履行职责用好“权”，加盖公章把好“关”

案情介绍

甲肥料厂是一家有机肥的生产企业，规模不大，日常管理也不是很规范。某天，该厂副厂长张三找到办公室主任李四，说是自己的亲戚王五因交通事故纠纷提起诉讼，需要单位（甲肥料厂）出具一份王五的误工证明，以便主张误工费，想请李四帮忙盖个公章，证明王五的误工时间、误工期间的工资等内容。李四考虑到张三是副厂长，仅出具一份证明也不用公司出钱，便碍于领导的情面，没有多问，也没有多想，就在起草好的误工证明上加盖了公章。可是过了几个月，甲肥料厂却收到了某劳动仲裁机构的应诉通知材料，看到劳动仲裁申请书后，甲肥料厂才知道，王五以甲肥料厂未为其交纳社会保险费为由主张解除劳动合同并要求支付经济补偿金、补缴社会保险费等。庭审中，虽然甲肥料厂抗辩王五未在厂里上班，双方也未签订劳动合同并未建立劳动关系，甲肥料厂无需承担任何法律责任。但是，王五提交了甲肥料厂曾经出具的误工证明，该证明明确载明了王五入职甲肥料厂的时间、工资等内容，并加盖了甲肥料厂的公章。经调解无效，仲裁机构裁定支持了王五的仲裁请求。

案例评析

本案看似是一起普通的劳动争议仲裁案件，其实本案还有另外一种警示意义，即甲肥料厂为其提供虚假的证明付出了惨痛的代价。本案暂不对提供虚假证据以及相关责任人如何承担法律责任进行分析，而是从印章管理的现实中，找寻当前企业在用印方面普遍存在的风险问题：一是印章无专人保管，如总经理、办公室主任、财务负责人等人员都可以保管，且并没有采取必要的防范措施；二是印章无审批使用程序，不管是否需要加盖印章或者是否存在风险，只要有领导发话或表态就盖章；三是印章无交接手续，部门或人员可随时拿走印章外出办事，印章使用完毕后也不及时交回，导致印章“居无定所”，以致影响到下一次印章的使用；四是印章使用无记录（登记），待到问题出现后难以确定承办人、审批人，无法追溯相关人员的责任。正是前述这些“小”问题，却隐藏着“大”风险，需要引起企业高管们的高度注意。

法条提示

《中华人民共和国民法总则》第六十二条，法定代表人因执行职务造成他人损害的，由法人承担民事责任。

法人承担民事责任后，依照法律或者法人章程的规定，可以向有过错的法定代表人追偿。

《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第一百一十五条，单位向人民法院提出的证明材料，应当由单位负责人及制作证明材料的人员签名或者盖章，并加盖单位印章。人民法院就单位出具的证明材料，可以向单位及制作证明材料的人员进行调查核实。必要时，可以要求制作证明材料的人员出庭作证。

律师观点

在民商事活动中，加盖公章属于公司行为，具有证明行为人主体、确认民事法律行为等效力。公司印章作为企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，其使用管理关系着企业正常经营管理活动的开展和企业的生存与发展。但如此重要的事项，却仍有部分中小企业并未引起足够的重视，对印章的使用和保管随意性较大，由此而给企业埋下了较大的法律风险隐患。因此，为从根本上消除印章使用保管不当而产生的风险，企业在日常管理工作中需要做好以下七个方面的工作：一是要建立健全印章管理方面的规章制度，使用（加盖）印章须按规定的程序严格审批；二是确定印章专管人员，明确职责，并由其对加盖印章的文件材料进行严格审查；三是禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上加盖公章；四是确因工作之需，要将印章暂时交由他人保管或携带印章外出的，印章保管者和暂时接管人员一定要办理完善的审批和交接手续；五是企业应设立统一的印章使用台账，详细记载印章使用的时间、事项、经办人、审批人等内容，并保存领导审批用印的签批单，以便责任追溯；六是印章一旦丢失或被盗要及时报告，且须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地报纸上刊登遗失声明并声明作废；七是企业须在所属单位、部门、项目部被撤销和关闭后，要及时收回和销毁上述单位的印章，以免造成印章的流失。