企业档案管理工作面临的问题与措施

田翠侠

企业的兴衰发展与档案管理密切相关，并能从历史档案中找到成败的经验教训，并以提示后人。作为在重要岗位的企业档案管理员就应该想方设法克服和改进档案管理中出现的问题及不足，不断提高自身素质，做到尽心尽责强化档案科学管理，努力争当一名合格或优秀的企业档案管理员，做到主动高效服务与企业。

一、企业档案管理存在的共性问题

就目前全国企业而言，可谓是门类齐全，有交通、能源、服务等涉及到衣食住行等各种企业，按企业性质分，有国企，民企及引进的外企。按资金来源渠道分有独资企业和合资企业。按企业经营规模分，有特大型和大、中、小企业。然而不管什么样的企业总少不了档案管理，相应的更少不了档案管理人员。但从目前许多企业档案管理现状来看普遍存在着以下的共性问题。

1.思想认识不足，档案管理的地位不高。有些企业对档案管理工作重视不够。档案意识淡薄，对档案管理的认识不到位，未能充分认识到加强档案管理的重要性及其价值。如改革开放之初，不少煤炭企业对矿井地质、工程技术等档案资料保管不当，对内部涉密的工程管理人员管理不严，以致内外勾结造成矿井周围私人小煤窑四处开花，越界乱挖盗采，不仅浪费资源还造成事故频发，最终导致无序竞争。全行业产能过剩，给国有企业造成重大损失甚至企业矿井倒闭，职工下岗流入社会成为无业游民，严重影响社会稳定，其教训十分深刻。

2.档案管理硬件管理不到位，管理人员专业素质有待提高。有些企业档案管理室设施陈旧，通风、防盗、防火、防潮、防虫等设施不标准。一些衰老企业由于资金紧张，相关设施得不到及时更新。甚至有的没有专门的档案室用来分类保管档案资料，而是各部门各自为政将文书、人事、工程技术、财会等暂时不用的资料不加整理，随便让后勤人员堆在阴暗潮湿的仓库里。有些企业档案管理人员也是单位按照顾性质地安排那些体质虚弱、文化程度不高、年龄较大的职工去兼职保管。特别是煤炭行业退休审批，对于特殊工种如接毒接尘有毒有害的工种，劳动局审核非常严格和苛刻，需要提供大量的工资帐、台账、考勤材料。因管理不善许多工资帐已经面目全非，发霉发烂甚至根本就找不到，退休审批就不能通过，好多的职工吃了不少亏。另外，具备档案管理专业的员工少之又少。好多的职工保护意识淡薄，查工资帐时看到有自己的名字的一页就会顺手撕下来，存起来，恐怕自己将来退休受影响根本不会考虑它是公共资源。因使用的人多，工资档案被翻得破破烂烂，档案室的地面上烂工资帐随处可见，很少有人進行专业的管理。对于缺失的档案没有进行及时的修复和保护，更难适应企业信息化电子档案管理的新步伐。因此，企业档案管理人员的专业素质更有待提高。

3.企业档案管理软件不到位，一些规章制度形同虚设。有些企业档案管理成为管理部门的死角，甚至一些档案管理的规章制度千篇一律没有针对性，责任不够明确，不能落实到人，长期无人检查考核。有些档案管理人员，有人查阅档案就开一下档案室的门，没人的时候则关门大吉，说个话聊个天，对于档案的归纳和整理根本无人问津。造成一些档案管理人员做一天和尚撞一天钟，不能严格执行行之有效的管理制度，出现调阅档案不按手续办事。熟人随意就可进出的不正常现象，有的同志利用机会更改、涂抹人事档案甚至造成重要档案失密、失窃的严重后果，也给企业造成不应有的损失及个人不良影响。

二、努力搞好企业档案管理的措施

作为每个现有企业的档案管理工作者，针对档案管理中存在的问题，应因企制宜，不待不靠主动作为，采取相应措施，强化科学管理，做到高效服务，以适应企业发展需要，并实现个人价值。

