新时期房地产档案信息资源的开发利用应用

文/唐叶凤 上海张江高科技园区开发股份有限公司 上海 200000

房地产行业不断发展，房地产企业发展过程中的经营管理对于企业发展具有重要影响。新时期房地产企业档案信息资源的开发利用对于企业的经营发展和业务开展具有重要意义。结合房地产企业的经营发展形势，应该做好房地产的档案信息资源开发利用。本文主要结合房地产档案信息资源的开发利用存在的档案信息资源管理分散和档案信息资源开发利用的观念落后以及档案管理人员的专业素质有待提高等问题进行分析，并结合房地产企业的经营发展，针对房地产企业的档案信息资源的开发利用提出具体的开发利用策略，希望对档案信息资源的开发利用有所启发。

1、房地产档案信息资源的开发利用存在的问题

面对日益变化的经济形势，房地产企业在实际的经营管理过程中，应该要有针对性性的做好相应的组织管理，结合房地产企业的地块建设和地产营销以及市场业务拓展等方面，积极做好相应的管理，从地块招投标到房屋物业的建设以及后续的市场营销和相应的人力资源管理和物业服务等方面的管理，都涉及到档案信息资源的管理利用，由于房地产企业的档案信息资源涉及到众多方面，所以在实际开发利用过程中，往往存在一定的问题：

1.1 档案信息资源管理分散

丰富的档案信息资源是开发利用的基础，但是从实际资源利用来看，现阶段的房地产档案信息资源更多的被分散在多个部门管理范围中，部分档案室的建设管理并不处于档案部门的统一管理之中，所以导致其管理模式往往较为分散。较为分散的管理模式影响档案信息资源的共享和利用，档案信息资源的开发利用过程中，往往会存在重复存档和档案信息资源争夺的情况，最终会影响到实际的工作开展。当然，现代化的档案信息资源的开发利用制度不断完善，房地产开发企业的行政部门和人力资源以及财务和工程施工以及市场营销和物业管理等工作不断完善，其中各个部门的管理工作也越来越细化，但是在实际的档案信息资源的管理过程中，往往各自为政，各个部门都对文件进行管理，甚至有的档案管理权利落在业务经办人手中，这些管理方式最终不利于对档案信息资源的统一管理。再加上房地产企业的人员流动性比较大，这种文件分散管理的形式很容易造成档案信息资源的丢失，再加上部分档案管理的责任不明确，很容易出现责任推脱和相互踢皮球的情况，最终导致整个档案信息资源的管理效率低下，势必会影响到档案信息资源的开发利用，对房地产业务开展造成不良影响，严重的还会造成企业的经济效益受到损失。部分房地产企业的针对档案信息资源的管理往往会采用局室合一的管理方式，这种管理方式对于管理部门的职责发挥具有规范作用，但是从实质上来说，就相当于管理部门既是运动员又是裁判员，往往难以针对实质性的问题做好监督和处理，导致其档案信息资源的开发利用效果受到严重影响。

1.2 档案信息资源开发利用的观念落后

房地产企业的工作人员在进行档案信息资源管理方面更多的注重对人事档案的管理，对于涉及到档案信息资源的保管和开发利用以及具体的内容资料往往难以做出有效的管理和利用。甚至部分部门领导片面的认为，档案信息资源的管理只需要做好简单的档案实体保管，其他方面并不需要进行开发利用。另外一方面，部分档案工作人员的自身综合素质难以跟上档案管理工作的发展需要。前房地产企业的大多数档案管理人员仅仅简单具有档案文史知识，并不了解和掌握计算机信息技术，更别提对相关的法律和管理等方面知识的了解，这种单一的认知结构直接影响到档案信息资源的开发利用.当前形势下，我国的相关法律法规并未对房地产企业的档案信息资源的开发利用做出具体明确的规定，仅仅是对其档案资源的管理和保管做出了简单的阐述，结合实际的档案信息资源的管理，很多部分内容往往涉及到公民的隐私，但是相关法律法规并未对这部分的档案信息做出明确的规定和处理意见，所存在这些问题也影响到房地产企业档案信息资源的开发利用。

1.3 档案管理人员的专业素质有待提高

房地产企业在档案管理过程中，往往缺乏对档案管理队伍的重视和建设，所以导致在人员管理过程中，缺乏综合管理。针对档案管理工作，相关部门更多的重视前台的登记工作，对于深层次的档案管理工作人员的应用管理却不重视，这种管理上的偏差，导致档案管理人员综合素质和业务能够往往难以满足新时期的档案管理需要。房地产企业的档案管理人员大多数都是年龄较大和对新型的信息化技术不了解的人员，这种档案管理队伍导致仅仅能够完成日常的档案管理工作，对于档案信息资源的开发利用往往难以发挥出具体的作用。

