论高校档案数字化的前期准备工作

吕 美

（遵义师范学院档案馆，贵州 遵义 563006）

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等，对各种载体的档案材料进行扫描、录入，将其转化为数字化的档案信息并存储到磁盘、光盘等载体上或计算机数据库中，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，方便及时提供档案信息并实现资源共享。2014年5月中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出要加快推进传统载体档案数字化。高校档案管理部门在大数据时代背景下也要及时更新管理理念，转变工作思路，创新档案信息服务模式。由此，全国各大高校档案馆陆续开始启动了档案数字化建设。档案数字化是一项系统性工程，涉及到档案载体、扫描软硬件、扫描加工人员、存储方式、存储介质、读取设备等许多因素，各种因素都会对档案数字化过程产生影响，决定档案数字化的质量和效果。因此，开展档案数字化工作不能仓促上马，要进行科学的规划，只有通过周密且完善的前期准备工作，才能为档案数字化的实施奠定基础，确保档案数字化的顺利实施。做好档案数字化前期准备工作，主要从以下几个方面着手。

一、加强对档案数字化重要性的认识

高校档案包括党群、行政、教学、科学研究、产品生产、基本建设等十一大类，档案门类多，数量庞大，使用频率高，查阅需求量大。通过传统载体档案数字化，可以将原有的纸质等载体档案通过信息化手段转化为数字信息，对档案原件进行电子备份，确保档案实体的安全，延长档案的生命周期，同时提升档案服务利用的效率，实现高校科学管理，更好地为高校教学科研服务。数字化的档案比传统载体档案也更能实现共享，有助于提高高校档案的利用效率和利用价值。档案部门领导应积极的向上级领导汇报，阐明档案数字化的重要性和必要性，寻求政策、资金以及人力等方面的支持，为档案数字化的启动打下基础。

二、加强组织领导，统筹规划

成立档案数字化工作领导小组，做好统筹规划，是确保档案数字化顺利开展的必要条件。档案数字化是一个系统工程，不是说有了人员、设备和馆藏就可以进行档案数字化了，数字化过程还会遇到数字化制度建设、数字化规划制定、数字化模式的选择、数字化范围的确定、与外包公司的招标谈判、签订合同、扫描时间进度安排、数字化存储格式、数据与档案管理系统的衔接以及长久保存、数字化扫描过程中纸质档案的移交归还以及检查等问题。因而，必须成立由学校分管领导牵头，档案部门和其他有关部门人员组成的档案数字化工作领导小组，来统筹规划数字化工作，并解决数字化过程中遇到的业务问题和技术问题。

三、学习数字化工作方法，调研借鉴数字化工作经验

档案数字化是一项专业性、实践性很强的工作，档案部门要组织人员通过参加学术交流会、业务研讨会、专题培训会和自学等方式学习数字化相关的专业知识和专业规程。还要通过走出去的方式，到已完成数字化工作和正在开展数字化工作的兄弟院校学习调研，借鉴他们的经验和做法，特别是数字化过程中遇到了哪些问题，如何克服困难解决问题的经验。以便少走弯路，少做无用功，为本单位档案数字化的科学规划和实施提供参考。

四、培养和引进数字化工作人员

档案数字化建设需要大量既有丰富的档案管理经验又掌握以计算机网络多媒体为代表的现代信息技术的复合型专业人才。可以采用请进来和走出去的方法，把引进既懂档案专业知识又掌握计算机网络多媒体等信息技术的复合型人才纳入学校人才储备统筹规划，同时对现有管理人员要加强计算机、信息网络、多媒体和数据库等技术掌握能力的专业培训，使他们能适应档案数字化的要求。

五、配备数字化需要的软硬件和场地

档案数字化需要计算机、扫描仪、数码相机、打印机、存储设备和服务器等硬件，档案管理系统、数据加工软件、防毒杀毒软件和局域网等软件，以及数字化加工场地。档案数字化建设时要认真考虑软硬件的配置标准数据库的标准格式和信息通讯的方式。要配备安全先进的，能够满足档案数字化工作需求的软硬件。特别是档案管理软件，如果管理系统软件跟不上，即使再好的硬件也只是一种摆设，只有选择符合国内外标准规范，并适合高校的能与校园网络、办公系统衔接的管理系统，才能符合档案数字化的需要，才能实现数字化后的档案信息资源共享。同时要在兼顾档案安全性、保密性和工作便利性的基础上，选择适合的数字化加工厂场地。

六、确定数字化档案的范围和数量

以利用优先、价值优先、特色优先和保护优先的原则确定数字化档案的范围。高校档案门类多数量大，一些高校建校历史长，经历多次合并还包含多个全宗，因为各各门类、各全宗档案利用率和价值不同，因此档案数字化建设不能盲目追求全和快。要在摸清馆藏情况的前提下，以利用者需求为导向，着重选择利用率高的，有长远保存价值的，有本馆特色和急需保护的档案作为优先数字化扫描的对象。明确数字化档案的范围后，要逐卷、逐件、逐页的对需要数字化的档案的进行精确的统计，在此基础上编制数字化建设方案，才能着手进行招投标，避免在统计不准确、资金有限的情况下，盲目扫描而产生一系列后续问题。例如高校档案中，利用率较高的是教学档案中的的学生成绩表、学籍卡等，就可以考虑对这一部分档案优先进行数字化，待条件允许后再对其他类永久保存的有特色的档案分步骤分阶段的进行数字化。

七、制定档案数字化建设实施方案

档案数字化正式启动前要在借鉴兄弟院校档案数字化的经验的基础上，结合确定的数字化档案的范围和数量等实际情况制定详细全面且具有可操作性的建设实施方案。建设实施方案应具有前瞻性、针对性、规范化、标准化、实效性。数字化建设方案必须涵盖数字化的人员分工、时间安排、范围数量、数字化模式、扫描色彩模式和分辨率、存储格式、系统对接等详细内容。建设方案的制定对规范数字化工作起到重要的指导作用，数字化过程必须严格按照建设方案的标准来实施，根据建设方案确定的时间安排和数字化顺序，分层次、分批次地进行数字化。

八、选定档案数字化外包公司

鉴于高校档案馆人员不足，为了节省时间，提高数字化扫描工作效率，目前大多数高校都选择将数字化扫描外包给档案服务公司，用外包的方式来进行数字化。通过公开招投标选定外包公司的时候，一定要对外包公司的资质、规模、技术水平、业务能力、管理水平、设备和加工软件以及成功案例等多方面进行考察，并到接受过该公司服务的外包单位了解情况，了解其是否存在延误工期、扫描验收不合格、发生安全事故等不良记录。在签订外包合同时，要注意明确数字化档案的质量要求、档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程。

九、对需数字化纸质档案进行清理造册移交

确定纸质档案数字化的范围以后，要对需要数字化的纸质档案再次进行整理，确保所有的档案都进行了有序的归档，符合扫描的要求。如果要进行教学档案中永久保存的学籍档案的数字化扫描工作，就要确保历年的纸质学籍档案都进行了有序的归档，按照规范进进行了分类、组卷、编页码、录入目录数据、编制档号等程序，这样才能确保数字化以后的档案在系统内分类清晰、条理清楚。进行有序整理后就可以将数字化范围内的纸质档案，进行登记造册，移交给数字化扫描相关人员，着手进行正式的数字化扫描工作。

凡事预则立，不预则废。对于档案数字化这样一个庞大而繁杂的系统工程更是如此。只有做好档案数字化的前期准备工作，才能少走弯路，少做无用功，确保数字化工作有条不紊的进行，提高档案数字化的质量和效率。