多校区高校固定资产协同管理模式探析

2019-01-30张有

中国现代教育装备 2019年15期

张有

北京联合大学国有资产管理处北京 100101

随着城市规模和高等教育形势的变化，多校区办学已经成为高校发展的一种趋势，越来越多的高校因为合并、扩张等原因而在同一座城市拥有地理位置互不相连、彼此隔开的校区，甚至在相距较远的不同区域建有多个校区，还有些高校从创办开始就是由若干较小的分散校区联合而成。这一趋势或现象对高校固定资产管理提出了较高的要求，因为固定资产是高校完成教育教学和科学研究任务、实现教书育人目的的物质基础，也是高校办学条件和实力的衡量标准，加强固定资产管理，提高固定资产利用效率，可以更好地服务教学与科研，以促进办学质量和治学水平的提高，这是每所高校固定资产管理部门不懈追求的目标。因此，教育界和学校对多校区高校固定资产的特点及其管理特色的关注度越来越高。

1 多校区高校固定资产的特点

《事业单位财务规则》(财政部令第68号)规定：固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1 000元以上(其中：专用设备单位价值在1 500元以上)，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产[1]。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理，其中行政办公与后勤服务用10台套(含)以上，教学、科研专用设备30台套(含)以上的，均属此类情况。

高校固定资产一般可分为六大类：一是房屋及构筑物，包括教学用房、行政办公用房、后勤服务用房、师生宿舍及相关土地使用权等资产；二是专用设备，如计算机设备、打印机、投影机以及文化体育设备等；三是通用设备，包括机电设备、仪表仪器、日常电子设备、行政办公设备及车辆等；四是文物和陈列品；五是图书、档案；六是家具、用具、装具及动植物等其他资产。

与其他事业单位相比，高校固定资产具有3个鲜明的特色：一是房屋及构筑物方面，教学用房和师生宿舍用房占据相当比重，在土地使用面积上有相当一部分是操场、运动场和绿化面积；二是专用设备具有很强的学科特性，特别是农林理工等学科往往要用到各自专业特有的专用设备；三是图书资料及图书馆馆舍、设备、软硬件设施等是高校固定资产的重要组成部分，在高校固定资产中占有重要地位。

多校区高校固定资产与单一校区高校固定资产相比也有其不同的特点，主要表现在资产地点分散、数量偏多、产权复杂3个方面。

第一，地点分散。多校区高校固定资产的最大特点是有多少个校区就有多少个资产使用地点，而多校区高校少则2～3个校区，多则7～8个校区，最多的甚至有十多个校区，且每个校区之间又有一定的空间距离，有的甚至还相距很远，分散的多校区布局决定了多校区高校资产分布的特点。

第二，数量偏多。由于多校区高校各校区之间存在一定的空间距离，在固定资产使用方面难以形成集聚效应，缺乏固定资产共用共享的地理位置基础。但所谓“麻雀虽小，五脏俱全”，即使为了满足最基本的教学、科研和生活需要，在各校区都要置办一些相应配套的基础设施和专用设备，从而使多校区高校固定资产在数量上要比同等规模单一校区的固定资产数量多。

第三，产权复杂。高校多个校区的产生往往源于高校合并重组、合作办学等发展变化过程，由于合作或者合并的对象、条件、时机等具体情况不同，由此产生的各校区相互之间的隶属关系、层级结构也会有所不同。有些高校多校区间是紧密型结构，虽然以主校区为主，另外有多个分校区，但高校法人资格是唯一的，分散的多校区在隶属关系上是二级校区；有些则是松散型结构，法人资格不是唯一的，有些分校区具有不同于主校区的独立法人资格，甚至和主校区的层级结构或行政级别一样。这就导致各校区之间固定资产的产权归属于不同的法人，二级分校区固定资产的产权归属于主校区，独立法人资格分校区固定资产的产权则不属于主校区，使得多校区高校固定资产呈现出产权复杂的特点，进而也增加了固定资产管理的困难程度。