2、房地产企业的档案信息资源的开发利用策略

2.1 加强房地产企业的档案信息资源的信息化建设

所谓房地产企业的档案信息化，往往包括有两方面含义，一方面是指档案原件管理的信息化，另一部分指的是档案数据管理信息化，所谓档案原件指的是原始文件，主要值得是数据源头和房地产身份证明，档案数据主要是指档案原件数据化后的数字档案，基于档案原件进行操作，并借助数据库进行多种操作，这种档案管理方式，更多的是要确保建立高质量的档案信息系统，尤其要确保档案信息得到完整准确的录入和收集。当然还应该结合的具体的档案管理利用工作对档案信息系统进行优化升级，以此为档案信息资源的开发利用打好技术基础。

在档案信息系统建立之后，还应该结合具体的档案信息资源构建多样化的搜索方式，为档案信息资源的查找和使用打好基础。房地产企业的档案信息资源管理系统能够大大提高档案信息资源的利用效率，促进工作开展。新时期，随着房地产行业的不断成熟和发展，在实际的房地产业务管理过程中，往往很容易出现重复录入的情况，这主要是由于当前置业务办理之后，等到下一步进行验收，如果发现一定的差异，然后做出重复录入，前置业务的信息资源的内容就难以得到更新，也无法实现信息资料的共享。所以针对这种情况，应该结合房地产相关业务资料名称，基于统一的业务资料基础做好调研，然后制定出统一的规划并做好优化测试，确保信息资料的共享系统高效稳定进行。这种情况下，不仅能够实现档案资料共享，也为后续的档案信息化管理打好基础。

2.2 加强房地产档案信息服务，拓宽档案利用范围和形式

房地产企业的档案信息资源的开发利用，应该从增加利用形式来加大宣传力度等方面入手，借助多种技术媒体，向社会公众展示出房地产的档案信息资源的利用方式和其中存在的价值，确保社会公众的思想认识来指导行为，不断提高民众的档案管理意识，当然，结合新时期的社会发展，应该树立超前服务意识，建立房地产档案网络中心，为房地产企业档案信息资源的开发利用打好基础。

2.3 提高档案信息资源的开发利用的科技含量

房地产企业的档案管理部门应该加大档案数字化建设，应该结合具体的档案信息资源不断完善目录数据库和全文数据库，并对其进行合并。借助数据库管理软件，将其目录数据和全文数据进行统一规范的管理，当然，结合房地产企业的业务和工作范围的拓宽，应该做好对软件和管理资源的优化更新，加强对数字信息的更新，确保其档案信息资源更加准确。

2.4 提高房地产企业的档案管理人员的综合素质

社会和时代不断进步和发展，越来越多的新型科学技术和信息化技术也在不断的变化之中，数字化和信息化技术处于不断更新，社会经济整体发展，也带动了房地产业务范围的拓宽，这些因素都对房地产档案管理人员的综合素质提出了更高要求。基于新时期的社会发展需要，结合房地产企业的业务拓宽，应该秉持“大力提高房地产档案管理工作者驾驭信息技术的能力，建设一支熟悉房地产业务流程又掌握档案管理工作的综合全面型人才”的理念。当然还应该为房地产档案管理人员做好积极的培训教育，让档案管理人员有计划有时间科学系统的进行业务学习和提升，积极提高自身的业务能力和计算机使用技术，从而有效提高档案管理工作能力，还应该加强与高校业务合作，积极吸收大量高校专业高素质人才，为房地产企业档案信息资源开发利用打好人才基础。

结语：

总体来说，房地产行业不断发展，新时期房地产企业的档案信息资源开发利用对于企业的经营发展和相关业务开展具有重要意义。针对房地产档案信息资源的开发利用存在的档案信息资源管理分散和档案信息资源开发利用的观念落后以及档案管理人员的专业素质有待提高等问题，应该积极加强房地产企业的档案信息资源的信息化建设和加强房地产档案信息服务，拓宽档案利用范围和形式以及提高档案信息资源的开发利用的科技含量，提高房地产企业的档案管理人员的综合素质，从而不断提高房地产企业的档案信息资源开发利用质量和效果。