大数据时代背景下的档案管理探析

2019-01-27吴微陈阳

中小企业管理与科技 2019年1期

吴微，陈阳

（武汉市规划研究院，武汉 430010）

1 引言

历史的齿轮不断向前滚进，在我国社会不断发展的今天，由于城乡建设所产生的大量信息数据需要记载，所以档案管理的必要性不言而喻，在信息技术快速发展的当下，大数据的产生为档案管理带来了福音，使档案管理能够高效率、高质量地完成，但是同时大数据的产生也为档案管理带来了挑战，同时也带来了机遇与发展。

2 大数据时代给档案管理带来的优势

2.1 大数据的应用使档案管理能够高效率完成

在进行档案管理时，由于有大量的数据需要整合记录，所以大数据的应用大大提高了档案管理工作的效率，并且节省人力资源使得档案管理工作的成本大大降低。由于传统的档案管理工作不仅需要大量人力资源，它所产生的档案也是数不胜数，需要大量的空间来承载，但是使用大数据进行档案管理，大大节省了档案管理的保存空间，有效提高了资源的利用率。

2.2 大数据能够提高档案工作的质量

在传统的档案管理工作当中，由于档案报讯需要一定的空间，如果保存地点发生意外，如火灾等情况的发生，那么档案的恢复工作非常困难，数据信息的流失非常大，就算能够有效避免意外情况的发生，那么随着时间的推移、纸质的老化以及自己的不清晰，也会使大量资料数据受到损失，但是如果运用大数据进行档案的保存，就能够有效避免上述情况的发生，并且能大大节省实际空间[1]。

3 在大数据时代下档案管理面对的挑战

3.1 信息化建设势在必行

传统的档案保存模式不仅需要大量的人力物力资源，更需要一定的储存空间进行文献保存，不仅档案保存工作运行麻烦，也不利于进行档案查询。但是随着大数据的产生与应用，纸质模式的保存方法逐渐转换为电子档案的模式，这样一来为档案管理提供了一种更便捷更高效的管理方式。但是在进行模式的转变过程当中，应要求档案管理部门进行信息化的建设，构建专门的电子档案管理系统，这样一来不仅有利于信息的保存，更有利于查询者能够快速有效地查询资料。除此之外，档案管理的员工也应该转变传统档案管理的思维，通过自身的学习与提高，为档案管理作出更多的贡献与服务。

3.2 在进行档案管理时档案信息安全意识不足

在档案管理当中，大数据的应用可以使档案信息集中处理，大大加快了档案管理工作的工作效率与质量，可随之而来的问题便是档案信息的安全问题。虽然大数据既便捷又高效，但是一旦产生信息泄露，那么所造成的损失便是不可逆的。根据近几年来的信息时间的报道来看，其根本原因便是人们对于档案信息管理的不重视，安全保护意识不足，很多信息泄露都是由于档案工作人员监守自盗，除此之外，黑客的入侵窃取也是一个令人担忧的安全问题，信息的泄露不仅会使人们的安全及财产受到威胁，更不利于我国和谐社会的构建，不利于我国社会的长久治安。

3.3 城建档案管理现象严重不统一

在我国档案管理的现状当中，各地政府在进行档案管理时，都会配备专门的档案管理部门，可是由于种种原因，专门负责档案管理的部门形同虚设，甚至根本没有建立。例如，在很多城市进行档案管理时，大多数都是各自的行政机构负责各自的档案管理，或者统一由相关的最高行政机构进行报讯，虽然国家针对档案管理的相关政策还未台，但是由于档案管理的部门不同，那么档案信息的格式内容都各有千秋，这样一来不仅不利于各个部门之间建立高效快捷的沟通，更不利于进行信息共享，这就在多重方面增加了档案管理的人力物力资源，在查询者进行查询时不仅耗时耗力，还会产生大量的查询成本，不利于档案管理进行。

3.4 档案管理人员素质有待提高

由于大多数进行档案管理的工作人员都是年龄偏大的人员，所以在进行大数据的应用时，管理人员的普遍接受能力较弱，因此，不利于进行大数据的应用来进行档案的保存，档案管理人员的素质也难以满足大数据应用的要求[2]。在大数据的背景下，要想进行档案管理，那么必须拥有必备的接受新事物的能力与计算机的操作能力，如果管理人员的技术不达标，那么不仅不会提高档案管理工作的效率，反而会降低档案管理工作的效率，使大数据没有在档案管理工作中得以充分利用。

4 大数据时代城建档案管理完善措施

4.1 加快档案管理信息化建设

要想加快档案管理的信息化建设，相关部门的硬件设施也急需完善，用新的管理设备代替传统模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在进行档案管理时，需要对硬件设备进行统一的优化更新，一方面可以对现有的资源进行整合处理利用，加强基础硬件设施的配备，构建现代化的档案储存模式，另一方面，可以对相关的档案管理软件进行研发，综合考虑客户以及管理人员的多方要求，淘汰过时的管理模式，将具有现代化气息的技术应用在档案管理当中。

4.2 树立档案管理的安全意识

在当下的大数据时代，将大数据技术应用到档案管理当中时必须树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息不同于纸质档案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果几乎是不可逆的，虽然灾害无法使电子信息丢失，但是一旦没有做好相关的安全管理工作，黑客入侵等行为也会使信息安全受到严重威胁，所以档案管理工作人员在进行档案管理时，一定要提高警惕，在进行档案信息保存的硬件设施中，禁止使用与档案管理工作无关的功能，时刻检查防火墙的功能是否完好，避免设备受到外来入侵。

4.3 提高城建档案管理的规范化

大数据不仅为档案管理工作提高了效率与质量，更是能有效解决城市中各部门不能统一进行档案管理的弊端，通过大数据进行管理，各个部门之间的信息内容形成统一模式，既有利于查询者高速便捷的查找，更有利于各个部门之间进行信息共享，减少各个部门档案管理工作的差异化，提高了档案管理的工作效率[4]。

4.4 对档案管理工作人员进行专业培养

无论是利用大数据来进行档案管理，还是利用传统的模式方法进行档案管理，无一例外都需要人力资源的支撑。与传统模式不同的是，在信息化的现在，利用大数据进行档案管理对人员的专业性要求更高，因此，相关部门必须进行有效的专业人员的培养，首先将传统的档案管理思维模式转换，其次对档案管理工作人员进行计算机技术的培养，利用讲座等方式吸引档案管理工作人员不断进行自我提高与完善，最后，一定要注意为档案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年轻人参与进来，选拔出优秀的档案管理领域的专业型人才。