2 当前多校区高校固定资产管理存在的问题及成因

高校固定资产管理的目的在于对高校固定资产进行合理配置，提高其使用效益，保护其安全与完整，防止资产流失[2]。其内容包括固定资产的增加、验收与入账，使用与保管，校内调剂、调拨，减少，固定资产的出租出借、对外投资、合作、服务性收费，清查等。高校固定资产管理既是一项复杂的组织工作，又是一项较强的技术性工作，对高校资产管理部门具有很高的要求。然而，由于多校区高校各个校区之间管理基础不一、管理制度不全和管理人员不齐等原因，导致目前不少多校区高校的固定资产管理呈现出“账实脱钩，物人分离”“重复置办，浪费严重”“调配乏力，效率低下”“产权不清，资产流失”等诸多方面的问题。

2.1 当前多校区高校固定资产管理存在的问题

2.1.1 账实脱钩物人分离

固定资产管理人员在不同校区之间的调动，往往不能及时办理交接手续，导致系统资产账延迟转移登记，出现固定资产实物与固定资产账目脱钩的问题，有的高校由于固定资产使用人在不同校区之间调动，却未能及时办理固定资产使用人变更，又不能将固定资产实物从原来的校区带到调入的校区，导致资产使用人与资产实物分离，资产管理责任缺失。再如有些校区固定资产不粘贴入账标签或标签已损毁，有些校区则固定资产台账未及时更新，或者盘点中未见实物。

2.1.2 重复置办浪费严重

为了满足基本的教学、科研和生活需求，各校区都会配备较为完整的基础设施、校舍资源和公共服务资源等，因为各校区间距离较远，一些相近学科原本可以共享的专用设备也需要各自置办，从而造成各校区间部分固定资产重复置办，浪费现象较为严重。

2.1.3 调配乏力效率低下

在多校区高校的不同校区里，由于学科调整、人员变动等原因，有些设备购置后未按既定用途使用而闲置，还有些固定资产未达到报废期限且性能较好，仍可使用，却长期堆放于空余房间或地下室仓库，导致资产闲置。但是受空间距离、搬运成本和使用管理责任的影响，各校区对于各自校区闲置资产在其他校区间调配使用的积极性不足，固定资产调配乏力，从而造成固定资产总体使用效率低，且容易产生不必要的损耗。

2.1.4 产权不清资产流失

多校区高校在发展过程中常常会产生较多的校区产权历史遗留问题，使得房屋资产产权证书难以办理；不同校区在固定资产验收、入账、使用与保管、校内调剂调拨等方面的流程或做法不一致，也会使一些专用或通用设备在管理和使用过程中产生产权不清问题。另一方面，多校区高校固定资产流失率也偏高，由于一些多校区高校的各校区、各部门或各学科各有盈收，固定资产在各方之间物账脱钩、物人分离时，无偿占有、使用固定资产的一方容易产生体外循环，而被占有、被使用一方又得不到合理补偿，从而造成国有固定资产的流失；不同校区的设备仪器闲置期间常常缺乏专人维护保养，故障偏高、损耗偏大致使设备仪器的使用期限缩短，也会造成固定资产的隐形流失。

2.2 当前多校区高校固定资产管理问题的成因

2.2.1 管理基础不一

各校区的行政隶属关系、学科类型、学术水平、师生规模、办学历史各有不同，对固定资产管理的认识、理念以及管理风格也有不同，这些差别造成了多校区高校不同校区之间固定资产管理的基础不一致，有的基础好，有的基础弱，导致各校区固定资产管理水平高低不一，整个高校固定资产管理的整体水平也会有所偏差。

2.2.2 管理制度不全

一些多校区高校固定资产管理的制度建设跟不上其固定资产管理的工作实践步伐，工作中碰到问题没有可以依托的规章制度，或者即使有也不健全，而且资产管理制度和财务管理制度不协调，会计核算不合理，管理职责划分不明确。多校区多元化管理主体体制下，固定资产管理常常出现交叉盲区和盲点，固定资产管理人员和使用人员也时常陷入茫然，甚至各校区各自形成一套固定资产管理流程和程序，例如招标投标、采购接收、使用管理、维修报废等环节的规范各异，势必会造成固定资产管理上的混乱。

2.2.3 管理人员不齐

由于多校区高校固定资产数量偏多、地点分散，固定资产管理往往任务重、事务杂、需要人手多，但现实当中却往往是人手不齐、人员不固定，常出现“专职人员力量不足，兼职人员精力不够”的现象，主校区或者校本部国有资产管理处负责固定资产管理的专职人员力量不足、编制少、人数少，从而需要在各校区安排或聘请兼职的固定资产管理员加强管理。然而兼职的固定资产管理人员由于身兼数职，且主业不是固定资产管理，因而工作精力不够，难以高效高质地投入固定资产管理当中，从而导致不少多校区高校即使有相应的固定资产管理制度也难以准确落实、精确执行，大大降低了高校固定资产工作力度和工作水平。

