办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究

张永红，张孝芳，陈淑娟

（山西航天清华装备有限责任公司，山西 长治046012）

1 引言

社会经济及信息化技术水平的提升，推动了档案管理工作中自动化技术应用水平的提高，此种方式可以有效地提高文书档案的管理效率以及管理质量，使档案的管理和查阅更加方便快捷，为日后文件的共享提供便利条件，而且也有效提高了文件传输的安全性、高速性。但是目前我国在应用办公自动化系统进行管理工作过程中也存在不足之处，因此，文章简要分析了档案管理自动化发展过程当中存在的问题，并针对问题提出相应的解决措施。

2 档案管理自动化发展过程中存在的不足之处

具体结合当前山西省对于办公自动化系统与档案管理系统优化整合工作的开展情况来看，在发展过程当中仍然存在着文件档案的保密度较低，以及相关工作人员的自动化技术运用水平较低两方面的问题，阻碍了这方面工作质量和水平的提升[1]。因此，下文就上述不足之处进行了全面分析。

2.1 文件档案的保密度较低

档案可以反映与展现单位领导的重要决策与单位各项工作的具体开展情况，通过应用自动化技术开展档案管理工作，可以有效地提供数据资料整理的效率和准确性，在日后需要查找和翻阅档案时，也可以提高查找的效率。但是目前在对自动化系统应用过程当中仍然存在着对其保密性没有给予足够重视的问题[2]。由于电子文书容易变通，没有一个固定的形式将其约束，所以说在阅读和使用过程当中就极容易发生被人篡改的现象，而且即使发生了这种现象也不容易被发现，因为可以做到毫无痕迹进行修改，所以档案资料的安全性受到了威胁，对于各种档案信息的保密工作来说是极为不利的。除此之外，电子文书档案与传统的档案文件不同，既没有特殊的字迹，也没有相应的印章、签字等，因此，很难判定档案是否存在被恶意篡改的问题，进而对于档案类信息的真实性和完整性就会产生一定的影响[3]。

2.2 相关工作人员的自动化技术运用水平较低

当前，随着信息化技术水平的不断提升，对于相关工作人员的技术运用水平的要求也越来越高，无论是管理电子档案，或者电子文书，都需要相关的工作人员具有专业的知识、技术性的能力，不能只是片面地了解传统的新闻管理的方式、理论知识或者原则性的内容，而是要熟练掌握当前信息时代下，对于各种办公自动化系统等先进技术的应用方法。目前，由于相关管理工作人员忽视了对于办公自动化系统档案管理工作人员技能水平的要求，所以导致在管理工作当中仍然频频出现错误，阻碍了工作效率的提升，对于档案信息资料的有效共享，也造成了一定的阻碍。因此，在日后工作当中就需要注重对工作人员业务素质水平以及专业技能的提升，这样才能够有效地提升文书档案管理工作的质量，实现办公自动化系统与档案管理系统的有效衔接[4]。

3 实现办公自动化系统与档案管理系统有效衔接的方法措施

通过文章上述分析可以看出，在当前档案管理系统自动化技术发展过程当中仍然有较多的缺陷，不利于该项工作效率及安全性等各方面水平的提升。因此，文章针对目前在发展过程当中存在的问题，提出了具体的解决方案和措施，为日后此方面工作的改革发展提供一些参考依据。文章主要从提高档案管理工作人员的自动化技术运用水平、采用多种方式和办法提高档案安全性以及加强对档案管理自动化系统的基础硬件设施建设三方面，全面分析了实现办公自动化系统与档案管理系统有效整合结合的措施。

3.1 提高档案管理工作人员的自动化技术运用水平

随着我国科学技术的迅速发展，在当前时代下要想进一步提高档案管理工作的自动化水平和技术水平，需要提高相关的管理工作人员的现代化技术运用能力和水平。如果长期沿用以往传统的模式进行档案管理工作，那么不仅会造成现代化管理水平仍旧处于一个较低的状态，而且也会使得“技术文盲”现象普遍存在，这对于当前科技信息化时代下，办公自动化系统的良好应用来说是极为不利的，一定程度上使得现代化设备处于闲置的状态，从而不能有效地发挥其作用，那么对于档案信息管理办公自动化水平的提升来说，更是无从谈起。所以说在日后的工作当中，相关管理工作人员应该增强危机意识和学习意识，并且要随时代发展不断地学习各种知识，例如，经常参加一些与自动化技术相关的培训或者学习活动，主动掌握传统和现代的档案管理理论原则等专业的技能，与此同时，也要不断提高自身对于通信技术以及计算机技术等各方面新技术的掌握能力，从而有效实现档案管理工作的专业化与现代化的完美结合。

3.2 采取措施提高档案的安全性

当前，我国在开展档案管理工作过程中加强了对于自动化技术的应用，同时，缺乏对于档案安全性的重视，所以在日后的工作当中，要注重提升档案管理的安全性。因此，提高电子档案的保密性以及安全性可以从以下几个方面入手。首先，可以利用缩微技术手段对字迹进行模糊处理，这样就可以把手写信件或者盖有印章的文书档案转换成具有图像性质的网络电子文件，从而有效地防止信息被人恶意扩散情况的发生，与此同时，也可以保证文件内容的原本面貌不被破坏以及档案的原始性；其次，通过应用电子储存的方式可以减少档案的存储空间，从而转变档案的储存方式，节约了纸张成本，有效地实现档案的长期保存。最后，可以利用专业软件对保密要求高的档案文件进行加密处理，通过采用验证或者备份的措施有效防止档案的失真和丢失，同时，还可以把需要永久保存的文件制成缩品，以此有效提高档案的安全性。此外，也要注重利用防火墙以及路由器，把办公自动化系统的内外网隔离，以此有效增强档案的保密性[5]。

3.3 完善和健全硬件设施

在档案管理工作开展过程中应用自动化系统，离不开计算机、互联网或者其他数字化设备的支持，所以说要想进一步实现网络办公自动化系统与档案管理系统有效结合，就需要做好基础设施建设工作，充分发挥硬件设施的作用。在今后的工作当中，需要不断地加强对档案管理工作中硬件设备的建设，使得相关文书档案管理工作的硬件条件得到有效的改善，从而为相关的工作人员创造更加良好的工作环境，有效提高工作人员的工作效率和工作积极性，使得文书档案管理工作的办公自动化水平进一步提升[6]。同时，工作人员也要不定期地主动学习现代化技术以此提高自身的管理水平，这样才能够有效结合企业的实际发展情况，将档案管理工作与各种现代化的档案整理手段有效结合，以此提升山西省的档案管理质量。

4 结语

总而言之，随着我国信息技术水平的不断提升，档案管理系统中对自动化技术的应用是日后档案管理工作发展的一种必然趋势。文章针对当前档案管理工作中存在的问题进行分析，提出了具体的解决措施，为日后办公自动化系统与档案管理系统的优化发展奠定前提基础。希望文中关于两种系统有效衔接的方法措施的论述，能够对日后档案管理工作的自动化水平提升有所助益。