新形势下如何做好现代化寄宿制中学档案管理工作

姚鹰

【摘要】学校档案是一所学校在教育教学活动中形成的、保存备查的方案、图像、声音及其各种形式的原始记录。作为内地西藏班走向现代化的示范性学校，现代化寄宿制中学除了应当在教育教学领域充分发挥领头羊的特殊作用外，学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作，在带动、影响、辐射方面，具有重要的价值与意义。

【关键词】现代化;档案管理;寄宿制学校

学校档案是学校发展历程中珍贵的足迹和重要组成部分，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用。作为学校工作的真实写照，是一所学校在教育教学活动中形成的、保存备查的、具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。自1998年8月上海市共康中学建成以后，到现在为止，作为内地西藏班走向现代化的示范性学校、现代化寄宿制中学，除了应当在教育教学领域中充分发挥领头羊的特殊作用外，学校档案应该更好地在服务于教育、教学、教研和各项管理工作等方面体现其自身的价值与意义，在带动、影响、辐射其他学校的档案工作同样责无旁贷。

本文结合我校多年来档案工作的实践，就新形势下如何做好学校档案管理工作做了如下思考：

一、抓好“阵地”建设，优化档案基本设施

档案室是档案工作开展的重要阵地。我校档案室改建以来，在设施上有了明显的优势。学校建筑面积有29亩，属于小巧玲珑型的校园，但学校分配到档案室的面积近60平方米，其中库房43.2平方米、阅档室16平方米，档案管理人员在校务办办公室办公。库房、阅档、办公分开，这些为档案工作的顺利有序地开展打下了良好的基础。同时在硬件上，学校为档案室配置密集架、中央空调、防火防盗监控警报系统、电脑扫描复印等现代化设施。为更好地保护、保存档案信息与资料，为查档、阅档、用档等，尽可能提供优质的服务。

学校档案涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体，是中小学校重要的信息资源。它是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短、不断继续前进的重要依据。

二、树立全员档案意识，加强档案规范管理

（一）以制度建设为抓手，促进规范

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。我校建立起校分管领导-专职档案管理干部-处室兼职归档员的管理网络，建立健全的《共康中学全宗制度》，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度。学校领导在行政会向各处室提出要求，提高职能部门的档案意识，试行档案分级职责层层落实。落实档案的收集、整理、归档工作，保障档案资料的完整性、准确性。保证档案资料进、出（室）及时，做到档案的归档有效、保管有方、借阅有据。其次，学校领导经常利用教工大会向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。

（二）以评估检查为契机，促进管理

学校每年接受区档案局的执法专项检查、教育局常规检查和档案协作组互查1-2次，同时，学校更有大大小小、各种层面的教育教学督导、行为规范校、市级文明单位等检查工作。可以毫不夸张地说，每一次工作检查，都需要档案员的全力配合。学校所进行的各种形式的评估，最有说服力的依据便是原始档案材料。我们也将每一次检查，都作为反思工作、推进工作的一个契机，发现问题及时整改，取得了较好的效果。

（三）以文化建设为载体，展示风貌

我校的校园精神是上无止境，“共进共享，同乐同康”的校风、“敬、亲、严、竞”的校训，“现代、灵动、开放、和谐”的学校发展目标，学校教育品牌 “上海也有我的家”活动，在学校档案也应忠实展示、充分体现，档案应是学校形象和价值观建设成果的重要载体。档案是日积月累的繁琐工作，学校现有的知识成果，记录了优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的总结，是学校成长和奋斗的沉淀和记录，要注重学校各类材料的收集和整理，有效的推动学校自身形象和价值观的发展。

三、发挥教育服务功能，提高档案管理能力

（一）为学校发展固化成果

学校三支队伍建设——“精细化”的管理团队、“研究型”的教师团队、“自主管理”的学生团队，他们每一步的发展足迹，都留下铿锵的印记。学校文化节、体育节、红五月歌会、藏历年庆祝活动、新生才艺展示、同课异构活动、社会实践活动手册、《共康中学学生成长指南》等，每一次大型活动，都要及时归档，档案要成集宣传、教育、信息服务于一体，实现档案信息的固化和共享。

