试论信息环境下纸质档案管理的创新探索

赵军

（中国农业科学院农业环境与可持续发展研究所，北京 100081）

伴随着社会现代化、信息化的进程，办公自动化、无纸化越来越多地被应用，使得档案的存在形式、管理模式等都必须相应地与时俱进。目前，档案管理中按照记录信息方式、载体形式的不同，主要分为：电子档案、纸质档案和实物档案等。毋庸置疑，无论是哪种形式的档案，都是人类社会经济发展的历史记录。它们以不同的形态存在，用不同的方式管理，最终目的都是为了促进档案管理事业的进步，更好地服务于社会发展。

档案管理信息化作为一种必然的趋势，将逐渐迎来无纸化管理的新阶段。但纸质档案作为特定历史时期的社会记忆，其使命就是保存人类的发展状况，即便将来有一天所有现行的文字记录全部由电子文件来承载，档案馆里依然会保存纸质档案。电子档案是不能完全取代纸质档案的。纸质档案作为一种原生的信息资源是档案学科领域管理方法和技能实施的前提保证，同时也是档案工作系统性管理和科学性编目不可或缺的重要组成。档案信息化管理建设，首先要看清纸质档案依存的历史作用，同时采用信息技术管理纸质档案，对纸质档案有针对性地进行载体转换和信息存储工作。

1 纸质档案的特点分析

纸质档案指的是采用纸张记录信息的档案，这种方式自东汉蔡伦发明纸张以后就一直得到重用。纸质档案作为长期应用的档案介质，具有以下特点：

1.1 纸质档案具有真实性

纸质档案是由文字直接形成的不同社会历史发展进程的鉴证文献。因此，档案是在历史事件查验中唯一确凿的历史证明和依据，这就是纸质档案的真实性。纸质档案是历史记录，其关键的功能就是充分体现档案的原始凭证性。纸质档案一旦形成，其记录载体和信息永远结合在一起，一般很难做到无痕迹修改。纸质档案归档有一条程序化的准则，那就是当事人、责任人的认定，存在形式则包括签字、盖章、按手印等，这些原始资料固化在纸上，是其他档案形式无法替代的，“白纸黑字”的纸质凭证具有权威的可信度和无可比拟的法律效力。中国农业科学院在宏观系统管理中，根据全院科研发展的布局，有计划地调配下辖研究所的试验用地。随着农业科学技术的快速发展，研究经费的大幅度提升和国际合作交流项目的展开，研究所根据课题研究需要，在单位所属试验用地上配备了大量的实验仪器设备，此时，如果再进行试验用地调换，对研究所的研究项目会带来相当大的损失和影响。从1985 年始，环发所在逐步完善试验基地建设的同时，经中国农业科学院领导部门批准，办理了房屋和试验用地所有权证，并且按照档案管理规定，及时归档留存。至此，这件具有法律效力的档案凭证永久地保证了环发所试验基地的所有归属权。

1.2 纸质档案的原始稳定性

在纸质档案中，信息及载体有相对的统一性和不可分割性，保证了信息的原始性，更能保证档案记录资料的稳定性。由于信息与载体密不可分，使用者对档案信息进行利用时，直接获取载体记录的原始文字及图表等相关信息，如实反映了历史信息的真实性和可靠性，使得档案信息可以“原汁原味”地引用，极大地提高了参考文献的引用力度。同时，档案在借阅使用中如果出现随意删改、涂抹和调换等不规范行为，档案交还归档时，管理人员可以及时发现档案使用中出现的问题，通过档案管理规章制度进行相应补救和行政处罚，有效地保证了纸质档案的原始信息状态。

