浅谈机关文件与档案一体化管理

王耀辉

（吉林省四平地质工程勘察院，吉林 四平136000）

1 文档一体化管理概述

就文档一体化管理来说，其是借助计算机及其技术的功能，以文件生命周期理论为基础，进行文件制作、使用、暂存、永存四个阶段的管理，从而实现文件的全过程管理，进而达到文件与档案管理的最佳效果[1]。对于企业来说，文档一体化管理不仅是档案管理的发展趋势，而且是现代企业发展的需要，更是电子档案文件发展的必然要求。为了实现企业的现代化发展，做到与时俱进，则需要加强企业档案的管理工作，将文件与档案的一体化管理落实到位，提高文档管理工作的效率，节约企业发展过程中人力、物力的消耗，从而为企业的长久发展提供保障。

2 文档一体化管理思路

2.1 文档应用系统设计思路

为了实现文档一体化的管理，则需先进行管理应用系统的设计，即借助网络服务器、数据管理平台等方式对文件和档案进行有效管理。就应用系统来说，工作人员可以对文件进行浏览、修改，在进行档案归档时，可对电子文件和档案进行筛选和整理，从而对文件和档案进行相应的处理，即需保存的文档进行保存，需传送的文档进行传送。电子文档已成为现代办公常用的一种文档方式，通过使用管理应用系统，可以帮助文档管理工作人员进行相应的工作，减轻工作人员的负担，同时能够保障文档的完整性、可靠性，从而降低文件传输、保存等过程中错误发生的概率。

2.2 文档一体化管理的互动性

文书工作是企业文件管理工作中的基础环节，其与档案工作存在一定的联系，为了进一步提高文档的管理水平，则需要加强两者间的关联性，将两者有效地结合在一起，从而提升企业文档管理的质量和服务水平。在实现文档一体化管理的过程中，档案工作与业务系统存在相互作用，即业务系统的工作可以为档案工作人员提供帮助，在一定程度上强化了社会积累财富的执行力。同时档案工作可以完成业务工作的信息积累和经验总结，为企业开展业务工作奠定基础。除了业务部门外，其与财务部门、人力部门等都有一定的联系。总之，在文档一体化管理的实现过程中，应加强文档管理与其他部门的互动性，从而促进各部门的共同发展，进而推动企业的持续稳定发展。

2.3 工作流程的集成化

就传统文件管理来说，无论是文件的形式、归档，还是档案管理的提供利用、保管等，都将文件生命周期划分为现行期、半现行期、非现行期三个过程，且三者间存在相互独立的关系，通过对应的三个部门（现行业务工作部门、机构档案室、档案馆）进行工作[2]。而文档一体化管理，则是将文件、档案的管理流程进行了集成化处理，即保障系统、控制中心、工作制度、工作程序等方面的统一性，将档案的著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿到文件的形成、流转、移交、保存等各个环节，从而保障工作流程的集成化、信息的共享化。另外，还应优化工作流程，使其能够对不同的文件进行针对性的处理，从而简化文档管理的流程，提高文档管理工作的效率，保障文档信息的有效性、完整性。

2.4 业务处理的自动化

安全网络、计算机技术、信息系统等方面是文档一体化管理实现的重要基础，先进的管理理念是发挥文档一体化管理职能的重要前提，在先进的理念、技术等方面的条件下，能够实现自动化的信息系统构建，从而提高文档一体化管理的效率和质量。另外，业务工作是企业经济效益增加的重要途径，为了保障业务工作的高效率、高质量，则需要增加业务处理相关的系统自动处理技术，比如，电子文件处理的责任链信息记录、电子文件版本信息的自动跟踪等，这些文件自动处理技术的应用使得业务处理工作的自动化程度大大提高，同时降低了人工操作的复杂程度[3]。此外，在业务的自动化处理过程中，会在系统身份认证后有相关记录的生成和保存，极大程度上保障了电子文件生命周期内活动信息记载的有效性、真实性。

3 结语

总而言之，文档一体化的管理是现代化企业发展的必然选择，通过对文件和档案的有效管理，在促进其与各个部门工作效率的同时，使得各部门间的沟通交流增多，减少错误操作，促进部门之间的共同发展。在进行文档一体化管理建设的过程中，应加强文档应用系统的设计质量，强化部门间的互动性、提升工作流程的集成化和业务处理的自动化，从而真正落实文档一体化管理，进而推动企业的现代化发展。