档案管理数字化发展面临的问题及对策

石海苗

摘 要：随着经济水平的不断提升，企业之间的竞争力在不断的加大，进而就对企业的档案数字化建设质量提出了更高的要求。而档案作为企业信息的主要载体，其不仅在企业的生产质量以及管理方面发挥着至关重要的作用，而且还决定着企业的整体发展水平。因此，企业就应积极的开展档案数字化建设，制定详细的数字化建设方案，充分的利用现代科技技术，以此来有效的提高企业的核心发展竞争力。

关键词：档案;数字化建设

档案对于一个单位的文化以及历史有着重要的传承作用，是其传承和发展的载体，随着时间的增多，档案信息数量逐年增加，传统的档案管理在当前的社会中出现了种种弊端，加快档案信息数字化管理成为各单位改革的必要途径。

1 档案信息资源数字化建设的必然性及重要意义

从档案管理层面讲，档案数字化建设是加强档案现代化管理的必然结果。传统管理模式下，档案载体形式多以纸张为主，纸质档案占据了大量的空间，需要特殊的保管环境，每一次调阅利用和统计都需要档案管理员翻看目录再到档案库房一件件提调档案，给档案原件造成损害，缩短其使用寿命，在归还入库时又要逐件、逐页地清点档案，整个借阅手续非常烦琐。档案进行数字化管理后，不仅保护了档案原件，节省了保管设备和人员方面开支，提高了档案查询检索速度，而且有利于档案统计和编研工作，对促进档案现代化管理有着重要意义。档案数字化建设是发展的迫切要求。当今是信息化时代，在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况下，社会上很多单位已经实行了无纸办公和网络传送，再加上行业的迅猛发展，产生的电子文件越来越多，在这一背景之下，如果依旧使用纸质档案，那么就和其他单位的信息资源无法实现有效对接，和当前的社会就会脱节，通过档案信息化可以将各部门、各单位等不同载体的信息，通过数字化的形式采用统一的标准予以保存，更好的发挥档案的重要作用。

2 档案管理数字化发展面临的问题

1）档案数字化建设缺乏整体布局和科学规划。当前大部分单位已经实施了数字化管理，但是数字化的进程中，由于布局不科学且跟风较为盲目，仅仅是从量上对档案进行数字化，没有整体布局，因此在档案管理中出现了诸多问题，使得数字化建设投入较大，但是真正的效用却微乎其微。档案数字化未能有效地转为信息化。这主要表现在：没有把档案信息数字化建设纳入数字化建设中，没有从全校角度做好数字化工作，致使购买的档案管理系统平台不能实现和OA系统以及其他系统相连接;整个数字化建设方案缺乏调研和专家论证，管理制度不完善，工作流程控制不够，数字化相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字化著录标准以及全文数据库标准等没有按照统一的规范去要求，安全管理规范方面考虑不周;而且目前大部分仅仅关注馆藏档案数字化，忽视电子文件的收集管理，导致很多重复劳动。

2）档案人才紧缺，综合素质有待提高。馆藏档案数字化工作、电子文件收集管理、建立档案数据库都对档案人员队伍提出了更高的要求，即档案数字化建设需要专业的档案人才、技术人才、管理人才。从档案数字化建设现状可看出，大多数档案机构的专职人员数量维持在1-5人，且管理型、专业型、技术型人员结构设置不合理，各的兼职档案员缺乏档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案数字化建设的基本理论、基本知识、基本技能，档案专业人员继续教育乏力，直接制约着档案数字化建设进程。

3）管理制度不健全。这是制约档案数字化建设工作开展的关键因素，容易造成档案管理职责混乱，人员分工不明，档案将不能得到科学合理的开发和利用，此类问题在我国中是较为常见的。事业单位领导对档案管理工作缺乏应有的重视，制定的制度通常不够健全、完善，在档案数字化建设中发挥的作用不大，人员违规行为得不到制止，他们的责任心不强，工作热情不高，档案数字化建设就会陷入停滞。还有一些档案管理人员主动学习意识匮乏，对于档案数字化建设及档案管理所需的新知识、新技术不甚明了，使得档案资料的真实性和完整性饱受威胁，档案的开发和利用现状不容乐观，的发展也会或多或少的受到影响。

3 档案数字化建设的实现路径

1）加强制度的完善。要想保证档案信息化建设得以落到实处，领导必须要适时地转变自己的思想观念，对相关工作报以足够的关注，尤其是在资金和资源上要保持充足供应，还要将档案管理信息系统的建设和维护工作交由专业技术人员来完成，加强对他们工作的监督，推进档案数字化建设的落实，以强化档案管理信息系统的性能，提高档案管理工作质量。健全的制度可以给档案数字化建设和档案管理工作的科学化、高效化开展提供有力保证，需要密切结合我国法律法规，充分考虑到经营管理的实际情况，指导相关工作的规范化开展。对于违规操作的档案管理人员绝不姑息，予以严惩，此举能够让档案管理人员发自内心的重视岗位工作，自觉遵守档案管理制度，不做危害利益的行为。在制度的保障之下档案数字化建设步伐将更加稳健，档案管理工作质量也会迈上一个崭新的台阶。

2）加强建设档案服务平台，实现共享体系。在当下互联网时代，要不断提高档案管理的数字化才能够跟上时代的步伐，建设档案管理数字平台，把档案管理与的网站信息融为一体，把学生们的电子档案归整在文件夹里，建立好档案数据库，完善共享服务资源，更加方便大学生以及应届毕业生。比较大众化的信息资源是可以通过平台共享的，通过这样的共享形式，不仅方便了的档案处理，还能够使档案管理工作更加透明化，推动了档案管理信息化的发展。

3）落实责任机制，保障数字化安全保障。数字化安全是企业档案数字化建设的前提条件，应落实责任机制，主要涉及企业与外包机构两个层面。对于企业而言，应建立安全保障体系，加强软硬件设施的有效防控;同时，明确档案数字化建设人员责任，签订保密协议，有效保障数字化建设安全。对于外包机构而言，应充分领悟国家档案局发布的《档案数字化服务外包规范》（征求意见稿）等精神，制定相应制度或规范，建立规范化的业务操作程序和有效的安全管理体系，以期指导并监督数字化外包工作，提高服务质量。

4）加强档案现代化队伍建设。档案管理人员作为档案数字化管理活动展开的主要组织者和执行者，其数字化技术的高低以及综合素质都在一定程度上影響着整个档案管理水平。而数字化档案管理活动的展开需要管理人员具备较强的专业性，倘若依旧采用传统纸质档案的管理方式，就无法满足企业的实际发展需求。因此，企业就应制定相应的人才引进制度，制定相应的扶持政策，加大对高质量人才的引入，确保能够建设一支高质量、高水平的人才队伍。此外，企业还应有计划、有目的的开展档案信息管理培训工作，确保管理人员的数字化技术能够得到实时的更新，不断的满足企业生产、经营等现代化发展的需求。企业还应制定相应的奖惩措施，提高管理人员的工作积极性，并加大对管理人员的关心力度，确保提高管理人员的工作凝聚力，以此就能为企业的发展提供更加充足的人力资源。

4 结束语

科学的管理档案对整个社会有着重要的意义，虽然很多的档案管理工作仍然存在着许多问题，但是我们相信，通过不断地完善和改革，终有一天，档案管理工作会更加数字化，网络化，更能够体现档案社会做出的巨大贡献。

参考文献

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