1.3 纸质档案信息具有长期性

纸质档案的价值之一就是可以长期保存。纸张材料的主要结构是纤维素，其物理特征主要表现在具有较强的耐久性。碳元素具有稳定性，档案大多用碳素墨水书写或者打印，由此形成文字信息的档案便于长期存放。尽管纸质档案在一定条件下会发生电解和氧化现象，不过，只要档案工作者严格遵守档案管理的技术规范，掌握档案保护的基本技能，添置必要的技术保管设备，建立健全档案馆保护措施，纸质档案一般可以做到千年以上的长期保存。由此可见，纸质档案在保管条件和保存时间上具有自身的优势。鉴于纸质档案的特殊意义，档案管理工作也需为纸质档案提供相应的档案室，根据一定的规则进行分级存储，制定不同级别纸质档案的保存章程，使纸质档案科学有效地长期保存。

2 信息化时代纸质档案管理

纸质档案同样是时代的产物，是当时生产生活组织、社会活动在当时条件下的直观反映，记录与保存的档案形式同样具有时代烙印，包括文件、电报、电传、账册、证书和书稿，以及一些涉密性较高的政府文件，历史档案管理中大多采用纸质文件存档。

纸质档案具有难以磨灭的权威效力和法律意义，表现在信息存在与载体的相互依存性、初始证据性、存放的耐久性等方面，这使得纸质档案与其它载体形式的档案在管理和使用工作中表现出不同特点。

但是，纸质档案也由于自身属性存在以下不足：一方面需要投入较多的管理人力，工作效率较低。另一方面，纸质档案保存过程中占用的空间较大，保存和管理的难度比较大，手段比较落后。再者，管理和使用纸质档案受人员、地点的限制，无法实现共享。

因此，在信息时代下纸质档案的管理、利用、再生显得尤为重要。目前，大多数档案管理工作采用“双套制”，确保纸质档案与电子档案充分发挥各自的优势，扬长避短，相互依存，更好地为生产生活服务。

比如，针对纸质档案易磨损的特点，将一些需要频繁应用的纸质档案转化为电子档案的形式，既保证了纸质档案的原始依据性，又提高了利用的开放性，实现纸质档案信息的共享目标。

3 提高纸质档案管理质量的对策

3.1 完善纸质档案管理制度建设

档案管理机制随着社会的进步也在不断变革，但根本的制度化、标准化、流程化、规范化、责任明确化原则，始终是档案管理的灵魂。其中，档案规范标准是档案管理的中心发散点，档案管理规章制度则是让档案规范标准落到实处的制度性保障。而档案管理制度的制定标准应该具有一定的前瞻性，至少是与档案事业的推进进程同频，这直接关系到档案管理制度的落地生存指数，源头上关乎档案管理制度体系的完善与创新。当前，部分档案管理单位缺乏对提高档案管理水平的切实举措，主要根源在于不能清晰地认识到档案管理事业的正确方向和理念。提升档案管理水平，首先，要提高档案管理层的现代管理意识。其次，构建切合实际又具有前沿方向的档案管理制度体系。深刻的时代属性是档案管理制度的本源。因此，现代化的档案管理制度应该是对档案收集、留存形成一整套标准化的制度体系，在每一个环节都做出明确、具体的标准化规定，让档案收集管理落实到事，责任到人。一切管理制度的落实都是考验其合理性的最核心标准，档案管理制度同样如此。而在制度落地的过程，相关工作人员的制度意识、标准意识、责任意识尤为关键。档案管理人员应当在档案全面收集、整理归属、鉴定存储环境等方面有据可依，有源可溯，确保档案归纳、留存的系统性和完整性，使档案资源真正发挥其应有作用。

3.2 加强对档案管理人员责任和专业技能的培养

电子档案检索具有随时随地迅速获取的特殊优势，这样的属性与传统纸质档案管理和利用方式截然不同。目前，纸质档案正面临管理方式因循守旧，管理质量不断下滑的发展现状。因此，档案相关工作人员的使命感和专业技能提升迫在眉睫，直接关系着纸质档案的生存空间。首先，要把档案工作纳入本单位规划建设的大架构中，协同规划、协同架构、协同发展。落到实处的重要前提是设立专项经费，用于更新档案现代化管理制度，落实所需的保护硬件基础设施，改善纸质化档案管理的软性防护措施。第二，要清晰定位档案管理工作的中心与重心。具有强烈的服务属性是档案存在的重要意义，没有一定水准的档案分类加工能力，没有相应的档案服务模式，档案工作的实际效应就会大打折扣。再次，档案工作是知识管理工作，面对档案事业的不断发展，档案工作者应当把学习作为工作的第一需求和长期任务。因此，必须定期加强对档案管理人员的专业化培训，提升他们的专业技术水平和业务能力。

