基于网络的设备信息管理系统

万 洪，陈晓明，李东林

（西安近代化学研究所，陕西西安 710065）

0 引言

设备是支撑科研、生产、管理活动开展的重要资源，其总量也是衡量科研院所综合实力的关键指标。因此，设备管理具有重要的意义。设备管理包括计划、采购、验收、建立台账、日常使用、变更、维修、报废等全生命周期过程。设备的信息化管理是现代化企业建设的一个重要组成部分。

1 设备账务管理的发展和不足

（1）新技术的应用催生设备管理模式的重大变革。根据设备管理所使用技术的种类，将设备管理系统的发展分为4个阶段，即纸质卡片管理；电子文档管理；单机数据库管理和互联网数据库管理。目前西安近代化学研究所的设备管理仍保留了纸质设备卡片，信息化借助于金算盘软件公司的单机数据库软件，尚处于C/S架构阶段。该软件主要功能是财务管理，计提固定资产的折旧，并非专门为设备管理所开发，不能实现设备的全生命周期管理。

（2）单位现已建成OA办公自动化系统，大大提高了各种办公业务的效率。已实现设备采购和大修的网上业务流程，但设备入账、查询、变更、部门盘点、报废等业务流程仍沿用传统管理方式，所以效率较低。

2 利用OA办公自动化系统对设备进行管理

为了提高设备信息化管理水平，利用现有的OA办公自动化系统，设想出以下解决方案。

2.1 设备入账

传统设备登记工作分为2步：手工填写“设备卡”后，再将设备信息录入电脑。新的系统录入设备信息后，利用软件的数据链接功能自动生成设备验收单和设备卡片表，减少了单据书写环节。验收单经设备验收人员审核通过后，可打印固定资产标签。设备卡片表也可直接打印出来，内容更加规范。

2.2 设备查询与变更

（1）设备台账通过内网同步后，相当于建立了网络台账，设备使用人可通过内网查询各自所使用的设备，使设备管理责任更加明确。

（2）设备变更。①设备使用人变更分为部门内部变更和跨部门变更。在内网向设备接收人发起更名申请，经设备管理员同意，接收人点击同意后生效；跨部门变更，还需经过双方部门领导同意；②设备地点变化时，只需使用人在网上登记新的地点，方便快捷。若为关键设备地点变化，还需发起网上审批流程。设备地点具体到建筑物和房间号，设计为选择填写模式以实现设备地点内容的标准化。这样的意义在于，设备台账导出的Excel数据以部门为主要关键字、以地点为次要关键字排序，即可迅速了解该部门的设备分布在那些建筑物和房间内，便于查找和使用。

2.3 设备报废

在OA平台查询报废设备信息，经设备管理员确认后，在网上发起审批流程。重要设备的报废需要到现场查看设备状态。审批流程完成后，自动形成设备报废档案，成为设备管理和账务管理核销的依据。

综上所述，设备全生命周期管理均可实现网络信息化，包括计划、采购、验收、建立台账、日常使用、变更、维修、报废等，形成专门的设备信息管理系统。

2.4 部门的设备盘点

为摸清家底，保障设备发挥效益，资产清查盘点需要定期开展，一般以部门为单位进行。在各部门的设备盘点过程中，若发现设备使用人和地点发生变化或待报废设备，可在网上发起业务流程办理。部门的设备盘点能够反馈设备的状态信息：一是设备在用或闲置；二是设备完好、待修。对于闲置并完好的设备，优先进行部门内部调配，再进行跨部门调配。对于待修设备，部门设备管理员应统一粘贴待修标签，以免他人不了解设备状态，造成不安全事故。

简化部门的设备盘点方式，同时使设备使用部门认识到设备盘点的意义，能自发地盘点设备。

3 纸质卡片管理效率提升

虽然设备网络台账中的数字卡片的操作方便快捷，但传统的纸质卡片有使用人签字，仍具有重要意义。采取平时进行网上变更和定期以部门为单位集中进行纸质卡片变更的方式，可实现设备纸质卡片的高效管理。

设备卡片管理包括新增、变更和减少3种业务，查找卡片位置时需要按照设备资产编号的区间逐步缩小范围，费时费力。将图书管理的方法运用到卡片管理，可大大提高卡片管理效率。设备纸质卡片按照设备资产编号排序放在抽屉式收纳柜中，共有25个抽屉，每个抽屉又包含4个小格。将抽屉编号为，每个抽屉的小格又编号为，形成100个卡片位置编号。在Excel文档中，先将设备信息按照资产编号排序，再按照区间添加卡片位置列，形成一个编号台账。新增、变更和减少设备卡片时，按照下列操作方法查找卡片位置更加高效。

（1）新增设备时，按照该编号台账编写新的资产编号，同时编写卡片位置编号。新卡片可批量按卡片位置编号排序，即可将多张卡片直接定位到具体的卡片位置。

（2）变更或减少卡片时，先在该编号台账中筛选出需要查找的卡片资产编号和卡片位置信息，即可得到大量卡片的位置分布情况。

随着设备数据信息系统的逐步完善，纸质卡片的管理模式可逐步淘汰。

4 总结

通过新的技术手段使设备管理操作更简便，同时通过制度的完善以提高员工对设备管理的积极性，使设备所在部门和使用人都积极参与到设备管理中来，从而形成包括设备管理部门、使用部门、使用人的三级设备管理体系，从而提高设备管理水平。上述设备信息化管理系统的设计能够在现有OA办公自动化系统中建设，成本较低，相对于传统管理模式来说有明显的功能优势，能满足单位设备管理工作的需要。随着信息技术的不断进步，设备信息管理系统应向物联网领域拓展，使设备信息管理系统迈向更高水平。