新时期事业单位档案管理工作的创新及优化

2019-01-27包梅花

中小企业管理与科技 2019年24期

包梅花

（内蒙古兴安盟扎赉特旗政法委后勤服务中心，内蒙古兴安盟137600）

1 引言

档案管理是事业单位管理工作中的关键组成部分，相关部门需要根据档案管理工作的实际情况，制定科学、有效的档案管理制度，充分发挥出各个职能部门的作用，推动事业单位的进一步发展。事业单位档案管理工作具有综合性特点，涉及信息收集、整理和归纳分析等内容，档案管理人员需要树立创新理念，并将创新理念应用到档案管理工作中，提高档案管理的整体质量。基于此，文章研究了新时期事业单位档案管理工作的创新及优化手段。

2 新时期事业单位档案管理工作创新及优化的重要性

档案指的是企业和事业单位日常管理工作中形成的、记录各项社会活动的具有保存价值的原始资料，档案的基本要素包括形成者、查考价值、载体，主要是再现历史真实面貌的原始文件。在事业单位中，档案管理人员直接管理各项档案实体和档案信息，并提供利用服务，服务于其他相关业务工作。档案管理工作是事业单位发展和改革的关键，为事业单位管理工作的顺利开展提供了基础保障，有助于事业单位的有序运行。因此，事业单位档案管理在很大程度上提升了事业单位档案使用效率、完善了事业单位管理体系，推动着事业单位的改革和发展。

3 事业单位档案管理工作的现状

3.1 档案管理模式无法和信息技术进行融合

在新时期的发展中，信息技术在各个行业的发展中得到了有效应用，其在事业单位档案管理工作中的应用将成为一种必然趋势。但是，在事业单位实际档案管理工作中，由于信息化建设需要投入大量的资金，导致事业单位档案信息系统建设不够完善，仍实行以纸质档案形式进行保存和查阅的模式，这就使得档案管理工作难度不断增加，无法充分发挥出档案的作用。例如，在同类型业务处理过程中，受档案管理效率的影响，档案管理工作缺乏实效性，严重影响着档案管理工作的有效推进。

3.2 档案管理人员综合水平有待提升

通常情况下，事业单位在设置岗位的过程中，普遍安排秘书等职员负责档案管理工作，这些人员不具备档案管理的专业知识，且档案管理工作无法实现专人负责，这就在很大程度上影响着档案管理工作的整体质量。除此之外，在事业单位的发展中，相关管理部门未针对档案管理人员定期开展相关的管理培训活动，无法满足档案管理岗位的实际需求，阻碍了档案管理整体水平的提升。

3.3 事业单位不注重档案管理工作

在事业单位建立初期，很多工作普遍是与政府中很多部门进行配合完成的，其涉及资料范围相对比较广泛，如征地、装修和基建等资料，这项工作任务比较繁重，且未安排专业的档案管理人员开展资料搜集和管理工作，这就导致档案管理工作无法满足相关规范和标准要求。另外，部分事业单位普遍认为档案管理工作没有技术含量，很多管理人员和工作人员无法认识到档案管理工作的重要性，普遍是有资料就接收的状态，在不上交相关资料的情况下未安排专业人员进行管理，使得档案管理工作质量无法得到保障。

3.4 事业单位档案管理制度不完善

在事业单位建立初期，单位内部的很多制度根据当时社会发展的实际情况进行了规范，档案管理制度也如此。但是随着社会的快速发展，社会形势发生了很大变化，事业单位工作内容在经济形势和政治形势不断变化的背景下，也有所改变。而在新时期的社会发展中，事业单位仍实行传统的管理制度，无法满足新时期的社会发展需求，导致很多工作处于混乱状态[1]。在档案管理工作中，很多传统管理制度中规定了档案管理的相关负责人和工作流程，但在事业结构的调整中，增加了很多的部门，要是按照传统的管理制度开展相关工作，无法实现预期的执行效果，而且在员工岗位职责落实不到位的情况下，工作人员会产生侥幸心理，在需要履行档案管理职责时，无法按时完成各项任务。

4 新时期事业单位档案管理工作的创新及优化策略

4.1 创新事业单位档案管理工作模式

在事业单位档案管理过程中，很多部门的档案无法得到有效利用，使得档案管理工作质量不断下降。为了有效地改善这一现状，事业单位档案管理人员需要创新档案管理工作模式，改善服务形式，如开发专门的网页，针对相关的特种设备建设条件建立档案，提升事业单位档案管理工作的整体水平，并不断提升事业单位的综合服务水平，为群众提供良好的在线服务系统，进而实现事业单位工作的自动化。

4.2 建立规范的档案管理制度

在事业档案管理工作中，档案管理人员需要树立法制意识，为档案管理工作的有效性提供支持。同时，为了做好档案管理工作，事业单位需要重视法律法规的有关要求，提高全体员工的法律意识，确保单位内部各项工作都严格按照相关法律条款执行。档案管理工作在事业单位的运行和发展中发挥着十分重要的作用，有助于相关人员了解事业单位的发展情况、目前的运营情况，能够对未来有一个准确的预判。因此，事业单位需要重视档案建设和管理工作，制定完善的档案管理制度，将档案管理工作作为事业单位发展规划和年度规划的重点内容，将档案管理工作落实到实际工作中，实现档案管理工作开展的高效性。

4.3 提高档案管理人员的综合素养

为了建立高质量的档案管理队伍，事业单位需要做好档案管理人员培训和引进工作，聘请更多管理经验丰富的专家开展全面、常规的档案管理专业培训工作，并加强对信息自动化技术操作的培训，提升档案管理人员的整体水平。同时，事业单位需要鼓励档案管理人员提高自主学习能力，做好政治业务素养、沟通能力和服务意识培训，加大人力资源制度建设，拓宽优秀人才引进渠道，提高档案管理人员的综合水平。

4.4 创新档案管理信息化建设

事业单位档案管理工作中的档案分类和整体工作比较多，随着社会经济和科学技术的快速发展，传统的档案信息处理方式已无法满足新时期大批量档案管理的实际需求，事业单位需要不断创新并优化传统的档案管理模式，引进先进的信息化技术，实现档案管理的现代化发展。同时，在实际档案管理工作中，引进更多先进技术，在确保档案信息准确的前提下，延长档案保存时间。除此之外，事业单位还需要创新档案管理信息化建设，尤其要注重以下内容：首先，档案管理人员需要提升自身的信息把握能力，确保信息的有效性，及时地传递档案信息；其次，引进更多先进的设备，如计算机、扫描仪等，完成计算机辅助档案管理建设。档案管理人员需要将所有档案上传到计算机中，利用先进技术进行处理，如声音、影像和文字等，这样才能够使档案内容更加丰富，为人员查阅提供便利；最后，建立网络管理平台，公开未设置保密属性的档案，有助于档案管理人员获取更多信息，实现档案的充分利用，为人民群众提供更加优质的服务。另外，在档案管理工作过程中，事业单位需要做好系统安全维护工作，定期对系统进行检查，确保每周一次，及时地进行病毒查杀，引进多样化的维护管理方式，保证系统档案的安全性。