大数据时代高校数字档案共享服务探究

徐代珍

摘  要：伴随着移动多媒体、云计算、物联网等技术的发展与应用，人类顺利步入大数据时代。高校档案管理部门应该顺应大数据的发展趋势，积极转变工作思路、管理理念，提高综合服务质量，创新服务模式，共享档案信息，全面优化管理效率。

关键词：数字档案  大数据  共享

中图分类号：G27   文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）11（a）-0014-02

1  什么是大数据时代

麦肯锡公司率先提出大数据时代。该公司认为社会发展各个领域都离不开大数据，数据已经渗透到各个领域，并得到广泛应用，这将进一步促进生产率增长，增加消费者盈余。特别是自2012年以来，“大数据”就成为各领域出现频率最高的词汇之一。其中《纽约时报》指出现代人更加倾向于基于数据与分析判断分析，并形成决策。换言之即各领域在大数据时代的背景下，人们已经不再以直觉或者经验作为制定决策的依据。

高校是知识的摇篮与集散地，其同样需要顺应大数据时代，直面挑战与发展机遇。高校档案信息管理部门是高校的重要部分，其必须充分结合大数据，积极结合各类用户的特点来提高档案信息的管理效率，更新服务理念，形成科学化、多元化的档案信息管理，共享档案信息服务。

2  高校推行共享数字档案服务的意义

伴随着社会的发展，对信息管理提出更为苛刻的要求，凸显传统纸质档案管理的不足。在此背景下，数字化档案应用运生。此种存储方式有助于扩大存储量管理档案信息，同时为实现共享档案资源奠定基础。数字档案共享服务的实施是高校实现最大化利用资源信息、充分发挥资源互补作用的关键，同时这有助于推进高校社会信息化建设。

2.1 现代社会发展的客观要求

大数据时代，进一步丰富社会总资源，信息资源是其中的重要组成部分。高校是培育高素质人才的摇篮，是科研与教学的集散地，其含有大量极其重要的科技文化信息。基于此，为了促进社会现代化建设，应该积极扩大其智慧资源的辐射范围，共享高校数字档案。

2.2 符合可持续发展的基本要求

从高校发展的角度分析，共享数字档案信息是实现可持续发展的基本路径之一。这是因为通过共享数字档案信息资源，可消除知识壁垒，共享资源，实现信息互补，形成合作联盟的关系。这些均有利于高校取长补短，共同提高教育教学水平，为实现可持续发展奠定基础。

2.3 方便社会用人单位进行查证与鉴别

众所周知高校档案部门涉及到多方面的工作，其中包括用人单位查证咨询、鉴别各类员工档案信息。基于共享档案信息资源，有助于用人单位或者其他人才对接单位、中介机验高效的查询、验证毕业生、在校生的信息，缩短工作流程，简化工作步骤。总之，共享数字档案信息，能够在充分满足社会用人单位、学生验证信息的基础上，最大限度地节省人力成本。

3  现阶段高校数字档案资源管理的主要问题

3.1 数字资源匮乏

大数据时代，高校档案管理已经引入并运用“智慧档案”“大档案”等，但是新时期档案管理受传统档案管理所遗留的各种问题，仍普遍存在管理效率偏低的情况。基于大数据时代，应有针对性地结合数字化的特征，在丰富档案管理内容的同时，积极优化其工作质量。

3.2 信息资源过于分散化

高校在管理信息资源期间，应该充分结合档案管理的现状及相关管理内容，有针对性地开展管理活动。但是很多高校存在未能统一合理规划等各类现象。这些现象的存在极易引发资源体系分乱，甚至发生数据异常等情况，继而造成其他不利影响。这些因素的存在不利于整合档案信息资源。

高校档案管理是一个持续性的过程，这一个过程需要不断地整合处理大数据。通过有效整合数据信息，制定统一的信息资源管理标准，减少信息过于分散的情况，只有这样才能真正提高档案信息管理的质量，使之真正发挥作用。

3.3 有待进一步挖掘信息资源

当前档案管理是以“资源中心”为核心，其主要工作包括档案的接收与处理等。就目前实际管理情况来看，非常有必要采取有效的措施，深入挖掘其中有用的信息资源，使之得以真正发挥作用。

纵览高校实际开展数字档案资源管理情况不难发现其普遍存在未能充分挖掘其中的潜在价值的情况，具体表现为未能充分发挥数字化管理的效果与作用。高校在建设数字化档案资源期间，应该形成“藏用并重”的意识，更新管理模式工，充分发挥计算机技术、大数据的作用，激活有效信息，深度挖掘档案数据资源，彰显档案管理工作的价值。简而言之即需要充分发挥数字化管理的优势与作用，更好地服务于高校发展。

4  大数据时代高校如何实施数字档案共享

4.1 建设共享服务体系

通过建设档案馆数字资源，规范化、统一化服务技术标准、档案业务标准及相关制度，充分发挥数字档案组织机构的作用，构建完善化的数字档案共享体系。针对各类数字化档案业务，应该形成统一的规范性术语，明确标准及识别标识。对元数据格式、档案格式做到细化、规范化存储。除此之外，还应立足现状，制定符合高校数字档案信息管理的规范标准。具体规范、标准应该包括网上传输、交换、查询、存储、描述、标识、管理等各個方面。当前我国正式颁布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，这有助于规范CADJn子文件的收集及归档等操作。建立工作机制、共享平台，立足电子政务网络，畅通共享平台与本单位办公系统。省级主管部门统一规划各高校的档案管理软件，并做好相关研发维护工作，为高校提供无偿服务。为了实现数字档案共享机制，非常有必要规范配置接品，并由高校统一确认接入机制，统一配发电子标识，并明确使用权限。

4.2 基于共享数字档案的需要，构建安全管理制度