以“两微一端”优化高校教学档案管理的策略

曾伏科

（湖南财政经济学院，湖南 长沙 410205）

高校教学档案是高校记录教学过程、保存教学资源、提升教学质量的重要材料，高效的教学档案管理能够极大程度地促进师生之间良性互动，提升教学效果。随着互联网技术与大数据技术的发展，档案管理已进入数字化、信息化、平台化管理时代，互联网技术的快速发展为高校教学档案管理提供了更为便捷的工具，管理人员能够通过电子信息的录入和数据的上传，实现高效的信息管理——充分利用“两微一端”（微博、微信和客户端）平台的传播优势进行教学档案管理，能够优化用户体验。然而在当下，依托“两微一端”进行教学档案管理，仅存在于个别高校，大部分高校仍然采用传统电子档案管理，教学资源的利用效率低下。在意识层面，众多高校对于教学档案管理不够重视，因而难以将有限的人力、物力投入到信息化档案管理建设中，这就从源头上阻碍了现代化教学档案管理的创新与变革。在实践层面，微信、微博等新兴的传播工具以社交媒体的形式被大众熟知，高校的档案管理者并没有尝试通过这些平台开展档案管理的实践，使得“两微一端”在高校教学档案管理中的应用普及率极低。因此，在高校教学档案管理中，为了提升管理效率，应从意识、实践上不断优化管理策略，充分利用微博开展教学信息公告与咨询服务，推动多主体社交化互动；利用微信平台推动高校教学信息的共享与互动，提升教学管理效率；利用电子档案系统APP，整合“教”“学”“题”系统，提升教学质量。

一、利用微博开展教学信息公告与咨询服务，推动多主体社交化互动

微博作为一种以信息广播、评论互动为主要特征的新媒体，已经成为我国网络传播生态圈的重要组成部分。根据《2018微博用户发展报告》，截止到2018年底，微博月活跃用户数量已经超过4.6亿，连续三年的年均增量超7000万，微博互动和信息传播在互联网时代具有极强的影响力。高校在教学档案管理上，可以充分运用其广播式信息传播优势，开展公告、话题讨论与咨询服务。如设置“课后作业”“课件资料库”等与课程教学密切相关的话题，学生通过关注话题，参与话题讨论，并及时获取与课程相关的信息；如教学档案管理组织机构和人员开设专门的账号，及时传播关于课程安排、课程资料、考试安排等相关的信息，并提供咨询服务；如针对性地利用微博长图、博文等工具，推出符合师生需求的数据类信息，以更加高效的方式呈现教学档案管理成果等。当然，微博不仅是一个信息发布工具，还是一个以多主体社交为典型特征的互动平台。用户能够通过评论、转发、点赞等方式表达自身观点，促进信息交流与传播，增强用户间的黏性。在高校教学档案管理中，档案管理者应充分了解在校师生的微博使用习惯，以多元化的互动方式提升服务效果；应当充分开放微博评论权限，允许全网用户直接发表评论，对于关键性信息的咨询和反馈及时回复，实现账号主体与用户之间的双向互动，以拉近与用户的距离。

二、利用微信平台推动高校教学信息的共享与互动，提升教学管理效率

（一）档案信息推送

微信是移动互联网时代我国最大的即时社交平台，其用户数量在2018年9月就已经突破10亿。根据《微信公号人群洞察报告》，用户日均微信使用时长已经达到77分钟，可见其在大众日常生活中的极大影响力。微信公众号是微信推出的自媒体品牌传播平台，能够通过定向信息推送、后台栏目设定、留言评论等形式，实现有效的信息交互。通过微信公众号进行档案信息推送，能够便捷高效地实现通知下发、信息公示、内容链接，促进管理工作的顺利进行。如采用微信公众号推送教学档案资源链接，使关注了该号的学生能够及时获取信息，提升教学档案资源的传播时效性与有效性。此外，教学档案管理还会涉及到众多程序化、标准化的内容，如《考试纪律与违纪处理办法》《重修、补考申请管理办法》等文件，通过微信公众号后台建立相关栏目和链接，学生能够自主查看相关规定，使信息能够在网络端留存，产生长期的传播价值。

（二）精准互动传播

微信作为一种即时社交工具，能够通过文字、语音、视频、群组、朋友圈等多种方式实现社交互动。教学档案管理的目的不仅在于存储，更在于通过信息的收集与管理不断优化教学过程，提升教学质量。因此，应当充分利用微信开展更为精准的互动性传播。在前期，可利用院系微信群组进行精准的课程安排沟通，了解学生对课程的普遍需求，并与教师的排课情况相对接，保持师生之间的良好互动，实现更为高效的课程安排。在教学阶段，教学课件、辅导资料、课后作业、阶段测试、小组学习等教学过程中均应当以微信群组的形式保持沟通，并及时存入教学档案之中。在教学结束之后，微信群组可以作为安排通知的平台，也可以作为教师教学能力评价的问卷采集平台，群组内所形成的相关评价资料同样可以以电子化的形式存档。通过微信群组，可让学生、教师、档案管理者之间搭建起一个精准化互动平台，三方皆可以实现自由沟通。