3 协同管理多校区高校固定资产管理的有效模式

按照管理学理论的解释，所谓协同就是指企事业单位通过各业务单元的相互协作，使企事业单位整体的价值大于各独立组成部分价值的简单加和[3]。协同管理就是将企事业单位包括人员、工作对象、财物、信息、流程在内的各种资源关联起来，使之能够为了完成共同的任务或目标而进行的协调或运作，通过对有限资源的最大化开发利用，实现这些资源的利益最大化，消除在协作的过程中产生的各种壁垒和障碍。

根据管理者和被管理者以及被管理者之间的信息流向，由低到高可将管理模式分为单向管理模式、双向管理模式和协同管理模式三种形式[4]。单向管理模式简单初级，管理者分解目标后下达任务，各被管理者完成任务即可，系统上下级之间缺乏有效的沟通和反馈。双向管理模式是较低级的协同作用形式，管理者先下达任务，被管理者在完成任务的过程中不断进行反馈，此模式中管理者协调各部门之间的关系，但是各被管理者之间缺乏有效的交流。协同管理模式注重被管理者之间的信息利用和协同作用，通过建立协同管理机制，充分发挥管理系统内各元素的相互作用，把管理者从烦琐的管理事务中解脱出来，同时也增加了管理的客观性，使管理向政策化、规范化的方向迈进，是一种自适应的管理模式。在整个管理系统中，管理者的作用就是设计一种协同机制，被管理者能相互利用和信息共享自动完成整个管理系统的目标。

固定资产管理在本质上是管人，即固定资产的使用人，是管理固定资产使用人对固定资产的使用，特别是多校区高校固定资产的管理，实际上就是在高校系统内对不同校区、不同使用人在固定资产使用方面的管理，作为一项复杂的组织工作，涉及基建部门、财务部门、设备管理、设备使用部门等多部门的协同配合。当前多校区高校固定资产管理存在问题及其成因，从实质而言是协同配合不够，所以多校区高校最有效的固定资产管理模式就是协同管理模式。即在固定资产管理中，多校区高校应该立足各区、着眼总体，通过流程再造和制度重塑，将多校区高校各种资源关联起来，从固定资产管理主体、内容、过程和方式等不同方面协调运作、协同行动，共同促进固定资产合理配置，提高其使用效益，保护其安全与完整，进而最大限度地保障高校教育教学工作的顺利进行，提升高校教学科研工作绩效。主要从以下几方面入手。

一是主体协同。以高校国有资产管理部门为枢纽，对内联系各校区、相关职能部门，对外联系上级主管部门、资产采购维修处置方，对校内外固定资产管理力量进行系统优化与整合，构建院校两级管理体制，增强校内专兼结合的固定资产管理队伍，密切与校外资产主管和资产采购处置方联系，明确责、权、利，优化沟通、激励机制，实现固定资产管理的主体协同。

二是内容协同。在综合考量高校固定资产特色、多校区高校固定资产特点、各校区固定资产基本需求的基础上，结合各校区学科特色、学校发展战略，统筹兼顾不同固定资产组成比重，合理布局不同固定资产配置，减少重复置办，避免资产浪费，达成最佳资产结构、最优资产使用效率的固定资产内容协同。

三是过程协同。结合工作中出现和可预见的问题，及时跟进制度建设，规范业务流程、统一业务标准，优化运行机制，实现固定资产计划、采购、验收、保管、使用、维修、盘存、转让、报废及残值处理的全过程协同，确保学校固定资产管理有章可循，并且章程合理有效。

四是方式协同。随着多校区高校固定资产数量增多、使用人数增加，各校区固定资产规格、种类会增多，使用人对固定资产的要求也会增加，进而固定资产管理的工作量也会加大，固定资产管理的方式相应也要做出标准化、精细化、信息化的改进，以资产动态管理系统和资产管理智慧平台为依托，实现多校区高校固定资产标准化管理、精细化管理和信息化管理的方式协同，最终提升固定资产的管理效率。