（二）为教育教学科研服务

学校的教育教学、德育活动档案真实地记录了学校教育教学工作的内容、方法、途径和效果，反映了教育工作的全过程，档案可以为改进教学方法、进行教学改革、促进学生在新时期核心素养的发展，提供忠实的依据。学校科研档案也是进行科研再活动的依据和参考，学校先后开展学业质量保障体系、核心素养等市区課题研究，开发学科校本练习册，这些档案是学校科学发展的“粮食”和“源泉”。

（三）为教师专业发展助力

作为人才信息缩影的人事档案，有助于开发人力资源，调动教职工的工作积极性。我校的青年教师成长手册、班主任工作手册、青蓝工程带教指导结对工作等，每一步的行动推进，都有重要价值与意义，档案管理工作为落实干部政策、调整工资级别、评聘专业技术职称、评先选优、晋级晋职、解决生活待遇等问题时，提供了重要凭证，促进了教职工队伍的优化配置，促进教育教学工作的开展。

同时，我校档案员不断提高档案管理的业务能力。例如，订阅档案杂志，认真学习档案政策法规，丰富档案管理知识内涵。结合市区档案日活动，定期参加市区档案局举办的档案管理知识的培训学习。积极参加教育系统档案教研活动、协作组活动每月一次，学习各校的档案管理特色，开展主题交流。在与兄弟学校的互动交流中，取长补短，拓展视野，不断进步。

四、加强信息网络技术，助推学校档案工作成功转型

“工欲善其事，必先利其器。”随着现代化教育手段在我校的普及和办公自动化技术在工作中的日常化，传统的纸质化档案室室藏类型已无法满足新形势下的工作需要。合理运用现代化科学技术，建立校园信息网络，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，是现代化学校档案管理发展的方向。

自2006年以来，学校档案室利用EDOC文档音像信息管理系统软件，对档案室纸质档案、室藏照片、录音、录像等档案全部实行数字化。同时，借助学校网络资源建设平台，通过局域网与教育系统的上级档案部门连接，实现了档案信息的数字化和网络化管理。在档案管理工作上，实现纸质档案与电子档案“双轨制”管理模式，这一系列措施，为今后完全实现学校档案数字化、资源共享化提供了必备条件，使学校档案管理逐步走向信息化管理的新时代

同时，面对信息技术的挑战，传统的“保管员”式的档案管理员也已经无法满足新形势下的工作要求，必须不断努力学习，成为一个既熟悉档案管理业务知识又懂得计算机信息技术、能顺应档案信息网络化管理的复合型人才，成为合格的档案信息管理和开发的“信息管理员”。

现代信息技术以其强大的功能使学校档案工作进入信息网络化管理时代，这不仅为学校档案建设与管理提供了新的手段，同时也助推了档案管理体制、管理模式和利用方式的成功轉型。

五、今后工作的反思与展望

（一）在行动中反思：在档案管理中，要经常反思档案意识是否淡薄，要经常反思档案利用率的效率高不高？归档意识强不强？学校各部门与档案室协调是否脱节？目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，应努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。如何对现有的档案进行分析、编研，充分发挥档案的作用及利用价值，也是有价值的探索。

（二）以愿景求发展：随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。利用计算机进行检索，档案的微缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术。通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。这样，档案工作才能始终保持旺盛的生机和活力，以档案工作者的不懈付出和档案工作独到的功能在学校的各项工作中发挥越来越重要的作用，为构建和谐校园尽力尽责。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》（1988年1月1日起执行）。

[2]《最新档案工作务实》陈兆，沈正乐主编，中国档案出版社，1996年6月第一版

[3]《现代化寄宿制高中档案管理工作新探》《上海档案》 1999年06期