浅谈加强档案管理优化的有效措施

陈恒

（乳山市教育人才服务中心，山东 乳山 264500）

随着经济社会信息化的快速发展，大数据、物联网技术的普遍运用以及智慧城市建设，档案信息化工作对档案工作的重要性进一步凸显，档案信息化工作在服务大局、服务民生以及强化内部管理等方面都将起着决定性作用。档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。我市创建全国智慧城市的城市中，智慧档案工作必将成为下一步建设的重中之重，因此，我们一定要抓住机遇，乘势而上，以丰富多元的数字信息为支撑，以便捷的网络化服务为手段，加速推进档案信息化建设，使档案信息化成果在教育教学领域中发挥更大的作用，惠及更多的广大学生家长，助推全市教育事业再上新台阶。但同时我们也清醒地认识到在学校档案管理中仍然存在一些问题。

一是档案管理工作认识不足

很多学校管理者认为档案管理仅仅是一项辅助性工作，没有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪费。由于管理者对档案管理工作缺乏应有的重视，从而导致相关管理规划制度欠缺实施力度。

二是管理工作缺乏信息化建设

现在，计算机广泛应用到人们的生活中，但档案管理仍采用传统管理方式。纸质档案和电子档案同步填写，反而给档案管理带来了更高的成本，不利于档案工作的顺利开展。

三是管理人员专业水平相对低下

学校档案管理人员绝大部分不是专业的，缺乏管理经验，大部分仅限于将纸质信息材料收藏保管。

如何加强档案管理优化呢？笔者认为可以从以下几个方面有效提升档案管理，创新工作思路，不断提高档案管理工作的质量，管理好、利用好档案。

一是严格落实从严治党主体责任。

学校档案管理工作要始终以党的政治建设为统领，进一步强化政治意识，严肃党内政治生活，明确职责定位、优势特色和短板弱项，认真履行“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。

二是重视人事档案管理工作

单位领导应高度重视档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。建立档案管理工作领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决；建立档案管理达标升级考核机制，对人事档案管理工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进档案管理工作的有序开展。

三是建立完善的档案管理制度

学校管理工作内容琐碎复杂，工作量较大，为了方便管理应将档案管理工作纳入到统一管理中来，建立相对完善的档案管理制度，增强管理依据性、规范性及权威性，对单位文件进行编制归档。实行责任追究制，将责任分解到具体管档人员，保证工作质量，明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务，并列入个人考核中，以促进档案管理工作的发展。同时，要定期检查档案归档工作，在录入档案时遵守制度与规范，以保证档案材料的准确与完整，维护档案的真实性与严肃性。

四是实施档案管理一体化，加强档案管理

为确保档案的完整性，要加强档案管理一体化，确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案，电子档案便于查阅，具有方便、快捷的特点，不过电子档案涉及到学校内部信息等重要资料，一旦丢失便很难找回。因此，档案管理人员必须对档案的归档、保存工作做好，实现学校档案的安全管理。

五是加大对档案信息化建设的力度

网络信息覆盖校园，应将网络信息技术完美融合到学校档案管理中，档案管理工作的顺利开展。加快推进数字档案馆建设，尽快实现部门与市档案馆之间档案信息资源的互联互通，方便人民群众查询利用档案；对档案信息网升级改造。同时打造好档案馆微信公众平台建设，加强与群众的互动交流。

六是将档案管理纳入合同

合同扮演着决定性作用的角色，它是强有力的法律依据、相关单位应该将档案管理纳入到合同，为档案管理争取主动权，加强档案归档的完整性及准确性。

七是加强档案信息化人才队伍建设

信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源。重视信息化人才培养，提高档案从业者的信息素养和信息技能，是档案信息化建设的迫切任务，定期对档案管理人员进行全面培训，学习档案管理工作的专业知识，积累管理经验，提升管理水平。重点加大对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度，为信息化建设的持续发展做好准备。档案员要积极参加各类计算机应用技能培训班和档案信息化培训班，掌握档案信息化基础知识；二是安排专人定期到各个部门进行信息化指导，遇到有关信息化方面的疑问，不厌其烦、耐心指导。例如，在为各市直单位安装数字档案室软件时就聘请技术人员对档案员进行一对一、面对面指导，现场解答他们在工作中遇到的问题。经过努力，全市档案人员的信息化技能水平实现了质的飞跃，已基本能够适应当前的工作要求。