（三）思想宣传教育

伴随着微信用户规模的不断扩大，微信平台已经成为具有超大流量的传播平台。在高校教学档案管理中的特定阶段，可推送具有教育意义的案例内容，使学生防微杜渐，正直诚信。如在期末考试期间，可以推送《考试工作管理条例》解读、作弊案例警示教育等相关内容的图文，以规则、案例、启示等方式引导学生诚信应考。在虚拟化的网络环境中，各种思想潮流层出不穷，正处于青春期的大学生极易产生较为片面的思想，利用档案素材开展思想教育工作，通过事实和证据引导学生，对于校园文化建设具有重要意义。

三、利用电子档案系统APP，整合“教”“题”系统，提升教学质量

（一）教师授课管理系统

伴随着信息科技的不断发展，越来越多的高校开始通过电子化档案系统进行资源管理，电子档案系统APP就是一类终端电子档案管理工具。在教师端，电子档案系统APP要成为教学的“好帮手”。在教案编写与教学计划安排阶段，电子档案系统应根据教师的个人设置，通过资源检索和推荐，获取学生培养方案、教学大纲要求、教学安排记录等方面的信息，以便于教师高效地开展教学安排。在教学端，电子档案系统既是教师上传教学资料的一个共享平台，也是向学生开放的资源平台，学生可以在所选课程的文档里下载相关教学资源，从而增强资源的共享特征。除了教学过程之外，高校对教师的评价体系建立在教师课时数量、论文指导数量、课题研究数量等多项量化指标的基础之上，因此电子档案系统APP能够通过记录教学过程，对这些量化的内容进行准确的统计，档案管理人员仅需要通过系统后台便能够直接提取教师的相关业绩指标，从而进行公正客观的数据输出。

（二）学生课程管理系统

电子档案系统APP顺应了移动互联网大发展的趋势，其通过充分运用大数据、智能推荐等技术，可为学生课程管理带来全新的科技体验。（1）应当建立将学生个人信息与培养方案中的课程相连接，根据学生所处的年级、专业，对其进行课程资源的推荐。在资源推荐的过程中，档案系统可以充分利用其数据优势，将课程概况、学生评价记录、学生考试平均分、资源对象等内容呈现给学生，使学生能够获取更为全面的课程信息，减少因对课程缺乏了解而产生课程“误解”情况。（2）在课程学习之中，学生不仅可以在档案管理系统下载教师上传的课件、资料，还能够在档案系统中开展知识查询，通过预设的查询按钮连接图书馆、文献库、中国知网等知识平台，促进数字化资源的共享，增强学生获取知识的便利性。（3）通过档案管理系统，学生可以进行作业上传、课程评价、疑问留言等操作，让系统平台真正成为一个师生沟通与交流的学习平台，可大大提升教学电子化管理水平。

（三）网络题库测试系统

“网络题库”是近年来在高校教学中兴起的一种“以练促学”的网络平台，依托庞大的网络试题库，学生能够自主在平台上开展网上练习，从而以更加高效的无纸化方式进行模拟测试，实现学习效果的检验。将网络题库测试融入到电子档案系统APP之中，如将往年考试的题目让学生练习，使学生在课堂学习的同时，能够勤于思考。除了练习之外，部分课程的期末测试同样可以安排在这一系统上，通过设置试题类定义、答题卡样式的定义、自由而细致的试卷结构定义，自动生成多样化的试卷，增强出题的随机性，提升测试的灵活性。从经济性和便利性角度而言，网络化测试是未来的发展方向，因此，应当不断开展网络题库建设和网络测试的试点，并将这一环节与教学档案管理相结合，使档案管理获取更丰富、更有效的用户数据，为教学质量提升提供支撑。

在微传播时代，高校教学档案管理过程必须由传统的纸质、电子化存档向数字化、智能化、自助化、社交化转变。高校教学档案管理可以充分运用“两微一端”，通过微博平台开展通知公告和多元化的社交传播；通过微信进行精准化的信息推送和校园文化宣传；通过电子档案系统APP更好地提升师生交流的便利性，从而实现信息资源的有效获取和充分共享。在智能化创新的浪潮下，应不断应用“两微一端”开拓教学档案管理思路，让教学档案管理成为提升高校教育质量的强大引擎。