1.提高思想认识，形成全面重视档案管理工作重要性的浓厚氛围。首先，档案管理员要重视和珍惜本身的工作岗位，做到尽心尽责，并主动作为。档案工作是一个非常脏又非常累的工作，有的工资帐已经保存了几十年，霉味会呛得你不敢大声的呼吸，在档案室待时间长了就会咳嗽连声。人事档案有在职的、退休的、死亡的、每个档案室的柜子里都塞得满满的。有人图省事把人事档案随手一放，你就得找半天。有时忙了半天也显示不出多少成绩。所以说没有高度的责任心和对工作的高度热爱也干不好档案室的管理工作。因此企业领导安排谁到这个重要岗位工作，证明企业领导对谁的信任，那么谁就有机会向企业领导提出档案管理中存在的不足并被及时采纳，只有上级领导重视了，一些存在的问题也就能很快顺利的去解决以免造成企业领导对档案平时提起来重要，用起来必要，忙起来就不要的现象发生。其次，要主动定期普及和宣传档案管理的法律法规。以及企业相适应的档案管理的规章制度。使全体企业职工都能充分认识到，认真搞好档案管理工作与企业人人有关，具有这样重要的现代意识和价值，一是能为企业组织的有效管理提供基础资料，档案管理的职能就是通过查询备案原始资料，对企业领导强化现存的各项管理和工作提供科学的根据和参考。二是为企业顶层提供必要的基础服务。通过认真的档案管理能让企业领导看到科学性的历史发展轨道，总结出企业发展的规律，对未来发展决策，尤其是顶层设计提供必要的服务和信息参考。三是档案管理关系到每个职工的切身利益。做好档案管理工作，对维护和保障每个企业员工的实际利益具有十分重要的作用和价值，只有全体企业员工充分认识到档案管理工作的重要性。从而人人自觉配合档案管理，形成人人重视档案管理的浓厚氛围，才能充分发挥档案资料在企业发展过程中的最大作用。进而更好地保障全体职工的合法权益。

2.完善档案管理硬件。提高管理人员队伍整体素质。档案管理员应根据档案管理规范对照标准检查标准检查硬件是否合格，对存在的不足主动提出整改建议，争取企业领导的支援尽早尽快予以解决，要千方百计确保档案室防火、防盗、防潮、防虫、通风良好，设施齐全到位。还应根据企业实际及有些重要档案密级程度，适时配齐相应的保险箱。根据企业发展需要逐步完善电子档案的相关设施设备。然而再完善的设施设备还是要靠管理员发挥作用，那么搞好档案管理人员队伍建设，提高专业队伍整体素质至关重要。企业要根据实际需要通过公开招聘或专业培训等形式，配足配齐一支政治立场可靠、专业素质较高、工作认真、主动负责的档案管理人员队伍，以适应企业的健康发展。

3.完善档案管理软件建设，不断提高档案管理员的专业素质。企业要对不同类型性质地档案建立健全收集、整理、归档、调阅等管理制度，并完善档案管理员的岗位责任制。要在完善档案管理硬件的基础上，让各类静态的档案资料变成具有充分活力的企业发展助推器。要实现和达到这一目的关键就需要档案管理人员发挥主观能动性，通过不断地学习和实践，进一步提高自身的综合素质，尤其是专业素质。管理员首先要提高政治素质，通过不间断的理论学习坚定政治立场。提高政治素养，保持与组织高度一致，要对组织和企业绝对忠诚。确保组织秘密和企业商业机密绝对安全。其次管理员干一行，爱一行，精一行。平时要有高度的责任心。通过请进来，走出去和刻苦钻研，自学等形式，不断学习专业知识，逐步提高素质。尤其要通过不懈努力快速适应现代化企业发展和电子档案管理的新步伐。只有提高自身的综合素质，平时才能将份内掌握的档案资料变成自己的“活字典”。及时为企业组织决策及顶层设计提供可靠的依据。此外，企业管理部门也应对档案管理岗位建立完善的考评、考核制度，定期对档案管理人员的工作进行检查考核。对工作认真负责，成绩优秀突出的要作为晋级加薪和提拔重用的依据，以充分调动档案管理人员的工作积极性和创造性。

综上所述，企业要努力创建档案管理内外环境和条件，充分发挥档案管理工作者的主动性和积极性。使每个档案工作者努力提高自身素质，人人争当一名优秀合格的档案管理员。才能达到档案工作科学管理高效服务，推动和促进企业发展并实现档案管理人员自身价值之目的。

（作者单位：徐州矿务集团庞庄煤矿）