新媒体环境对高校档案管理的影响与应对

张 雪

(中山大学南方学院，广东 广州 510970)

在数字信息不断发展的今天，新媒体以传播速度快、信息内容丰富、透明度高等优势，迅速的在社会中广泛的传播。在这样信息化的形式下，高校发现了将科技融入档案管理的新契机。在新媒体优势的影响下，很多高校开始优化档案管理的工作，摆脱先前落后技术的约束，将档案管理制度进行新的革新，最大的发挥档案管理工作在高校教育管理工作中的作用，实现高校更好的发展。

一、新媒体环境对高校档案管理的影响

(一)高校的档案管理开放度

新媒体自身有着传播速度快、信息内容广等各种优点，新媒体的诞生，满足了大众对信息的需求。它让社会公众在多样化的社会中也有了话语权，更好的表达自己的看法。因此，在新媒体环境的影响下，高校档案也有了一定的开放度。它所蕴含的信息，能更好的提供给信息需要的人。

(二)提高高校档案的管理力度

在传统的档案管理，一般是进行人工操作。不仅降低了处理档案的工作效率，而且浪费了很多的人力物力。受新媒体的启发，对档案进行信息化的计算机录入，根据档案的内容进行编码分类。这样一次录入可近乎永久的保存。不会因为时间的长远很造成档案数据的丢失，这样存储档案的方式，对登录进行密码设置，避免了重要档案内容丢失的可能性[1]。

(三)给高校档案增添了活力

新媒体的优势，被用到日常生活的方方面面，它快捷便利的优势受到越来越多行业的青睐。因为，它以迸发的生命力，都会在它融入的行业中显现强盛向上的生命力。在高校档案的管理中注入新媒体数字化的管理方法，不仅让档案保存的生命力持久，还能吸引更多的教师和学生提出建设性的建议，让原来枯燥的高校档案管理变得越来越有活力。

二、现阶段新媒体环境下高校档案管理面临的困境

(一)管理档案的方法单一

在档案管理的工作中，档案一般存在的形式就是纸质的形式，加上高校学生人数众多，大量的档案堆积在档案室里，当学校需要一些档案资料的时候，采用人工查找的方式，无疑是大海捞针。如果想提高档案的查找速率就必须要使用大量的人力。由于繁多的档案，在保存的时候可能出现丢失的现象，丢失的档案存在着潜在的信息泄露风险，这对个人信息安全造成了极大的不利影响。另外传统保守、单一的管理档案方式，也使得档案资源不能发挥它最大的效用[2]。

(二)缺少对档案管理的监管

高校教务工作管理的重点之一就是对档案的管理工作，因为在档案内容了有师生的私人信息、学校的信息资源、招生计划、人才培养方案等有价值的信息。但是在现阶段的档案管理工作中，并没有完善相关档案管理制度。管理人员对枯燥无味的管理工作失去兴趣，玩忽职守导致档案信息录入过程的错误，造成档案信息的丢失等。在高校对档案管理的工作人员来说，学校将工作人员安排在档案室以后，就放任不管，不进行培训，不进行档案管理工作注意事项方案的下达。

(三)高校档案的利用率较低

高校的档案是非常重要的信息资源，一般为了防止私密文件的丢失，会采取严密方法的对档案进行安全保护。严禁个人私自外借档案，却造成在十分必要的情况下，无法利用档案资源，空有庞大的档案数量却发挥不到最大的档案利用价值。明显的具有高校档案保护措施过度的落后，僵化的体质提高不了档案资源的利用程度，造成了大量资源信息的浪费[3]。

三、新媒体环境下高校档案管理的途径

(一)提高档案管理人员新媒体技术的水平

对高档案管理人员进行新媒体技术的培训是非常有必要的，目前档案管理人员的档案管理工作处于传统档案管理方式向现代化管理过度的阶段。对于现阶段兴起的新媒体技术并没有完全的了解，高校通过开设培训班、举办新媒体技术的知识讲座等，定期的对档案管理人员进行考核，逐步提高档案管理人员水平。

(二)运用新媒体的技术拓宽高校档案的传播路径

高校应该运用新媒体的极大优势实现对高校档案的管理工作，通过电子板报、校园官网等，让更多的师生了解高校档案的管理。因为一个高校的档案像是一个见证者，它历经当高校开始之初，到现在蓬勃发展的运行轨迹，承载着一代又一代人的期盼，拓宽高校档案的传播路径，也能更好的完善学校内部的发展。

(三)加强高校档案的知名度

众所周知，新媒体在社会生活生产中最重要的一个作用，就是它具有很强大的宣传手段。在新的技术时代我们要打破传统模式下档案利用率低和开放度低的格局。让高校的档案变成一个独有的符号，将它蕴含的资源宣传出去。融合新媒体的信息，让高校的档案融入现代化的信息元素，提升知名度。

四、结语

在新媒体环境下，对高校的档案进行科学化的管理工作，不仅能帮助高校的管理人员结合学校实际的发展情况进行决策，而且还能促进高校教育的不断发展。因而。现阶段高校档案的相关管理部门应结合档案管理部门的实际特点、利用新媒体的优势。积极开展高校档案的管理工作，实现高校不断的发展。