等模式，兼顾职业生涯规划，切实提高档案管理人员的质量和工作效率。最后，要建立档案管理人员的竞争机制，通过奖优罚劣、优胜劣汰来激励和鼓励档案管理人员开创性的工作。相对于以往的手工传统的档案管理模式，新时期档案管理最突出的特点就是科技含量高，对档案管理和档案工作人员的基本技能和计算机操作能力要求也高。一旦高等学校无法培养和引进相应的高素质人才，势必会导致档案信息化建设过程中出现人才短板问题，随之相应地会使档案工作模式创新面临极大的人才压力和现实困境挑战，必须引起各类高校管理层高度的重视，应为强化档案人才建设提供有力的保障。例如，高校要加强对档案管理工作人员的培训，使其熟练运用现代化的网络技术，充分运用移动网络开展APP服务、微信公众号信息发布服务，以便从档案办公室、节假日等非工作日的空间、时间的限制中解放出来，真正改变档案过去那种传统、低效的管理模式，以构建高校档案工作的新模式。

2.3 推进信息化，提高管理质量

目前，人们已经生活在一个互联网时代，衣食住行都可以借助互联网平台快速解决，高校档案管理工作当然不应该被排除在互联网之外。互联网时代，档案信息化工作的最大优势就是可以极大地提高高校档案管理的速度和质量。因为，在现代信息化时代，随着高校招生规模的扩大，在校师生三四万人已成常态，师生信息资料、学校教学成果十分庞杂，不管是文件资料的归类，还是图片资料的编辑和视频影像资料的保管与检索，都会涉及大量的档案数据分类、整合、归档、检索和查询等服务。很显然，传统的手工档案管理模式已经无法适应这种信息化形势发展的要求，一旦借助于档案信息化工作模式的创新，上述诸多问题便可迎刃而解。

新时期，构建高校档案管理工作新模式，要以信息化建设为主，切实做好档案管理的硬件和软件建设，努力提升档案管理的质量和层次，为构建快速反应、检索方便、使用高效的档案管理新模式提供坚实的技术支持和设备保障。第一，要通过整体设计和制度创新来保障，通过财务预算来筹集档案管理的财政性资金，为档案管理的信息化条件提供充足的资金。同时在档案管理信息化建设与创新上，要与时俱进，通过组建校友会捐款，教学科研成果转化收益，地方政府贴息贷款等渠道，构建多元化、多渠道的档案信息化管理资金筹措机制。例如，地级市高校可以充分利用本市的文化旅游资源和优势，采取和本市政府、本市博物馆、名人故居合作的形式整合档案资源，为本地经济服务，并扩大本地的宣传和影响力，带动本地旅游文化产业的发展。如黄山学院与黄山旅游局的合作、淮阴师范学院与周恩来故居的合作、宿州学院与赛珍珠研究中心、灵璧奇石馆的合作，就可以把档案规模做大、做强，既扩大了高校的影响力，也提升了本市的形象传播力，形成良性循环，档案管理信息化建设将会获得更多的资金支持。第二，要通过第三方外包模式，将信息化建设任务部分承包给高素质的信息商，要求他们围绕学校的办学实际和主要目标，尤其是档案管理的信息风险预警与管理等进行研发设计，从而提供完善的档案管理信息系统以及各个具体模块，把“专业的事交给专业的人去做”，实现效率最大化。第三，要在整合图书馆、信息中心和网信办人力资源的基础上，建立一支高效率的档案信息化管理运维队伍，切实保障档案管理信息系统正常运转，完善高校档案工作，将信息化技术融入高校档案工作中，提高高校档案的利用率，加快档案工作的前进步伐，促进高校快速、稳定地发展，真正“对高校事业的可持续发展发挥桥梁和借鉴作用。”[5]

3 结 语

随着国家信息化的推进，我国一些高校档案管理工作已经有了很大的提升，但是，目前不同地域、不同层次的高校档案管理水平参差不齐，发展不平衡问题十分突出。相对于北京、上海、深圳等经济、技术发达的一线城市高校，地方普通高校的档案管理部门要积极寻找自己的差距，既要向北京大学、复旦大学、武汉大学等高校学习，也要努力利用互联网的优势，尽快弥补档案管理工作落后的短板，正如我国学者王献飞所言：“互联网作为一种新的传输介质，能有效提升档案管理行业的服务水平，在一定程度上拓展其服务空间，延伸档案工作手臂，壮大档案队伍，实现各种档案信息的网络化、开放化。”[6]互联网不仅能为高校档案的查询、检索、保存等提供便捷、迅速的服务，更重要的是能突破时空限制，极大地提高档案的利用率和服务效率，尤其在个性化服务和定制性服务方面彰显自己的力量。

总之，高校档案管理工作的提升不是一蹴而就的，高校要重视这项工作，既要完善制度、规范档案管理，又要大力投入资金保障档案管理模式转型的顺利开展。各高校不管是强化档案管理人才还是推进档案信息化管理，都不是新时期构建高校档案工作新模式的最终目的，而是最大限度“利用一整套信息技术对档案数据进行加工，通过网络推动档案数据开放，激活档案信息价值，从而形成知识化、智慧化、人性化的档案服务平台。”[7]这样，高校档案管理水平必将再上一个新台阶，重新获得生机和活力，档案管理工作才会真正发挥服务师生、服务社会的作用，在新时期以新的姿态、新的模式、新的面貌展现在世人面前。