面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统设计

（大同煤炭职业技术学院 教务处，大同 037003）

高校学籍档案电子化归档工作是各大高校学籍档案管理工作的一部分，学籍档案的电子化归档是将纸质版的学籍档案信息进行数字化后保存[1]；传统的学籍档案归档是采用人工收集纸质资料的方式，但是纸质版的学籍档案在归档时容易出现纸张泛黄、损坏等缺点[2]，同时还需要占据高校档案馆的大量空间，且要求具备较高的防火和防潮要求，因此，本文设计一套面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统，使学籍档案归档工作变得更加快捷、安全且有效。

1 学籍档案电子化归档系统硬件设计

1.1 服务器设计

系统的档案管理客户端可以让学籍档案管理人员对高校教务系统发来的学籍档案信息进行管理和归档；高校档案馆的管理人员可以查看学生的基本信息，还可以在系统里打印成绩单；学生用户可以通过网络直接登录系统并查询个人信息；服务器的设计可以方便学校和学生个人随时查看学籍档案信息，保证学生学籍档案的完整性，系统服务器工作原理图如图1所示[3]。

1.2 调至调节器设计

归档系统的调制调节器是通过归档系统连接到校园网，从而进行访问档案信息的获取，还可以通过学生用户客户端进行服务器访问，对于档案管理者而言，可以访问档案归档系统内部的所有资源，而学生用户只能访问与本人有关的数据信息，为了加强系统的安全性，在调制调节器的外端还设计了防火墙，以防止非法访问操作。

2 学籍档案电子化归档系统软件设计

2.1 数据库设计

面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统主要是用来管理新入学和即将毕业学生的档案信息。该系统的数据库设计将决定整个学籍档案归档系统的实体分类、学籍档案信息结构以及档案信息的存储类型，设计一个成功的学籍档案归档系统数据库应该遵守以下原则：

（1）划分数据表的合理性。

（2）保证数据表和属性命名的简单明晰。

（3）保证系统数据信息的完整性和一致性。

（4）选择合理的数据储存类型。

在设计学籍档案归档系统的数据库时，要根据系统的业务功能不同，将数据库信息分别放在系统的不同服务器的不同数据库中，同时还要建立只允许学校档案馆的内部人员访问的数据库，此数据库的作用是将学生的学籍档案数据从学校的教务系统导出；此外，还要根据学籍档案归档系统的数据关联性强的特点，将数据表分为学籍档案基本信息编码表、业务数据表、归档系统管理信息表以及辅助信息编码表。

3 结束语

本文提出了面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统设计，依托高校学籍档案电子化归档系统的硬件设计和软件设计，实现了本文的设计。本文设计的归档系统对高校学籍档案管理具有重要作用，也加快了高校管理的信息化程度。希望本文的设计可以为高校学籍档案电子化归档系统设计提供理论依据。