做好新时期办公室综合管理工作的若干思考

达晓丽

【摘 要】近年来，事业单位得到了良好的发展和进步，为我国的经济建设作出了重大的贡献。综合办公室作为事业单位重要的管理部门之一，发挥着上传下达的中枢职能，其管理质量的好坏一定程度上影响着单位的运行效率，优化办公室管理工作被越来越多的人所重视。因此，综合办公室要能够与时俱进，不断学习新的管理经验，只有这样才能提高其工作的效率和质量。对此，本文就如何做好新时期办公室综合管理工作展开若干思考。

【关键词】新时期;办公室综合管理;实效性;思考

经济社会发展速度的加快，使得办公室在企业单位中的作用变得越来越重要。办公室作为单位综合性职能部门，其主要起到企业上下沟通、协调以及内外联结的作用。综合管理办公室是企业正常运行的保证，其运行的平稳能够带动企业全面性协调发展步伐。所以，提高办公室综合管理水平是众望所归的探索趋向。

一、办公室综合管理中存在的主要问题

（一）信息的传递效率不高

在办公室综合管理工作中，信息的传递离不开人与人之间的交流，只有逐层的落实相应的信息传递，才能保证信息传达成果到位合理。但是因为涉及到的环节较多，所以很容易产生传递障碍，这就使得信息的传递效率较低，难以保证相关信息的准确度。办公室的工作人员若是未能提高警惕，掌握多种办公软件的使用技巧，会无法合理的运用其进行工作，导致信息的传递出现失误，领导们也难以及时的获取消息。

（二）管理制度不完善

目前，很多企业办公室面临工作职能不清、工作目标不确定、工作计划不完善等问题，这些问题的存在对内部而言，加重了企业工作人员、办公室人员的工作任务和工作压力;对外而言，企业的良好形象无法持续维持。只有完善办公室的管理制度，理清企业、部门、个人的工作职责，制定科学的工作计划，才能使得办公室人员按制度办事，提升办公室的工作效率。

（三）办公室职员的素质水平和知识经验有待提高

首先，企业要认识办公室的重要性，在进行人才招聘的时候，尤其要注意人才选拔，对于高标准要求不能松懈，应聘人员应具备较高的综合业务水平和办事能力，以及面对突发情况的处理能力，否则，将导致办公室的综合管理水平下降，从而影响企业发展。部分办公人员的知识能力过低，对于基本的表格制作、文字输入、工具软件的使用不够熟练，基本技能有待提高。部分员工每天的工作任务无法完成，拖延进度，办公效率大大降低，直接影响后续工作。还有一些员工，思维定式严重，对于日复一日的工作缺乏创新，在长期固定的工作模式下，容易形成思维定式，导致创新氛围缺失、管理水平下降。

二、做好新时期办公室综合管理工作的若干思考

（一）给办公室综合管理工作人员进行培训

第一步，企业领导需要将自己树立为企业办公室综合管理人员的榜样，在科学决策、敏锐判断等工作方面做出相应的表率行为。第二步，企业需要针对办公室工作人员的公文写作、文件起草、工作总结以及上级、内部间沟通技巧等一系列知识技巧开展相关培训。除此之外，还要培训管理人员上传下达，清晰透彻理解上级交代事务并准确传达给其他各个部门了解以及沟通能力，沟通能力是工作中至关重要的，在处理问题上，只有及时有效的沟通，才能做到事半功倍，减少工作失误和部门间的误会。所以，完成这一系列培训工作后，不仅能增强办公室工作人员的综合业务水平，还可以有效提升综合管理人员在碰到复杂工作内容时，熟练解决问题的能力。另外，企业单位还要给与办公室优秀综合管理人员鼓励，让他们给其他水平能力不高的工作人员传授相关的工作经验，营造互相学习，协同并进的办公室工作氛围。

（二）完善综合办公室的规章制度

首先，综合办公室规章制度需要明确每一个工作岗位的职责。使每一位职工能够清楚自己的岗位工作，当然这同时也需要不同岗位职工能够相互配合工作，只有职工能够懂得合作的重要性，能够在工作时借助他人的力量，才能使综合办公室的整体办公效率得到提高。其次，工作程序的完善。即不同岗位的职工所工作的内容是不同的，完善工作程序就是为了加深职工对自己工作内容的了解，不仅仅是让职工能够按照规定进行工作，还要能够实现流程的优化，提高工作成效。最后，是建立适当的奖惩制度。规章制度的建立不能只是限制员工的行为，当员工犯错误时对其采取惩罚措施。实际上，当职工积极投入到工作中，较好地完成上级交给的任务时，事业单位也需要给予其一定的奖赏，对职工起到鼓励的作用，引导职工积极创新，使其在今后的工作中更加努力，为其所在事业单位的发展作出自己的贡献。

（三）积极的落实人性化管理

现阶段，在开展办公室综合管理工作的时候，应该秉承着人性化管理的基本理念落实相关的行动，保证管理的思想蕴含着以人为本的理念，在不断地实践中检验此种管理方式是科学的、合理的。通过将以人为本的理念融入至管理工作中，能够真正的提升管理工作的实效性。在办公室中，应该对所有的工作人员给予适当的关怀，使他们体会到人文关怀的基本理念，逐步的优化办公室内部的环境，真正的让员工们感受到温暖和舒适。在办公室中，也应该构建起相对于完善的奖惩机制，确定合理的管理条例，使得工作人员可以真正的发挥出自身的价值。

（四）优化办公室工作流程

要想保障办公室工作的顺利开展，就需要落实企业的基本政策，用严格的各种规章制度以及信息化技术来优化办公流程，规范办公行为。比如接待宾客、收发公文、印刷格式等工作，把这些详细的工作内容制定成常态化的制度，让办公人员能在短时间内迅速投入工作中去，同时运用信息化技术来优化工作流程，帮助办公人员省时省力地完成工作，提升办公效率。

三、结束语

随着时代发展和社会的进步，综合办公室传统的管理方式已不能适应当前事业单位发展的需求，对此需要创新变革综合办公室的管理工作，实现综合办公室的价值所在，为事业单位的发展作出贡献。

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