3.3 电子档案与纸质档案并存管理

档案“双套制”管理是指同一内容的纸质档案和电子档案的并行管理。实行档案“双套制”管理，即可以大大提高档案信息的检索效率，同时又能保障纸质档案自身价值的优势。纸质档案管理与信息化技术管理的有机融合，大大降低了纸质档案长期留存带来的褪色、自己不清、缺损带来的负面影响，强大的电子修复、改善功能，一方面大大提升了档案检索的便捷性，也使得档案“孤本”重见天日，永续流传，可供更多的人调阅、使用。伴随着档案信息化程度的提升，越来越开放的档案环境也让档案信息资源的查询不受时间、地点的限制，大大扩展了档案的“使用权限”，因此也大大降低了档案原件高频次、长时间使用受到的伤害，从而有力延续着纸质档案的使用寿命。同时，电子档案可以副本异地保存，确保档案资料在出现意外的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。这是一个电子档案和纸质档案相互依存的时代，构建电子档案和纸质档案的互通方式尤为重要，如把电子档案与纸质档案通过文本的形式储存到硬盘等物理介质或虚拟云空间中，通过恰当的技术处理和数据库索引将电子档案与纸质档案相互兼容，从而实现纸质档案到电子档案的“变身”，进而实现档案管理的高度信息化。“双套制”档案管理模式意味着档案管理中电子档案与纸质档案的共存共管共用，这样的模式必将是档案管理在很长一段时间中最核心的特点，这对纸质档案的生命延续具有重要的意义。

3.4 积极运用纸质档案管理新技术

处在电子档案和纸质档案相互依存的时代，档案工作者一方面要恪守纸质档案的管理规范，严格执行档案管理条例，加大对纸质档案的管理力度。另一方面，为了完善对纸质档案的科学管理，必须密切关注纸质档案保护新技术的发展动向，汲取档案管理、使用和保护的新思想和新技术，并且及时融入到档案管理工作中，最大限度地提高纸质档案的使用质量和使用寿命。

（1）OCR(纸质文档OCR 云识别云检索云管理服务 ):云脉纸质文档可根据档案馆信息化需求对档案图像信息进行裁切、调亮等基本处理。档案内容识别后可进行自由编辑，系统还具备智能纠错功能。

（2）RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别技术，RFID 系统是传统条码技术的继承者，由电子标签、读写器和计算机网络构成。RFID 技术可以实现非接触式数据采集，随时查找档案目录，提高对档案的快速检索和系统管理功能，实现高度精细化、精准化的档案管理。

（3）近年来纳米技术在档案保护中得到充分应用，技术特点是增强对档案纸张和档案字迹保护的耐久性，提高档案库环境的空气质量，对档案库温湿度的调控提供技术支持，并且对有害微生物的防治有积极的效果。

信息时代的技术碰撞在一定程度上改变了当今社会诸多行业领域规程的工作和运行模式，同时显现出良好的社会效应和经济效益。许多档案工作者在关注电子档案在工作中的优势作用的同时，忽视了纸质档案工作在信息化时代的特点和重要性，没有寻找到纸质适合纸质档案管理的新思路，导致纸质档案的保护程度受到不小的影响，其原有的价值无法充分展现。在互联网时代，档案的信息化变革是一种必然趋势，作为档案工作者应当抓住纸质档案的本质属性，对以往采取的纸质档案管理手段进行合理的调整改进，积极掌握和应用新方法新技术解决现有纸质档案的管理问题。在不断学习掌握档案管理新技能的同时，有机地将电子档案和纸质档案集成融合，保护档案管理体系的完整性，充分发挥纸质档案在档案管理工作中的重要作用保护档案管理体系的完整性，充分发挥纸质档案在档案管理工作中的重要作用。