医学院校档案信息化建设困难与对策研究

李群芳 刘萍 赵智慧

摘  要：随着信息化时代的到来，医学院校信息化管理工作也取得了很大的进步。就目前的情况来看，医学院校档案工作与真正的信息化建设之间还存在很大的差距，这在一定程度上也制约了医学院校信息化管理的效率和质量的提升。该文主要针对医学院校档案信息化建设的困难进行了分析，并提出了改进的措施，希望能对医学院校的档案信息化建设工作有所帮助。

关键词：医学院校;档案管理;信息化建设

中图分类号：G271              文献标志码：A

医学院校档案实现信息化建设管理是一个重要的发展方向和趋势。随着医学院校的迅速发展，档案建设在推动医学院校发展的过程中发挥着重要的作用，传统的档案管理方式已经不适应当前档案工作发展的需要，只有将先进的信息化技术充分运用到档案管理工作中，不断实现档案管理的科学现代化，提升档案管理的质量和效率，为医学院校的发展提供强有力的材料支持。

1 医学院校档案信息化建设困难情况

就目前来看，医学院校档案管理信息化建设中仍然存在着很多的不足和困难，既有人为主观因素，也有客观的硬件、信息资源等因素的制约，建设中的困难主要体现在3个方面。

1.1 管理模式尚未打破

在当前的形势下，很多医学院校不重视档案的信息化管理工作，管理的模式仍然采用传统的管理模式，旧的模式尚未打破，手工进行档案实体管理仍然占主流，这明显与当前信息化时代的大背景是不相符的。也有部分院校档案管理中采用了信息化管理系统，配备了相关的信息設备，但由于从事档案的人员多是兼职人员，领导不重视，加上档案人员自身的意识和综合素质不高，对档案信息化管理的技术化水平应用不高，导致档案信息化建设的水平不高，甚至处于初级阶段。有相关的调查研究显示，部分医学院校档案管理人员只能对一些办公软件进行简单的运用，对于专业的档案录入和资源应用管理缺乏专业的技能。此种模式，仍然是以人工操作为主，一定程度上造成了档案信息管理工作的落后，降低了档案信息的管理使用效率。与其他的高等院校相比，医学院校有着自身独特的人员分布结构，人员多且分布广泛，完成档案的信息录入规模大，也比较烦琐。因此，必须要打破旧的档案管理模式，不断提升新时期档案工作的信息化效率。

1.2 档案信息化建设投入力度不够

档案信息化建设涉及范围广、任务重，这就需要相关的部门重视档案的信息化建设，需要对档案信息化建设投入一定的财力物力等，配备具有专业素质的档案管理人员。但是，在目前医学院校档案信息化建设的过程中，一方面受到传统思想的影响，领导不重视档案管理工作，在实际的档案工作中，很多从事档案工作的都是兼职人员，甚至是临时帮忙，这样一来很大程度上造成了档案管理工作的不稳定性，档案管理的人员整体专业水平也有待于进一步的提升。有的院校已经配备了专业的档案技术人员，但是面对庞大烦琐的工作量，人员不够也是一个明显的问题。与其他的高校相比，医学院校的档案管理更具有专业性，对档案从业人员的专业技术要求比较高，除了具备基本的档案处理能力，还要具备对信息技术灵活有效运用的核心能力。与此同时，档案信息化建设也离不开硬件设备的提升，有的院校的计算机、扫描仪、打印机等硬件设备相对比较落后，加上投入不足，严重制约了档案信息化建设的发展力度。

1.3 资源利用率不足

资源利用率不足是医学院校信息化建设中存在的一个比较明显的问题。建立数字化档案管理网络是医学院校档案信息管理的核心内容，在建设信息化的过程中，要对各类信息进行有效的分类和处理，包括对一些典型核心的单行资源进行加工、存储以及检索等，目的是为了向学校提供最迅速便捷的信息资源。在档案的利用过程中，要做到资源共享，这样才能实现档案自身价值的开发和利用。但是，就目前来看，很多档案资源的管理还只是对办公软件的简单统计整理，没有实现档案资源的合理利用，很难为医学院校自身的发展提供有力的数据支持。

2 医学院校档案信息化建设策略分析

2.1 创新档案管理思想与管理模式

做好档案的创新管理，是实现医学院校档案信息化建设的重要条件。首先要打破目前固化的管理模式和理念，不断从旧的落后的理念中走出来，不断提升档案信息化建设的工作效率。医学院校档案信息化管理应该以现代化综合的思想意识为指导，从现代的角度出发，综合利用计算机技术、数据库技术等多种先进的信息技术，实现对档案管理系统构建的多层次性，不断提升信息的使用和利用率，真正地做到创新管理，切实为学校发展提供有利条件。

2.2 基于网络实现服务管理完善

在实现医学院校信息化建设的过程中，应该充分利用好网络，做好网站建设，通过网络来完善服务管理。有的学校建立了比较健全的电子文件全文数据库，在网站上能充分查阅信息，做到了信息资源的数据化和网络化，一定程度上实现了档案管理工作的科学化和自动化。在档案信息化建设的过程中，还要充分地与其他部门做好配合，保证档案归档的完整性。例如，与学校宣传部门做好配合，及时将图片录像档案归档，形成数字化的档案数据库;与学校的信息处紧密配合，及时将最先进的技术运用到档案管理中，形成大数据大网络信息中心，并在网站上提供一些非保密性的电子文件查询和利用，迅速实现信息化的建设和管理，更新并完善服务管理。

2.3 加强档案管理的在线服务

相对于传统的档案管理模式来看，信息化档案管理能够使档案利用率大大提升，通过网上在线形式对档案信息进行使用与在线交流。传统档案的管理都是到档案管理部门进行查找与应用，例如到档案查阅室、档案公布文件查阅等。档案信息化建设是具有现代化特征的主动档案服务方式，有效取代了手工式档案管理形式。在今后的医学院校档案管理工作中，在基于保密原则以及相关规定的基础上，通过网络汇编，进行在线专题、电子邮箱、数据库查询以及开通微信、微博等功能的实现，通过这些服务形式拉近利用者与档案资料之间的信息沟通，为档案利用者提供更有效的查询与资信服务。

2.4 借助网络拓展档案服务领域

目前网络信息服务呈现社会化、多主体形式，在医学院校档案管理中其服务领域也应进一步完善与扩大，实现档案信息化建设的全方位服务。医学院校的档案部门不仅要服务于高校发展与建设，还要为党政机关以及相关企事业单位提供有效档案信息，为其制定针对性的服务模式，进一步深化档案管理，实现档案服务领域的有效扩展。医学院校档案管理人员应该充分认识到信息化模式下档案信息的重要价值，树立服务意识与产业意识，为高校教学与科研发展提供重要保证，在走信息化道路的同时实现信息服务业发展，为社会更多领域提供档案信息服务。

3 结语

总之，医学院校的档案信息化管理是一项综合复杂的工程，要充分做好各个部门的配合工作，做好档案信息化建设的完整性，领导部门也要对其重视，从软件、硬件等各个方面加大投入的力度，创新探索新形势下的档案信息化建设模式，提高档案的利用率和质量，真正的为医学院校的发展提供强有力的现代化支撑。

参考文献

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