浅谈如何正确保管公司印章

徐洁 任瑞启

【摘 要】每个企业都有印章，而且印章在企业中具有权威性和法律性，每个印章的作用又不相同， 但都具有特殊而又重要的意义。企业印章对内行使管理权利，对外开展经营活动也具有法律效力。为确保印章的安全、合理使用，企业的印章管理人员应该高度重视印章使用和印章保管过程中的安全性。

【关键词】企业;印章;保管;行政

一、企业印章的组成

1、行政公章是指可代表公司的法定名称，且正式代表公司职责和权力的印章，是公司所有印章中具有权威性的一枚印章，行政公章可以代表企业的法人意志和权利。使用范围：以企业名义发出的函件、证明、介绍信、授权书、业务申请表、政府补贴、银行、人事相关申报材料等，向上级机关对外报送的有关计划、决算和有约束力的文件。保管人：一般来说，企业的行政公司在法人处，例如：董事长或总经理，有的公司行政公章是在总经办处。

2、专用章是指为行使某一项专门性业务而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名称外，还刊有专门的用途;一般还包括：合同专用章、人事专用章、财务章、发票专用章等。使用范围：合同专用章以企业的名义签约的合同;人事专用主要是公司名义开具的人事证明、材料申报等;财务章与发票章主要是办理财务与银行的票据、发票开具时所要盖的发票章等。保管人：一般合同章在企业法务部、人事章在人事部经理处、财务章与发票章在财务经理处。

3、法定代表人印章是指对外能代表公司法定代表人签字功能的印章，如XXX（法定代表人姓名）印。使用范围：一般用在公司的注册、资质办理、资产落户、企业金融业务的办理等。保管人：一般是法人保管，也有的企业是在财务部经理处。

4、党工团印章是根据党务、工会、团委及协会，为开展党、工、团工作而使用的印章。具体使用范围参照国家有关规定执行。保管人：一般是企业党工团专员保管。

二、公司印章的保管

因印章的妥善保管关系到企业正常的经营管理和长远发展，所以企业应实行印章专人管理，行政印章和专用章分管的原则，制订印章管理制度，明确印章分管的分工及应该承担的相应责任，严格按照印章管理制度执行，印章的具体保管可以分为以下五个部分：

1、印章管理者：岗位法律风险防控意识及责任是每个印章管理者都需要明确的。印章管理者在入岗前应对印章管理工作专人培训，以此在了解印章管理工作的同时，也要加强法律风险防范教育，一般企业会对印章管理者签订“法律风险岗位承诺书”， 使其能够对印章管理和风险防范引起高度重视，同时建立企业印章管理制度来保证公司印章使用的正确性、规范性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违规行为的发生。

2、印章领取：企业相关部门领取印章时，需要按照企业印章管理制度，完成领取印章审批流程后，在印章领取薄登记备案，备案内容包括印章名称、保管人、保管部门、领取时间、使用范围、印样等关键信息后方可领取使用。

3、印章销毁：印章因为某种原因不能再使用时，需要按照企业印章管理制度，完成印章销毁审批流程后，由印章管理部门出具证明明确作废时间并进行销毁。

4、印章更换：如因印章破损需重新刻制的，需要按照企业印章管理制度，完成印章更换审批流程后，同时完成重新申请印章刻制的审批，特殊印章还需登报明示。

5、停用印章移交：因机构名称变更，注销、人员岗位更变等因素停止使用的印章，保管部门应及时移交印章管理部门，由印章管理部门封存并做实物档案保存，封存后一般就不能再使用。需要注意的是印章停用之前的用印记录，由印章管理部门按档案管理规定存档。

三、印章保管注意事项

1、印章专人保管

印章必须由专人保管，不能因为任何原因随便交给其它人代为管理。因为一旦产生法律风险，或许会给企业造成重大损失。如果印章保管人因有事不在公司或请假不在岗，需要事先和上级领导沟通好，书面交接给指定人员，并做好交接表的留档。

2、印章使用不能随意外带

印章使用应在相应办公室内，不能随意带出办公室甚至离开企业。如有特殊情况，应该发起印章外带申请审批流程，明确印章外带的事由、盖印文件、份数、时间、地点等重要信息。印章使用后需要立即上鎖于保险柜，如果不是指纹密码，需要把开锁密码打乱，印章保管者在离开办公室或下班时，关好办公室门窗，以免印章被盗或遗失。

3、用印材料的审核

对于需要用印的材料，用印人在用印前必须仔细审核文件内容，确保用印材料的真实性、完善性、内容文字等准确性。所有申请用印的材料须经部门第一负责人审核批准后方可用印，对于非标准格式的各类协议、合同文本等文件，必须坚持经企业法务相关部门会签意见，审核通过后方可用印。

4、印章的维护

印章在使用过程中会有正常的磨损及灰尘、印油外溢等情况，建议用印频繁的印章每月清洗一次，保持印章的清洁。

四、总结

随着经济发展不断的壮大，企业印章的模式、种类、数量和相关的业务不断增多， 印章保管所存在的风险也越来越多， 保管的难度也会越来越大。企业自身要加强提高印章管理水平和风险防控能力，同时对印章使用和保管等细节方面， 还需要优化和研究。再之，企业应严格按照印章管理规章制度执行每一个用印环节，印章管理员要具备较强的责任心与较高的工作素养，如果因为不合规用印给公司造成严重后果，印章管理员应该相应的法律责任。

【参考文献】

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